Koncern HR er organisatorisk placeret i Uddannelses- og Forskningsministeriets Departement, og varetager rekruttering og personaleadministration for hele ministeriet, herunder styrelsen.
Koncern HR's behandling af personoplysninger sker efter reglerne i databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger mv.) og databeskyttelsesloven (lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger).
Behandling af persondata i Koncern HR
Formålet med behandlingen af personoplysninger er at besætte opslåede stillinger med kvalificerede kandidater.
Når du søger en stilling, skal dette ske gennem det elektroniske ansøgningssystem HR-manager. Du bliver i løbet af ansøgningsprocessen bedt om at give dit samtykke til at oplysningerne behandles og gemmes i en given periode i dette system.
Din ansøgning kommer til at være tilgængelig for det konkrete ansættelsesudvalg samt for Koncern HR's medarbejdere. I opslaget kan du se hvilken HR-medarbejder, der er ansvarlig for administrationen af opslaget, og du kan kontakte vedkommende for oplysning om hvem, der sidder i ansættelsesudvalget.
Hvis du accepterer invitation til 1. ansættelsessamtale, vil dit navn blive gemt i vores ESDH-system, F2. Dit navn vil også blive videregivet til Service, som står for driften af receptionerne i ministeriet.
Hvis du accepterer invitation til 1. ansættelsessamtale, og har gjort brug af fortrinsretten for handicappede vil ikke alene dit navn, men tillige din ansøgning inkl. bilag hertil samt forhandlingen med jobcenteret blive gemt i F2.
Hvis du accepterer invitation til 2. ansættelsessamtale, bliver du bedt om at udfylde en personlighedstest i det elektroniske system People Test Systems. Testresultatet vil blive delt med den/de ansættende personaleansvarlige, og slettes i systemet efter 3 måneder. Når du accepterer invitationen, samtykker du desuden til, at din ansøgning inkl. bilag og dit cpr.nr. bliver gemt i F2, såfremt vi tilbyder dig ansættelse.
Det bemærkes, at Koncern HR efter ovenstående retningslinjer gemmer din ansøgning inkl. bilag i sin helhed uden skelen til, om der er angivet følsomme oplysninger i dokumenterne.
Overvågning
Der forekommer overvågning på matriklen. Der optages kontinuerligt og optagelserne gemmes i op til 30 dage, hvorefter de slettes. Optagelserne kan i særlige tilfælde gemmes i en længere periode end 30 dage, såfremt der forelægger en saglig grund hertil. Dette kan eksempelvis være ved indbrud, tyveri, hærværk eller lignende, hvorved optagelserne kan overdrages til politiet.
Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger i Koncern HR er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. – e., jf. databeskyttelseslovens § 6.
Der behandles følsomme personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a og f, samt i medfør af helbredsoplysningsloven.
Der behandles både almindelige personoplysninger og følsomme personoplysninger efter databeskyttelseslovens § 12.
Oplysninger om cpr.nr. behandles efter databeskyttelseslovens § 11.
Videregivelse af personoplysninger
Ministeriet kan dele oplysningerne med tredjeparter, der hjælper os med ansættelsesprocessen, f.eks. eksterne udbydere af personlighedstest.
Ministeriet kan endvidere dele oplysningerne med offentlige og juridiske instanser, hvis vi er forpligtede til det. Det kan f.eks. være oplysninger, der skal deles med en ansøgers bopælskommune, hvis vedkommende er handicappet og ønsker at benytte sin fortrinsret, eller oplysninger der skal deles med en ansøgers skole, hvis vedkommende har søgt en elevplads.
Rettigheder
Du har en række rettigheder i forhold til Uddannelses- og Forskningsministeriets behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Uddannelses- og Forskningsministeriet, som også kan give dig nærmere informationer om rettighederne.
Se mere om dine rettigheder her:
a. Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til indsigt i behandlingen af dine oplysninger. Dette betyder, at du med visse undtagelser har ret til at få at vide, om myndigheden behandler oplysninger om dig, samt i givet fald at se oplysningerne.
b. Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
c. Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for den almindelige generelle sletning.
d. Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må dine oplysninger fremover kun behandles – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
e. Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine personoplysninger.
Dataansvarlig og databehandler
Økonomistyrelsen som systemforvalter for staten og Statens eRekruttering er sammen med ministeriet fælles dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles om jobansøgere i forbindelse med ansøgning gennem HR-Manager. Forholdet om det fælles dataansvar er nærmere beskrevet i cirkulæreskrivelse CIS nr. 9223 af 23. marts 2018 om fælles dataansvar vedrørende Moderniseringsstyrelsens fællesoffentlige systemer.
Databeskyttelsesrådgiver
På Statens eRekrutterings hjemmeside er det angivet, hvem der er databeskyttelsesrådgiver i Statens eRekruttering. Databeskyttelsesrådgiveren har bl.a. til opgave at rådgive om persondatareglerne og overvåge Statens eRekrutterings efterlevelse af reglerne. Ministeriet har også en databeskyttelsesrådgiver, som har tilsvarende opgaver for ministeriets efterlevelse af persondatareglerne. Ministeriets databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på følgende måder:
E-mail: dpo@ufm.dk
Telefon: 72 31 81 44
Brev: Brev til Uddannelses- og Forskningsministeriet, Postboks 2135, 1015 København K “att. Databeskyttelsesrådgiver.”