Indhold
- esas på roadshow
- Seneste nyt fra udviklingen
- nemStudie - nyt navn på selvbetjeningsfunktionaliteten
- Implementering
- Kort nyt
esas på roadshow – se video på hjemmesiden
De seneste tre uger har esas-projektet turneret landet rundt på roadshow for at vise esas frem. Over 600 kommende brugere fra erhvervsakademier, professionshøjskoler og de maritime uddannelsesinstitutioner har i løbet af de fem roadshows set det nye system.
PO/forretningsanalytiker Niels Kølle viser esas frem på UCL Erhvervsakademi og professionshøjskole i Vejle den 23. september med omkring 100 deltagere fra forskellige institutioner.
Masser af eksempler
Med eksempler fra både ordinær og åben uddannelse viste projektets PO/forretningsanalytiker, Niels Kølle, systemet frem og fortalte om de væsentligste funktioner, nye muligheder og nye begreber. Særligt nye funktioner som individualiserede dashboards med overblik over egne eller et teams opgaver; automatiske notifikationer; individualiserede søgninger og rapporter; automatisering af STÅ-beregninger, mulighed for automatisk holdsætning mm. vakte begejstring i salene. Mens nye begreber som SUE, PUE og GUE (Strukturelle-, Planlægnings- og Gennemførelses-uddannelseselementer) vist lige skal tygges et par gange og genopfriskes på de kommende uddannelser ;-)
Generelt var stemningen god og spørgelysten stor med en naturlig blanding af bekymring og lettelse over at se det kommende system.
Eksempel på individualiseret dashboad i esas
Fik du ikke set esas?
Var du ikke med på et af de fem roadshows, kan du hele det roadshow, der blev afholdt på Københavns Professionshøjskole den 1. oktober, på video. Videoen bliver lagt på esas-projektets hjemmeside senere i dag.
Om roadshowet
Fremvisningerne foregik på:
- Aarhus Erhvervsakademi, den 11. september
- VIA Univercity College – Diakonhøjskolen i Aarhus, den 11. september
- Zealand i Slagelse, den 17. september
- UCL Erhvervsakademi og professionshøjskole i Vejle, den 23. september
- Københavns Professionshøjskole, den 1. oktober
Deltagerne kom fra alle uddannelsesinstitutioner og var indmeldt af institutionernes studiechefer og implementeringsansvarlige. SIU’s (Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte) fagspecialister deltog også på fremvisningerne og var klar til at svare på spørgsmål.
Seneste nyt fra udviklingen
esas-projektet er nu inde i sprint 18, og der arbejdes på alle fronter for at komme godt i mål med første version af systemet. Siden sidste nyhedsbrev er der blandt andet arbejdet (videre) med:
- Uddannelsesstruktur
- Studieforløb
- Evaluering/bedømmelse
- Gæstestuderende
- Internationalisering
- Optagelse
- Åben uddannelse
- Øvrige betalinger
- Indberetninger
- Selvbetjening
- Centrale integrationer
En detaljeret plan for de sidste udviklingsaktiviteter frem mod pilotudrulning er netop kommet på plads. I planen indgår to mindre, afgrænsede ’mini’sprint (version ”1.0.1” og ”1.0.2”), som udvikles og testes parallelt med delleveranceprøve 4, så det hele er testet, når esas rulles ud til pilotinstitutionerne. Du kan læse mere om den samlede systemprøve, ”delleveranceprøve 4”, i det kommende nyhedsbrev.
Enkelte elementer, som institutionerne ikke skal bruge før senere (bl.a. indberetning til Danmarks Statistik), er flyttet videre til næste version af esas (version 1.1), som forventes udrullet i april/maj 2020.
Videreudvikling af esas
Pilotversionen og næste version af esas indeholder den funktionalitet, der skal til for at dække årshjulet for institutionerne sammen med en øget automatisering, selvbetjening mm. Tilbage i projektets såkaldte ’backlog’ ligger ændringsønsker, der ikke er prioriteret med i de første versioner af esas og selvbetjeningsfunktionaliteten.
Processen for ændringsønskerne er, at de - og eventuelle nytilkomne ændringsønsker - løbende præsenteres for projektets Change Advisory Board (CAB) med henblik på prioritering i forhold til videreudvikling. Efterfølgende sendes prioriteringerne til godkendelse i projektets leverancestyregruppe og styregruppe. Næste CAB-møde afholdes den 24. oktober, hvor projektet præsenterer et samlet overblik over de nuværende ændringsønsker.
nemStudie – det nye navn for esas-selvbetjening
Selvbetjeningsfunktionaliteten til esas har nu fået sit eget navn, som rækker ud mod brugerne. Navnet, som netop er blevet godkendt af projektets leverancestyregruppe og styregruppe, er ”nemStudie”. ”nemStudie” er valgt med blik for, at det favner såvel ansøgere som studerende og samtidig peger på en nem og brugervenlig selvbetjeningsfunktionalitet.
Den 20. september blev nemStudie for første gang testet ved en slutbrugertest, hvor et mindre antal slutbrugere i form af ansøgere til åben uddannelse og ordinær uddannelse deltog. Testen gik godt og brugerne havde succes med at få eftersendt manglende dokumentation og accepteret deres tilbudte studiepladser. Senere på måneden afholdes endnu en slutbrugertest, og den 24. oktober demonstreres nemStudie for relevante institutionsrepræsentanter (deltagere fra esas-demonstrationer) – invitation til deltagerne er udsendt.
Sidste udviklingsfase inden pilotudrulning
Selve udviklingen af nemStudie er - som det øvrige esas - inde i den sidste fase inden pilotudrulning. Og de sidste detaljer er ved at falde på plads. Første version, der bliver tilgængelig for pilotinstitutionerne og udrulningsbølge 1, har særligt fokus på den brede funktionalitet i forhold til ansøgere på ordinær og åben uddannelse, efteroptag, top-up etc.
Der har i udviklingen været særligt fokus på brugerrejsen, så man som ansøger vil opleve et smidigt ansøgningsflow fra institutionernes hjemmesider til nemStudie – et ønske, som har stået højt på blandt andet kommunikationsafdelingernes ønskeliste. Logger man ind med NemId, vil man også opleve, at ens data fra CPR-registret udfyldes automatisk - en CPR-integration, der samtidig understøtter datakvalitet i studieadministrationen.
Illustration af, hvordan ansøgere kan ledes smidigt fra institutionshjemmeside til nemStudie
For de studieadministrative medarbejdere vil nemStudie blandt andet lette kommunikationen med ansøgerne. Fx ved indhentning af manglende dokumentation. I esas notificeres man automatisk om manglende dokumentation. Herefter kan der gennem nemStudie sendes besked til ansøgeren, og ansøgerne kan sende beskeder tilbage – hvis den enkelte institution har tilladt dette.
I forhold til de studerende er funktionalitet til single sign-on netop færdigudviklet og testes med Professionshøjskolen UCN (esas ADFS-adgang) og Cphbusiness (WAYF-adgang). Som studerende vil det betyde, at man smidigt kan ledes over i nemStudie, fx via institutionernes intranet. I første version af nemStudie, vil man som studerende blandt andet kunne generere resultatudskrift på beståede eksaminer og bekræftelse på indskrivning.
Implementering
Mens go-live for pilotinstitutionerne og institutionerne i udrulningsbølge 1 har ligget fast et stykke tid, har en detaljering af planerne for de sidste 15 institutioners udrulning i efterår/vinter 2020 afventet nærmere afklaringer. Planerne er nu efter drøftelser med de enkelte institutioner og godkendelse i projektets leverancestyregruppe og styregruppe på plads og institutionernes implementeringsansvarlige er orienteret.
Planen er, at fordele de sidste 15 institutioner i en bølge 2, 3 og 4 jævnt fordelt over efteråret 2020.
Der er udsendt invitationer til implementeringsmøder i oktober måned for pilotinstitutioner og bølge 1-institutioner og et samlet opstartsmøde for bølgerne 2, 3 og 4 i december måned.
Brugeruddannelse
Planerne for brugeruddannelse er også ved at tage form, så kurserne er klar til pilotudrulningen. Kurserne for pilotinstitutionerne vil blive afholdt af Netcompany, og indholdet vil være tilrettelagt på baggrund af dialog med SIU (Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte) og institutionerne. Ved alle kurser vil der være en underviser fra Netcompany og en repræsentant fra SIS-supporten til stede.
Der vil for pilotinstitutionerne i januar blive tilbudt to uddannelsesforløb for henholdsvis studieadministrative medarbejdere og institutionsspecialister. Et fælles grundkursus (1 dag) og en overbygning for institutionsspecialisterne (1 ekstra dag). På de kommende implementeringsmøder vil alle institutioner høre mere om brugeruddannelsen.
Kort nyt
Justeringer i projektorganisationen
Som led i projektets udvikling frem mod implementering og udrulning er der sket et par ændringer i SIU’s projektorganisation. Projektledelsen er overgået til Ebba Ehlers og Kaleem Hayat. Rollen som central implementeringsansvarlig er samtidig overgået til Sabrina Vogt, der har en bred institutionserfaring og blandt andet tidligere har indgået i esas’ PO-gruppe. Rollen som forretningsanalytiker og Product Owner for esas er lagt sammen og varetages af Niels Kølle. Rollerne i arbejdet med nemStudie er fortsat de samme.
Testdata
Der er siden sommerferien arbejdet intensivt på at udvide og forbedre esas’ testdatasæt, så der bliver stillet flere og mere sammenhængende testdata til rådighed. Testdata i form af konstruerede data har siden august været tilgængelige på integrationsmiljøet til integrationstest mm. Det drejer sig om konstruerede datasæt på omkring 27.000 studerende/personer, uddannelsesstrukturer, studieforløb, bedømmelser, karakterer mm. Der er i sidste uge også indlæst testdata i testmiljøet, og arbejdet fortsætter med at indlæse yderligere testdata i miljøet. Projektet informerer de implementeringsansvarlige og teknisk ansvarlige, så snart der er mere information om testdata.
Økonomi
Projektet udsendte i sidste uge en oversigt over SIS-esas institutionsbetaling i 2020 til institutionerne. Der arbejdes på de endelige prismodeller for uddannelse og datakonvertering, som vil blive sendt ud til styregrupperne (SIS-styregruppe, esas-styregruppe og –leverancestyregruppe), når de er på plads.
Opdatering af implementeringshåndbog
Implementeringshåndbogen for de implementeringsansvarlige opdateres løbende, i takt med at projektet skrider frem. En opdateret udgave af håndbogen - blandt andet med opdateret information om uddannelse og afsnit om opsætning af nemStudie - forventes klar i slutningen af måneden.
Videoguides og roadshow på hjemmesiden
Vidste du, at du på esas-projektets hjemmeside både kan finde roadshow-video og videoguides om fx SUE, PUE og GUE? På hjemmesiden ligger også optagelser af de tekniske workshops, som er tilgængelige for implementeringsansvarlige og teknisk ansvarlige (kræver login).
Kender du din lokale implementeringsansvarlige?