Februar 2019: Alle med på implementeringsbølgen

Implementerings-kickoff for alle institutioner

Mens pilotinstitutionernes implementering blev kickstartet i efteråret, kom turen den 30. januar til resten af institutionerne. Her var implementerings-projektledere og teknikansvarlige for første gang samlet til kickoff. På dagsordenen var udrulningsplan, esas-funktionaliteter, planer for konvertering, integrationer, forberedelse, uddannelse og meget mere.

Dagen bød også på frisk inspiration fra en af pilotinstitutionerne, hvor implementeringsprojektleder Lisbet Bjerregaard Jensen fra VIA fortalte om institutionens erfaringer med blandt andet organisering, forberedelse og intern formidling af projektet.

Dagen var præget af god dialog – også i pauserne, hvor der blev netværket på tværs af institutioner, blandt andet om arbejdet med kortlægning af lokale 3. partsintegrationer. Projektgruppen tager dagens mange gode input med i det videre arbejde og i dialogen med institutionerne.

Planer for implementering

Udrulningen af esas sker ifølge planen på de tre pilotinstitutioner VIA, Cphbusiness og SIMAC efteråret 2019. Projektgruppen og pilotinstitutionerne er i god dialog om det forberedende arbejde, prøvekonverteringer, lokale integrationer etc., og erfaringerne bruges aktivt i det videre implementeringsarbejde.

Efter pilotinstitutionernes implementering følger resten af institutionerne. Her bliver esas udrullet i tre bølger, der ifølge planen starter i januar 2020 og slutter i januar 2021. Kort før jul besluttede styregruppen følgende fordeling i bølgerne:

• 1. bølge: Absalon (Sjælland), Københavns Professionshøjskole, UC Nordjylland
• 2. bølge: Københavns Erhvervsakademi, Zealand Erhvervsakademi Sjælland, UCL Erhvervsakademi og Professionshøjskole, UC Syd
• 3. bølge: Erhvervsakademi Dania, IBA Erhvervsakademi Kolding, Erhvervsakademi MidtVest, Erhvervsakademi SydVest, Erhvervsakademi Aarhus, DK’s Medie- og Journalisthøjskole, Fredericia Maskinmesterskole, Maskinmesterskolen København, Marstal, MARTEC, Aarhus Maskinmesterskole

• Se tidsplanen for de tre bølger på esas’ hjemmeside

I projektgruppen arbejder vi på en implementeringshåndbog og et spørgeskema, der skal være med til at hjælpe institutionerne med at få et overblik over de opgaver, der ligger i forberedelsen til udrulningen. Når håndbog og spørgeskema er klar i løbet af marts måned, melder vi ud til alle implementeringsansvarlige.

Planerne for uddannelse er også godt på vej. I forbindelse med udrulningen af esas vil der blandt andet blive udbudt superbruger-, bruger- og specialistkurser. Mere information følger senere.

Udviklingen af esas – hvor er vi nu?

esas er godt i gang med tredje og næstsidste udviklingsfase. Her bliver der blandt andet udviklet funktionalitet til:

• Håndtering af ansøgninger, optagelse og afslag
• Håndtering af bedømmelser fra tilmelding til bevis
• Registrering af merit mm.
• Udveksling af data om fx uddannelseselementer, studerende og ansøgere

I forbindelse med udviklingsarbejdet spiller PO-gruppemedlemmerne og styrelsens fagspecialister en vigtig rolle. De arbejder både i projektet og lokalt med at nedbryde arbejdsprocesser til user stories, definere acceptkriterier for den kommende løsning, deltage i det vigtige testarbejde og meget mere.

Her i de sidste udviklingsfaser bliver de funktionaliteter, der udvikles tiltagende komplekse. Derfor arbejder projektet på at udvide kapaciteten med flere ressourcer både fra institutionerne og fra leverandøren Netcompany, så vi kommer godt i mål med udviklingen.

Selvbetjening nu en del af esas

På opfordring fra de deltagende institutioner i projektet, har styregruppen godkendt, at esas udvides med en selvbetjeningsløsning. Oprindeligt blev esas tænkt som et fokuseret system til håndtering af de studieadministrative kerneopgaver, men fordelene ved en fælles selvbetjeningsløsning har nu vist sig så store, at det giver god mening at udvikle som en del af esas.

Selvbetjeningsløsningen er lige nu ved at blive designet, og det er planen, at en første version med de vigtigste funktionaliteter er klar til pilotimplementeringen efteråret 2019.

Den første version kommer til at understøtte aktiviteter for både ansøgere og studerende. Ansøgere vil kunne ansøge om optag (top-up-uddannelse, efter- og vinteroptag, EVU mm.), indsende dokumentation og følge status på deres ansøgninger. Studieadministrationen vil kunne kommunikere med ansøgere, fx hvis dokumentationen er mangelfuld. Studerende vil kunne søge valgfag samt hente deres studiejournal, karakterudskrift og bekræftelse på indskrivning.

Mere information følger, når selvbetjeningsløsningen er længere i udviklingen.