Ministeriet modtager anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven, miljøoplysningsloven og forvaltningsloven. Der behandles personoplysninger med henblik på at besvare anmodningerne.
Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne besvare anmodningen om aktindsigt.
Retsgrundlaget for behandlingen af sagerne er i de fleste tilfælde offentlighedsloven. Ved aktindsigt i miljøoplysninger er retsgrundlaget miljøoplysningsloven. Ved parters aktindsigt i afgørelsessager er retsgrundlaget forvaltningslovens kapitel 4.
Kategorier af registrerede personer
Ministeriet behandler personoplysninger om den person, der anmoder om aktindsigt. Afhængigt af den konkrete henvendelse kan der også behandles oplysninger om bipersoner, typisk hvis andre personer nævnes i det materiale, der anmodes om aktindsigt i.
Kategorier af personoplysninger
Ministeriet behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig.
Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger med henblik på at besvare henvendelsen, typisk hvis andre personoplysninger nævnes i det materiale, der anmodes om aktindsigt i. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme oplysninger.
Videregivelse af personoplysninger
Personoplysninger om bipersoner videregives i visse tilfælde til den, der anmoder om aktindsigt.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Kontaktoplysninger stammer fra den person, der henvender sig til ministeriet. Ved andre typer oplysninger afhænger det af den konkrete sag, hvor oplysningerne stammer fra.
Opbevaring af personoplysninger
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevares en kopi i ministeriet i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i ministeriet.