Henvendelser fra borgere

Ministeriet behandler personoplysninger, når borgere henvender sig til ministeriet.

Ministeren og ministeriet modtager henvendelser fra borgere om mange forskellige forhold vedrørende uddannelse, forskning mv., herunder ofte om forhold som vedrører de personer, der kontakter ministeriet. Henvendelserne besvares af ministeren, ministeriet eller en af styrelserne under ministeriet. Der behandles personoplysninger med henblik på at besvare henvendelserne.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne besvare den konkrete henvendelse.

Retsgrundlaget for ministeriets besvarelse af henvendelser fra borgere er i mange tilfælde uskrevne retsgrundsætninger og principper for god forvaltningsskik, hvorefter ministeriet som udgangspunkt skal vejlede eller i øvrigt besvare henvendelser, som rettes til ministeriet. En vejledningsforpligtelse følger i afgørelsessager derudover af forvaltningslovens § 7, når henvendelsen vedrører spørgsmål inden for myndighedens område.

Kategorier af registrerede personer

Ministeriet behandler personoplysninger om den person, der kontakter ministeriet. Afhængigt af den konkrete henvendelse kan der også behandles oplysninger om bipersoner, typisk hvis andre personer nævnes i henvendelsen.

Kategorier af personoplysninger

Ministeriet behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig.

Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger med henblik på at besvare henvendelsen, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme oplysninger.

Videregivelse af personoplysninger

Ministeriet videregiver i visse tilfælde personoplysninger til Styrelsen for Forskning og Uddannelse eller Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte med henblik på, at styrelsen kan besvare en konkret henvendelse. Derudover videregives i visse tilfælde personoplysninger med henblik på, at styrelserne kan bidrage til besvarelsen af en henvendelse. Det bemærkes, at styrelsernes databeskyttelsesrådgiver tilsvarende kan kontaktes som anført under ’generel information’.

Hvor kommer personoplysningerne fra?

Personoplysninger stammer normalt fra den person, der henvender sig til ministeriet.

Opbevaring af personoplysninger

Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevares en kopi i ministeriet i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i ministeriet.

Senest opdateret 06. august 2018