Der er en grænse for, hvor mange uforbrugte midler en administrator må råde over.
Viser årsregnskabet for en bevilling, at der ved regnskabsårets afslutning er et uforbrugt beløb over grænsen for ny udbetalingsprofil, skal bevillingen have en ny udbetalingsprofil. Det gøres ved at indsende skemaet ændring af udbetalingsprofil nedenfor.
Grænsen, for hvornår en bevilling skal have ny udbetalingsprofil, er afhængig af bevillingshavers ansættelsessted og bevillingens størrelse. Grænserne for ny udbetalingsprofil fremgår af afsnittet i Vilkår for bevillinger punkt 11:
Særligt for danske universiteter, der administrerer bevillinger fra Danmarks Frie Forskningsfond (tidligere Det Frie Forskningsråd):
Selv om universiteterne fra 1. marts 2016 ikke længere skal indsende årsregnskaber for bevillinger over 3 mio. kr., skal universiteterne ved årets afslutning afstemme årets indtægter og udgifter på de enkelte bevillingssager internt. Hvis der herefter henstår et stort uforbrugt beløb, er det fortsat universitetets ansvar at henvende sig til bevillingsenheden med henblik på anmodning om ny udbetalingsprofil af bevillingen.
Se afsnit 11 i Vilkår for bevillinger om loft for uforbrugte midler.
Anmodning om ændring af budgettet (hvor der flyttes midler fra en budgetpost til en anden) skal indsendes og godkendes særskilt.