Den 12.-14. februar var det konverteringsweekend for UCN, UCL og UCSyd. Fjorten dage efter – den 26.-28. februar – fulgte Absalon og KP. I dette nyhedsbrev har vi spurgt de tre første institutioner om, hvordan udrulningen er gået indtil nu.
Professionshøjskolen UCSyd
Trine Meinild, implementeringsprojektleder på UCSyd, fortæller:
”Selve konverteringsweekenden gik godt. På baggrund af piloternes erfaringer og gode sparring var vi godt forberedt og havde handleplaner klar både til konverteringen og derefter. Ved konverteringen fandt vi nogle få ting, som blev indmeldt og løst. Ellers var alt som forventet. Men vi var godt trætte.
Mandag morgen åbnede vi esas op for vores 82 brugere – både institutionsspecialister og øvrige studieadministrative medarbejdere. Vi startede dagen med et fælles virtuelt kickoff, og inden da havde vi sørget for at alle fik en lille startpakke – ”hjælpepakke”, som vi i tidens ånd har kaldt dem.
Alle har fået adgang til esas fra start, men kun institutionsspecialisterne har haft adgang til at rette i data. Alle andre har haft mulighed for at se på de konverterede data, hjælpe institutionsspecialisterne med et par ekstra øjne og samtidig begynde at vænne sig til det nye.
Kodeordene hos os har været forventningsafstemning, åbenhed og dialog. Det er altid svært at implementere et stort nyt it-system. Det kræver meget af medarbejderne. Og vi har vidst, at det ville blive en hård periode – også fordi alle sidder hjemmefra. Det har vi været åbne om fra start – både over for medarbejderne og ledelsen - og har sørget for at skabe rum til dialog og sparring.”
Hvor langt er I med ibrugtagningen?
”På baggrund af piloterfaringerne har vi vidst, at de første 3-4 uger ville gå med opbygning og klargøring af uddannelsesstrukturer. Det har institutionsspecialisterne knoklet med indtil nu. Nogle uddannelser er fløjet igennem, andre arbejder vi stadig på. Særligt lærer- og pædagoguddannelserne har været en udfordring. Når strukturerne er klar, kan vi gå i gang med at tilrette data, så vi kan få åbnet op for integrationerne og arbejde med ny data.”
Hvordan har stemningen været?
”Der har selvfølgelig været op- og nedture, men vi tackler det sammen, og generelt er stemningen god. Der har været enormt god sparring på tværs af institutionerne, erfagrupper og god løbende dialog med styrelsen. Den virtuelle floorwalking med support fra styrelsen og leverandøren har fungeret rigtig godt. Ofte har et enkelt svar dér kunnet vende en hård dag til en god. Og så er jeg stolt af at høre, at der snakkes esas-sprog allerede. SUE, PUE, GUE - det er ikke helt nemt. Alle er bare motiverede til at arbejde sig igennem og glæder sig til at se, hvad esas kan i forhold til SIS. Mange siger, at esas er overskueligt og nemt at navigere i, og så glæder de sig bl.a. til studieforløbslinjens overblik og avancerede søgninger/rapporter.”
Professionshøjskolen UCL
Birthe Lohmann, implementeringsprojektleder på UCL, fortæller:
”Vi har snakket så meget om esas, så vi var nået dertil, at alle bare gerne ville i gang. Men det har også været med lidt sommerfugle i maven – særligt i konverteringsweekenden. Det ville ikke være rart, hvis der gik noget galt. Men det gik heldigvis efter planen, og det konverterede data lignede data fra generalprøven.
Selve konverteringsdagen fløj afsted. Vi havde lagt en detaljeret slagplan, og den blev fulgt. Opstod der uklarheder var det godt, at vi kunne dele skærm med specialisterne i styrelsen og få hjælp dér.
Vi har jo haft en helt anden konvertering end pilotinstitutionerne. Programmellet er blevet tilpasset, og vi har fået god sparring fra piloterne om, hvad vi skulle have fokus på. Vi har bl.a. gjort et stort arbejde ud af at rydde op i SIS inden konvertering. Vi er en fusioneret institution, og det har vi kunnet se på de forskellige måder, vi har brugt SIS. Nu har vi lavet fælles vejledninger, så det bliver mere ensartet.
Efter konverteringsweekenden havde vi en fælles virtuel opstart for vores omkring 90 brugere. Alle har fået læseadgang, mens institutionsspecialisterne har fået redigeringsadgang. De har arbejdet koncentreret indtil nu med opbygning af uddannelsesstrukturer ud fra vejledninger fra styrelsen og step-by-step-vejledninger, vi selv har lavet. Og så er der holdt faste videndelingsmøder hver morgen. De øvrige brugere har samtidig fået opgaver med fx at tjekke konkrete studieforløb og se, hvordan data står i esas i forhold til SIS – det er en god øvelse for kollegerne. Og det gør de flittigt.”
Hvor langt er I med ibrugtagningen?
”I første omgang har vi givet arbejdsro til institutionsspecialisterne, men vi er nu nået dertil, hvor vi kan se lidt længere end uddannelsesstrukturerne – se på næste skridt. Vores specialister er delt op i fire søjler. Nogle er nået til den sidste kvalitetssikring og kan snart åbne op for de øvrige brugere, så de kan taste data ind. Andre følger hurtigt efter. Særligt læreruddannelsen har, som for de andre institutioner, voldt os lidt problemer.”
Hvordan har stemningen været?
”Det har bølget lidt. Der har både været dårlige dage, og så har der været dage, hvor man lige fik lavet tre gode uddannelsesstrukturer – så er humøret højt. Vores teamkoordinatorer har været kreative og lavet et ’survival-kit’ til alle brugere, som de kunne ty til. Der har bl.a. været en bunke kort med tekst som ”Ring til en ven”, ”Tæl til 10” - og et ”YES-kort”, til når noget går godt.
Mest af alt glæder alle sig bare til at komme ordentligt i gang og teste systemet af. Vi kan sagtens se, at der er funktionalitet i esas, der vil gøre det nemmere for os i fremtiden, fx indberetning. Måske ikke lige første gang, vi bruger det, men senere. Og så elsker vi, at vi kan lave vores egne søgninger og listevisninger fx."
Professionshøjskolen UCN
Betina Slifsgaard, implementeringsprojektleder på UCN, fortæller:
”Selve konverteringsweekenden var en god oplevelse – det gik fint. Om mandagen startede vi dagen med et fællesmøde for alle vores omkring 75 brugere. Forinden havde de fået tilsendt en lille pakke med godter mm. Alle brugere fik på dagen fuld adgang, men kun institutionsspecialister har haft lov til at redigere i data. De øvrige studieadministrative medarbejdere har kunnet kigge med og er blevet opfordret til at være nysgerrige. De står sådan set bare og tripper i startblokken for at komme i gang.
Vi har i vores udrulning gjort meget ud af, at vi har en fælles opgave. Samtidig er vi opmærksomme på, at medarbejderne sidder hver for sig. De kan ikke lige vende sig om i storrumskontoret og spørge en kollega. Derfor har vi skabt nogle faste mødestrukturer og etableret en række sparringsfællesskaber.
I processen er vi blevet meget opmærksomme på, at ét er konverteret SIS-data, der ser fint ud – noget andet er at få det konverterede data til at ’vende rigtigt’ i forhold til esas-processerne. Dét kræver noget.
Men i forhold til pilotinstitutionerne må man sige, at vi har fået meget serveret. Styrelsen har indarbejdet en masse læring i det setup, der har været for os. Så pilotinstitutionerne har i den grad banet vejen og også måtte tage nogle hug. Frem mod bølge 2 håber jeg, at man har mulighed for at indarbejde læring om selve esas-processerne, så den del også bliver lettere at forstå fra start.”
Hvor langt er I med ibrugtagningen?
”Vi føler lige nu, at vi er godt på vej. Institutionsspecialisterne har indtil nu arbejdet med uddannelsesstrukturerne. Der har været lidt særlige udfordringer med læreruddannelsen, men det har vi fundet en struktur på nu, der virker. Så netop i forgårs har vi meldt alle uddannelsesstrukturer aktive, og fra i går kunne de studieadministrative medarbejdere successivt begynde at tage esas i brug.”
Hvordan har stemningen været?
”Stemningen har været meget positiv hele vejen igennem. Vi har fra start været åbne om, at det ville blive svært, og at vi skulle anstrenge os. Men vi har også lavet sjov. Jeg har fx joket med, at det er lige nu, at SIS peaker - SIS vil aldrig føles bedre end nu, hvor vi står over for noget nyt. Der er meget psykologi i det jo.
Og så har vi været super glade og tilfredse med den support, vi har fået fra styrelsen og leverandøren. Og samarbejdet med de andre professionshøjskoler har været fantastisk – vi har virkelig fundet hinanden, sparret og fundet fælles fodslag.”