Budgetlægning

Når du udarbejder et budget til en H2020-ansøgning, skal du være opmærksom på de forskellige kategorier af omkostninger. Læs mere om de forskellige omkostningstyper, regler for tredjepart og særlige regler for brug af eksisterende udstyr i projektet, og hvordan man overfører inden for budgettet.

Budgetlægning i Horizon 2020-ansøgninger

Budgettet i en Horizon 2020-ansøgning er et estimat over blandt andet:

  • Direkte omkostninger (Personaleomkostninger, omkostninger til udliciterede opgaver samt andre direkte omkostninger
  • Indirekte omkostninger.

Det samlede budget svarer til det beløb, man søger i EU-tilskud i ansøgningens Part A.

Direkte omkostninger

Direkte omkostninger er de omkostninger, der kan henføres direkte til projektet og afholdes i forbindelse med projektets gennemførelse. De direkte omkostninger dækker over:

  • Personaleomkostninger
  • Udliciterede opgaver
  • Andre direkte omkostninger (f.eks. rejser, revisionspåtegnelser, oversættelser, serviceydelser, indkøb af materialer mm.).

Personaleomkostninger og timeregistrering

Når du udarbejder et budget skal du være opmærksom på, at man afregner de faktiske lønudgifter (en timesats) og ikke konsulentpriser. Personaleomkostninger i budgettet skal omfatte et estimat over lønudgifter for de videnskabelige og administrative medarbejdere, der er involveret i projektet.

Vær opmærksom på, at man kun kan afregne for de timer, man kan dokumentere. De enkelte medarbejdere skal derfor i løbet af projektet registrere de timer, de bruger på den specifikke arbejdspakke (workpackage, WP). Det er vigtigt at være omhyggelig med timeregistreringen, da manglende registreringer i sidste ende kan resultere i hel eller delvis tilbagebetaling af EU-tilskud.

Udliciterede opgaver til tredjepart/subcontracting

Projektet skal som udgangspunkt udføres af projektdeltagerne, men tredjeparter kan i visse tilfælde bidrage til EU-projektet. Disse vil så blive betalt direkte af projektdeltageren, og projektdeltageren vil afregne med EU efterfølgende. Udgifterne hertil skal indgå i budgettet.

Det er vigtigt at indhente konkurrerende tilbud, da det skal dokumenteres, at man har gjort sine valg ud fra en ’best value for money’-praksis. Ellers kan man risikere, at skulle tilbagebetale dele af sit tilskud.

Se EuroCenters informationsvideo: Om tredjeparter i Horizon 2020


Videoen gennemgår de tre forskellige typer af tredjeparter (Subcontractor/Linked third party, Contractor og In-kind contributions provided by third parties) og de regler, der gælder for deres arbejde i projektet.

Et moder- eller datterselskab er en såkaldt "Linked third party", og det kan derfor som udgangspunkt ikke gøre krav på at få finansieret deres omkostninger gennem H2020-bevillingen. Et moder- eller datterselskab skal derfor fremgå af tilskudsaftalen, ellers er deres omkostninger ikke tilskudsberettigede.

Eksisterende udstyr

Udgifter til udstyr, inventar, anlæg, maskiner mm., der anvendes i projektet, kan være støtteberettigede. Det er dog kun de afskrivningsperioder, der falder inden for projektperioden, der kan afregnes med EU, og kun den tid, som det pågældende udstyr bliver anvendt i projektet. Det vil med andre ord sige, at hvis en maskine bliver brugt til andre opgaver 40 % af tiden, så er det kun de 60 %, der kan budgetteres og efterfølgende afregnes i projektet. Husk dokumentation via logbøger.

Længden på udstyrets afskrivningsperiode fastsættes i overensstemmelse med institutionens/virksomhedens normale regnskabspraksis og dansk lovgivning på området.

Indirekte omkostninger (overhead)

De indirekte omkostninger (kaldes også overhead) er omkostninger, der ikke direkte kan henføres til arbejde udført i projektet. Ofte dækker de indirekte omkostninger over f.eks. husleje, internet, varme, telefonregning og el. Der beregnes automatisk en flatrate på 25% af de afrapporterede direkte omkostninger (subcontracting er undtaget), som EU-tilskud til tilskudsmodtagerens indirekte omkostninger. 

Overførsel af budget under projektgennemførelse

Budgettet er et estimat. Man må gerne budgetoverføre mellem budgetkategorier og også mellem partnere. Oftest vil dette kunne gøres uden, at man behøver at ændre i Annex 1 og Annex 2, men ved at man blot redegør for ændringen i afrapporteringen. Dog vil Annex 1 og Annex 2 skulle rettes til, hvis overførslen er en væsentlig ændring, eksempelvis hvis en partner overtager en work package (wp) fra en anden partner, eller hvis der introduceres en ny underleverandør (subcontractor).

Støtteberettigede omkostninger

Uanset om omkostningerne er direkte eller indirekte, skal omkostningerne også i EU’s optik være støtteberettigede ellers får man ikke dækket omkostningerne. Når man aflægger regnskab og udarbejder afrapporteringer på projektet, kan man kun medtage omkostninger, der efterlever følgende krav:

  • De skal være faktiske, dvs. ingen estimater, budgettal eller tilskrivninger
  • De skal afholdes af tilskudsmodtager, dvs. det er tilskudsmodtageren, der har afholdt omkostningerne
  • De skal afholdes inden for projektperioden, dvs. at det, som udløser omkostningerne, skal ligge i projektperioden
  • De skal indgå i budgettet
  • De skal være opstået i forbindelse med arbejdet, som er beskrevet i ansøgningen og være nødvendige for arbejdets gennemførelse
  • De skal være identificerbare og verificerbare, særligt skal de være registreret i tilskudsmodtagers regnskaber i overensstemmelse med nationale regnskabsregler og derudover i overensstemmelse med tilskudsmodtagers sædvanlige regnskabs- og administrationsprincipper
  • De skal opfylde gældende relevant national lovgivning (skatter, arbejdsvilkår og social sikkerhed)
  • De skal være rimelige, berettigede og i overensstemmelse med sund økonomisk sans, særligt vedrørende sparsommelighed og effektivitet.
FAQ om budgetlægning

Få svar på dine spørgsmål om budgetlægning i H2020-ansøgninger via:

Senest opdateret 02. juli 2019