Formål
EU-ERFA netværket skal sikre, at danske forskere har adgang til kvalificeret støtte til at søge og deltage i EU's program for forskning og innovation.
EU-ERFA afholder to årlige møder. Ét i foråret (april/maj) og ét i efteråret (oktober/november). Møderne skal omhandle EU rammeprogram-temaer. Møderne bør indeholde såvel større emner, som er relevante for alle medlemmer, og en række temaspor, som fokuserer på specifikke problemstillinger (f.eks. ansøgningstekniske problemstillinger; juridiske og økonomiske forhold, projektledelse mm.).
Møderne afholdes fysisk og som udgangspunkt på engelsk.
Organisation og medlemskab
EU-ERFA er forankret i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen (EuroCenter) og drives af en styregruppe bestående af én repræsentant for hvert af de otte danske universiteter og én repræsentant for Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.
Det er et krav for deltagelsen i netværkets arrangementer, at disse institutioner stiller en repræsentant til styregruppen.
Såfremt et universitet eller EuroCenter ikke stiller med en repræsentant til styregruppen indenfor et år, kan styregruppen beslutte at udelukke pågældende institutions medlemmer fra arrangementer indtil en ny repræsentant er udpeget.
For at være medlem af EU-ERFA skal man:
- være ansat ved et universitet, et sektorforskningsinstitut eller anden offentligt finansieret forskningsinstitution
- arbejde administrativt med EU's program for forskning og innovation en væsentlig del af sin arbejdstid.
Tilmelding til netværket sker ved henvendelse til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen (EuroCenter) via eurocenter@ufm.dk. Ønsker man at melde sig ud af netværket, sker det på samme vis.
Medlemskab i EU-ERFA træder i kraft ved tilmelding til EU-ERFA's googlegruppe. Det er Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, som etablerer og vedligeholder EU-ERFA's googlegruppe. Uddannelses- og Forskningsstyrelsen fungerer også som gatekeeper for EU-ERFA netværket. Medlemmer kan kun tilmeldes EU-ERFA googlegruppen med deres arbejdsmail (institutionsmail).
Som medlem af EU-ERFA kan man frit dele netværksrelevant information med netværkets øvrige medlemmer via googlegruppen. Det kan f.eks. være information om kommende arrangementer, jobopslag m.m.
Styregruppen
Styregruppens medlemmer udpeges af deres respektive institutioner. Styregruppemedlemmerne skal have indgående kendskab til EU’s rammeprogrammer for forskning og innovation samt til deres egen institutions arbejde med disse programmer.
Når styregruppemedlemmer ønsker at udtræde af gruppen, skal de sikre, at et nyt medlem udpeges af deres institution.
Styregruppens medlemmer skal alle bidrage til at:
- ny viden om EU’s rammeprogrammer for forskning og innovation tilflyder EU-ERFA netværket
- netværket har lejlighed til at dele erfaringer og viden vedr. EU-forskningsadministration
- EU-ERFA's to årlige møder planlægges og afholdes.
Styregruppen har et kollektivt ansvar for at organisere EU-ERFA's årlige møder, men den institution som skal være vært for det givne møde er tovholder for arrangementet inkl. for program og tilmelding (se nedenfor).
Styregruppens skal mødes mindst to gange om året, og efter behov. Møderne indkaldes og styres af den institution, som er vært for det næste EU-ERFA møde. Det er også tovholders rolle at lave beslutningsreferat ifm. møder.
Arrangering af EU-ERFA møder
Værtsskab og tovholderrollen
Værtsskabsrollen går på tur mellem styregruppens institutioner. Tovholder for et givent EU-ERFA møde er repræsentanten for den institution, som er vært for mødet.
Det er tovholders ansvar at sikre, at mødet organiseres og afholdes til tiden. Tovholder indkalder til styregruppemøde (flere, alt efter behov), hvor mødet tilrettelægges. Tovholder er ansvarlig for program og tilmelding, booking af lokaler og bestilling af forplejning, samt at sørge for gaver til eksterne oplægsholdere.
Styregruppens kollektive ansvar
Det er hele styregruppens ansvar at bidrage til mødernes indhold, kvalitet og succesfulde afvikling. Hvert medlem skal aktivt tage del i arbejdet, påtage sig en rolle og beredvilligt støtte tovholder.
Styregruppen skal i fællesskab
- Fastlægge tema og program for mødet
- Fastlægge dato for mødet
- Fordele ansvar for de forskellige oplæg/temaspor
- Fordele arbejdet med at finde oplægsholdere og skrive programpunkter
- Evt. inddrage de institutioner, som ikke er repræsenterede i styregruppen.
Netværkets ressourcer
Netværket er baseret på frivillig arbejdskraft. Det er værten for et EU-ERFA møde, der oppebærer udgifterne til det pågældende møde herunder lokaleleje og forplejning. Uddannelses- og Forskningsstyrelsen kan, hvis relevant, dække rejseudgifter for eksterne oplægsholdere.