Den lokale implementering af esas sker overordnet set i to spor:
Organisatorisk implementering:
- Projektstyring – opbygning af lokal projektorganisation, risikostyring mm.
- Forandringsledelse – kommunikation, forberedelse af nye arbejdsprocesser, værdiskabelse mm.
- Uddannelse – kurser i systemet og nye arbejdsprocesser, etablering af fx erfa-netværk mm.
Teknisk implementering:
- Lokale 3. partsintegrationer – snitfladeoversigt, systemtilslutning mm.
- Konvertering af afsluttede studieforløb
- Klargøring til ’go live’ – opsætning, tilslutning mm.
- Drift og support – fx etablering af lokal supportfunktion
Lokale implementeringsansvarlige
Alle deltagende uddannelsesinstitutioner har udpeget en implementeringsprojektleder og en teknikansvarlig. De lokale implementeringsansvarlige har til ansvar at sikre den organisatoriske og tekniske forberedelse og implementering af esas på den enkelte institution.
- Se hvem der er implementeringsansvarlige på din uddannelsesinstitution (link)
- Se rollebeskrivelser for implementeringsprojektledere og teknikansvarlige (ppt)
Hjælp til implementering
Konceptet for implementeringen bygger på ’hjælp til selvhjælp’, hvor uddannelsesinstitutionerne har ansvaret for egen implementering, mens esas-projektet støtter den lokale implementering med implementeringsværktøjer, afholdelse af fælles/individuelle møder og udbud af uddannelse/kurser i systemet.
Projektet har udarbejdet en implementeringshåndbog, der skal understøtte uddannelsesinstitutionernes arbejde med at få et overblik over de opgaver, der ligger i forberedelsen til ibrugtagning. En række af opgaverne kan institutionerne uanset udrulningsbølge allerede nu gå i gang med, fx overblik over relevante lokale tredjepartssystemer. Materialerne ligger på esas-'Toolkittet' og 'esas-dokumentation', som alle implementeringsansvarlige har adgang til.