Jobansøgninger

Når du søger job i Uddannelses- og Forskningsministeriet, behandler vi personoplysninger om dig for at finde den bedst egnede ansøger.

Formål og retsgrundlag

Formålet med behandlingen af personoplysninger er at besætte opslåede stillinger med kvalificerede kandidater.

Jobansøgninger behandles i mange tilfælde med hjemmel i:

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(a) – dit samtykke
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(b) – nødvendigt af hensyn til indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt, du er part i
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 6(1)(e) – offentlig myndighedsudøvelse

Jobansøgningerne kan dog også i enkelte tilfælde, hvor der er tale om følsomme oplysninger, blive behandlet med hjemmel i:

  • Databeskyttelsesforordningens artikel 9(2)(a) - dit samtykke
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 9(2)(b) – nødvendigt for at vi kan overholde vores arbejdsretlige forpligtelse, særligt i forhold til bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv mv.
  • Databeskyttelsesforordningens artikel 9(2)(f) – nødvendigt for at vi kan fastlægge eller forsvare et retskrav eller gøre det gældende; særligt i forhold til bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv mv.

 Oplysninger om CPR-nummer behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11. 

Kategorier af registrerede personer

Ministeriet behandler personoplysninger om den person, der søger et job i ministeriet eller de institutioner (departement, underliggende styrelser, Studievalg Danmark samt Innovationsfonden), som ministeriet servicerer med HR. 

Kategorier af personoplysninger

I forbindelse med jobansøgninger behandler vi i de fleste tilfælde kun almindelige personoplysninger om jobansøgeren, herunder navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, faglige kvalifikationer, uddannelse, tidligere beskæftigelse mv. 

Derudover kan CPR-numre forekomme i de tilfælde, hvor ansøgeren ikke har overstreget disse i f.eks. eksamenspapirer. Hvis en ansøger i sin ansøgning i HR-manager har sat kryds ved, at vedkommende er omfattet af reglerne i bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv mv. behandles dette som en helbredsoplysning, jf. reglerne om særlige kategorier af personoplysninger i databeskyttelsesforordningen. 

Videregivelse af personoplysninger

Ministeriet kan dele oplysningerne med tredjeparter, der hjælper os med ansættelsesprocessen, f.eks. eksterne udbydere af personlighedstest. 

Ministeriet kan endvidere dele oplysningerne med offentlige og juridiske instanser, hvis vi er forpligtede til det. Det kan f.eks. være oplysninger, der skal deles med en ansøgers bopælskommune, hvis vedkommende er handicappet og ønsker at benytte sin fortrinsret, eller oplysninger der skal deles med en ansøgers skole, hvis vedkommende har søgt en elevplads. 

Hvor kommer oplysningerne fra?

Oplysningerne stammer som udgangspunkt fra den person, der sender en jobansøgning.

Opbevaring af personoplysninger

Oplysninger fra en ansøger, der ikke ansættes, opbevares i op til 6 måneder, hvorefter de slettes. Baggrunden herfor er, at ministeriet skal kunne dokumentere rekrutteringsprocesserne. 

Navn fra en ansøger, der har været til samtale om et job i ministeriet, gemmes med hjemmel i regler om journalisering i staten. 

Oplysninger fra en ansøger, der ansættes i ministeriet, opbevares i længere tid. Den ansatte vil under ansættelsesprocessen få nærmere informationer herom.

Retten til at trække samtykke tilbage

Samtykke til behandling af personoplysninger kan til enhver tid trækkes tilbage ved at give besked til Statens eRekruttering eller til den/de kontaktpersoner, der er angivet på jobopslaget.

Udnyttelse af retten til at trække samtykke tilbage, påvirker imidlertid ikke lovligheden af ministeriets behandling af ansøgernes personoplysninger på baggrund af det tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen.

Dataansvarlig og databehandler

Økonomistyrelsen som systemforvalter for staten og Statens eRekruttering er sammen med ministeriet fælles dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles om jobansøgere i forbindelse med ansøgning gennem HR-Manager. Forholdet om det fælles dataansvar er nærmere beskrevet i cirkulæreskrivelse CIS nr. 9223 af 23. marts 2018 om fælles dataansvar vedrørende Moderniseringsstyrelsens fællesoffentlige systemer.

Databeskyttelsesrådgiver

På Statens eRekrutterings hjemmeside er det angivet, hvem der er databeskyttelsesrådgiver i Statens eRekruttering. Databeskyttelsesrådgiveren har bl.a. til opgave at rådgive om persondatareglerne og overvåge Statens eRekrutterings efterlevelse af reglerne. Ministeriet har også en databeskyttelsesrådgiver, som har tilsvarende opgaver for ministeriets efterlevelse af persondatareglerne. Ministeriets databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på følgende måder:

E-mail:

Telefon: 72 31 89 09

Brev: Brev til Uddannelses- og Forskningsministeriet, Postboks 2135, 1015 København K “att. Databeskyttelsesrådgiver.”

Senest opdateret 09. juli 2020