Første fællesmøde for implementeringsbølge 1
Den 22. maj var implementeringsansvarlige fra alle uddannelsesinstitutionerne i implementeringsbølge 1 samlet til et første fælles møde (billede ovenfor). Med godt 10 måneder til idriftsættelse var formålet med mødet at starte dialogen op om tidsplaner, forberedelse med mere.
Med oplæg fra esas-projektet og stort engagement hos institutionerne blev de fem timer hurtigt fyldt ud med drøftelser om tidsplaner, prøvekonverteringer, uddannelse, lokale integrationer etc. Institutionerne var glade for allerede nu at kunne tage hul på forberedelserne og kunne spille ind med idéer til planerne. Er andre institutioner interesseret i at tage fat i forberedelserne, er der inspiration at hente i implementeringshåndbogen og det spørgeskema, som tidligere er sendt ud til alle implementeringsansvarlige.
Næste fællesmøde for bølge 1 forventes afholdt i september. For bølge 2 og 3 forventer esas-projektgruppen at have en plan klar efter sommerferien vedrørende idriftsættelsen efteråret 2020.
’esas-info’ – ny informationskanal med aktuelt nyt
Vi nærmer os implementeringen af esas og mange aktiviteter er i gang, som har betydning for forberedelserne på de enkelte institutioner. esas-projektet er derfor gået i luften med en ny informationskanal ”esas-info” til korte aktuelle servicemeddelelser om implementering og drift af esas.
Den nye informationskanal er blandt andet tiltænkt uddannelsesinstitutionernes implementeringsansvarlige, så esas-projektet løbende kan orientere om nye beslutninger eller aktiviteter i forbindelse med implementering - både på det tekniske og organisatoriske område.
Så er du implementeringsansvarlig eller på anden måde involveret eller interesseret i forberedelserne til esas, så tilmeld dig esas-info her:
”esas-info” vil efter idriftsættelse af esas fortsætte med service- og driftsmeddelelser, som det kendes fra SIS-nyheder i dag.
esas vises frem på roadshows
Indtil nu har kun enkelte testpersoner og direkte involverede institutionsrepræsentanter i projektets PO-gruppe, kvalitetssikringsgruppe mv. haft mulighed for at se, hvordan esas kommer til at se ud.
Nu får flere mulighed for et kig ind i systemet - til efteråret planlægges nemlig 3-5 roadshows på uddannelsesinstitutioner i Jylland og på Sjælland. Nærmere information om tid, sted og tilmelding udsendes snarest til institutionernes studiechefer.
Status på udviklingen af esas
Udviklingen af esas er i fjerde og sidste udviklingsfase (”delleverance 4”). Som led i Handlingsplan 2 er udviklingsfasen udvidet med to ekstra ’sprint’ – sprint 17 og 18. Lige nu er sprint 15 igangsat og sprint 14 blev for kort tid siden afsluttet med en såkaldt ’sprintdemo’ for blandt andet institutionernes repræsentanter i PO-gruppen. Sprint 14 havde størst fokus på betalinger og integration til Navision. Dette arbejde fortsætter i sprint 15 og 16. Fokus i sprint 15 ligger særligt på håndtering af SU i esas og integrationen til US2000. Overordnet er det forventede indhold i sprint 15:
- Centrale Integrationer (Navision-integration og SU)
- Indberetninger
- Internationalisering
- Optagelse
- Selvbetjening
- Øvrige betalinger
- Åben Uddannelse
Der er også blevet arbejdet på samspillet mellem esas og esas-selvbetjeningen. Der er således udviklet understøttende funktionalitet i esas, så de rette menuer og data senere kan vises og bruges i selvbetjeningsfunktionaliteten – blandt andet i forbindelse med ansøgninger og kommunikation. I selve selvbetjeningsfunktionaliteten er login med NemID nu implementeret, og der er arbejdet med funktionalitetens tekster og sprog. Selvbetjeningssporets PO-gruppe er for ganske nyligt begyndt at teste de udviklede funktionaliteter, og der meldes om gode resultater.
Den 19. juni afholdt esas og esas-selvbetjening fælles CAB (Change Advisory Board), hvor 20 ændringsønsker blev diskuteret og prioriteret i forhold til første version af esas og esas-selvbetjening, som udrulles til pilotinstitutionerne. De prioriterede ændringsønsker blev drøftet på leverancestyregruppemøde den 21. juni, herefter skal planen høres i projektets styregruppe. Mere information følger, så snart planen er på plads. Næste møde i CAB bliver den 12. september 2019 hvor ændringsanmodninger og prioritering til esas og esas-selvbetjeningens version 1.1 bliver behandlet.
Fokus på test og testdata
Som led i Handlingsplan 2 er der i projektet et forstærket fokus på test. Trods udfordringer - særligt med testdata - har de allerede afholdte tests været meget udbytterige for projektet og bidraget med brugbar feedback.
Frem mod de næste tests arbejder projektet på at udvide og forbedre de nuværende testdatasæt, så der kan stilles flere og mere sammenhængende testdata til rådighed – i første omgang i form af konstruerede data til funktionelle tests og integrationstests. I takt med forberedelserne til de enkelte institutioners idriftsættelse, arbejdes der også på at kunne stille konverterede data til rådighed i præproduktionsmiljøet, som vil kunne tilgås til verifikation af integrationer under produktionslignende vilkår ift. GDPR. Mere information følger til institutionernes implementeringsansvarlige.
Integration med 3. partssystemer
Integrationen mellem esas og lokale 3. partssystemer er et af de emner, der ofte dukker op i forskellige fora. Efter sommerferien vil esas-projektet tilbyde en række workshops/møder via Skype, for at understøtte det lokale integrationsarbejde og svare på spørgsmål om datamodel mm. Mere information om møderne vil blive udsendt snarest til institutionernes implementeringsansvarlige.
Kort nyt
esas-logo til lokalt brug
Flere institutioner har efterspurgt esas’ logo til brug i lokale materialer mm. Logoet er nu gjort tilgængeligt på esas’ hjemmeside på ufm.dk:
Nye vejledninger og opdateret implementeringshåndbog
Implementeringshåndbogen er ved at blive opdateret og udsendes snarest til institutionernes implementeringsansvarlige sammen med en række nye vejledninger blandt andet til systemtilslutning, brugertilslutning og lokale integrationer. Materialet bliver også gjort tilfgængeligt i projektets Toolkit.
esas-projektgruppen ønsker alle en god sommer!
Hvor finder du mere information om esas?
Søger du mere information om esas, kan du finde det via:
• esas’ hjemmeside på ufm.dk/esas
• esas’ nye informationskanal ”esas-info” med kort nyt/servicemeddelelser – tilmelding for alle via hjemmesiden
• esas’ nyhedsbrev (dette nyhedsbrev) – tilmelding for alle via hjemmesiden
Du kan også kontakte dine lokale repræsentanter i projektet:
Om implementering og lokale forberedelser:
• Institutionens implementeringsansvarlige
Om projektet generelt, planer og organisering:
• Institutionens ledelse
• Institutionens eventuelle repræsentanter i styregruppen, leverancestyregruppen kvalitetssikringsgruppen og PO-gruppen (særligt udvikling & test)
Uddannelsesinstitutionernes implementeringsansvarlige har tillige specialadgang til projektets ’Toolkit’ og kan kontakte projektgruppen på esas-implementering@ufm.dk.