Vi opfordrer dig til at rejsecenteret bestiller dine flybilletter. Rejsecenteret foreslår den mest hensigtsmæssige og økonomiske rejseform. Rejser bestilles på økonomiklasse. Dette gælder også hvis du selv bestiller dine billetter.
Før rejsen:
- Ved bestilling af fly, tog og hotel via UFMs rejsecenter foretages følgende: 3 uger før afrejse sendes din bestilling på e-mail til rejsecenteret rejser@ufm.dk, eller tlf. 7231 8414. Oplys følgende:
- Dit fulde navn, som det står i dit pas
- Hvorfra og til du skal rejse
- Ønske om af- og hjemrejsetidspunkter
- Er der behov for bestilling af hotel og skal der være morgenmad inkluderet
- Har du behov for bagage til check in
- Hvilket møde du skal til, hvor og hvornår det foregår
- Første gang du rejser skal du oplyse dit CPR nr. telefonisk. Hvis du ikke har et CPR nr. skal du vedlægge en udfyldt payment form.
Togbilletter kan bestilles privat, hvis du foretrækker dette frem for anvendelse af rejsecenteret. Ved bestilling via rejsecenteret skal togbilletter bestilles minimum 2 hverdage før afrejse. Oplys hvilket ID du vil vise i toget (kørekort, pas, kreditkort med oplysning af de sidste 4 cifre i kortnummeret samt hvilken type kreditkort der er tale om).
Når rejsecenteret har bestilt rejsen vil du modtage rejseplan inkl. evt. hotelbekræftelse på e-mail. Ved afvigelser i bestillingen fra det ønskede af- og hjemrejsetidspunkter vil du blive kontaktet med henblik på afklaring af den mest hensigtsmæssige rejse, inden endelig bestilling.
Når du modtager din rejseplan/billet bedes du tjekke at alt stemmer overens med det ønskede.
Under rejsen:
- Hvis der opstår problemer under rejsen, hvor eks. en bestilling skal ændres, kontaktes UFMs rejsecenter i åbningstiden. Uden for rejsecenteret åbningstid kontaktes CWT via 24-timers service på tlf. 3363 7777.
- Taxikørsel kan dækkes i forbindelse med tjenesterejsen, når offentlig transport ikke er hensigtsmæssig.
- Hvis du rejser for flere parter på den samme rejse, er det vigtigt, at du holder udgifter til de enkelte rejseformål adskilt.
Efter rejsen:
- Udgifter vedr. tjenesterejser refunderes mod bilag/dokumentation. Disse bilag skal scannes og vedhæftes i en e-mail til rejsecenteret rejser@ufm.dk senest 14 dage efter rejsen er afsluttet.
- Såfremt dit ansættelsessted har lagt ud for rejsen, skal der sendes en elektronisk faktura til den styrelse der er rejst for.
Retningslinjer for tjenesterejser gældende for gæster
Disse retningslinjer gælder for tjenesterejser på vegne af Uddannelses- og Forskningsministeriet. Hvis du har spørgsmål kan du henvende dig til UFMs rejsecenter på e-mail til rejser@ufm.dk eller på tlf. 7231 8414.
Hvornår må du rejse?
Du må rejse når du er blevet inviteret af UFM. Når du rejser, kan du få dækning af rimelige merudgifter i forbindelse med rejsen. Du kan ikke få økonomisk kompensation for ulemper eller lignende.
Brug af rammeaftaler ved bestilling af tjenesterejser
UFM er underlagt de statslige rammeaftaler, der er indgået for køb af flybilletter hos CWT, samt benytte de hoteller, der fremgår af den statslige hotelaftale.
Hvis du foretrækker et andet rejsetilbud end det, som UFM må dække udgifter for, kan du vælge selv at betale differencen mellem de udgifter UFM må dække, og udgifterne til den ønskede rejse. I sådanne tilfælde skal du kontakte UFMs rejsecenter for at få oplyst det beløb som kan refunderes, og efterfølgende skal du selv bestille din rejse.
Hvis du selv bestiller hotel i Danmark, skal du stadig benytte de hoteller, der fremgår af den til enhver tid gældende statslige rammeaftale.
Krav om overensstemmelse mellem datoer for møder/aktiviteter og datoer for ud- og hjemrejse
Du bør være opmærksom på, at tidspunkter for din rejse skal passe med datoerne for aktiviteten, hvis du vil være sikker på at kunne få refunderet dine rejseudgifter. Der gælder følgende:
- Udrejsedatoen skal som udgangspunkt være aktivitetens startdato. Ligeledes skal hjemrejsedato være aktivitetens slutdato.
- Til aktiviteter med tidligt begyndelsestidspunkt, kan du vælge at rejse ud dagen inden aktiviteten. Ligeledes kan hjemrejsen ske dagen efter aktivitetens slutdato, såfremt aktiviteten slutter sent.
- Hvis du fraviger pkt. 1 og 2, og vælger at rejse til og fra aktiviteten på dage, som ikke er i direkte tilknytning til aktivitetens start- og slutdato, så kan UFM kun refundere det beløb, der svarer til den rejseudgift, du ville have haft for en rejse i direkte tilknytning til aktiviteten (jf. pkt. 1 og 2). I dette tilfælde skal du som udgangspunkt selv bestille din billet, dog skal du kontakte rejsecenteret inden bestilling, for at få en pris på, hvor meget UFM kan refundere.
- Hvis du i tilknytning til rejsen i regi af en af UFM, også rejser for f.eks. din hovedarbejdsgiver, så bør rejsens udgifter splittes mellem de to parter.
Private ledsagere
Du kan ikke få refunderet merudgifter til en privat ledsager. Såfremt en privat ledsager deltager i rejsen, refunderer UFM alene udgifter relateret til den person, der udfører et arbejde i UFMs regi. Det betyder eksempelvis, at du kun kan få refunderet hoteludgifter svarende til et enkeltværelse. UFM kan ikke bestille rejser til private ledsagere.
Valg af rejseform og kørsel i egen bil
Ved valg af transportmiddel skal du tage hensyn til, hvad der er mest hensigtsmæssigt og økonomisk for UFM. Udgangspunktet er derfor, at du skal vælge offentlig transport. UFM kan tillade, at du anvender privat transportmiddel, hvis det ud fra en samlet betragtning er det mest hensigtsmæssige og økonomiske at gøre. Dvs. at du som udgangspunkt maksimalt kan få refunderet de udgifter, som du ville have haft ved valg af offentlig transportmiddel.
Udgifter til taxikørsel kan dækkes i forbindelse med tjenesterejsen, når offentlig transport ikke er hensigtsmæssig.
Kørsel i egen bil er skattepligtig, og vil blive indberettet til SKAT som B-indkomst.
Bestilling
Rejsebestillinger sendes til rejser@ufm.dk. Når vi modtager bestillingen vil vi sende dig et forslag til rejsen, men du er naturligvis også velkommen til selv at komme med forslag.
Flyrejser
Kan bestilles via UFMs rejsecenter. Rejser skal så vidt muligt bestilles 3 uger inden afrejse. Der bestilles på økonomiklasse. Hjemrejsen kan bestilles som fleksibel billet, hvis der er behov for det. Hvis du vælger selv at bestille din flybillet, skal du kontakte UFMs rejsecenter, for at få oplyst det beløb som kan refunderes, inden du bestiller billetten.
Togrejser
Kan bestilles via UFMs rejsecenter. Som udgangspunkt skal du rejse på standard. Såfremt du skal arbejde på togrejsen, tillades det, at du rejser på DSB 1’. Togbilletter skal bestilles minimum 2 hverdage før afrejse. Oplys hvilket ID du vil vise i toget (kørekort, pas, kreditkort med oplysning om de sidste 4 cifre i kortnummeret samt hvilken type kreditkort der er tale om).
Hotelbestilling i ind- og udland
Kan bestilles via UFMs rejsecenter.
Ved bestilling af hotel i Danmark skal UFM, som statslige institutioner, benytte den statslige rammeaftale til bestilling af hotelophold i Danmark.
Ved bestilling af hotel i Danmark via rejsecenteret betales værelset på faktura af UFM.
Ved bestilling af hotel i udlandet, må du selv bestemme hvilket hotel der skal benyttes. UFM kan dog kun refundere det beløb der svarer til hoteldispositionsbeløbet, som findes i det til enhver tid gældende satsreguleringscirkulære.
Hotelværelse i udlandet skal som udgangspunkt altid betales ved afrejse.
Rejsedokumenter
Når rejsecenteret har foretaget din rejsebestilling, vil du modtage dine rejsedokumenter på følgende måder:
- Flybilletter er elektroniske billetter, og bliver sendt på e-mail.
- Hotelreservationer bliver sendt på e-mail.
- Togbilletter i Danmark er print selv billetter og bliver sendt på e-mail.
- Togbilletter i udlandet er print selv billetter og bliver sendt på e-mail.
Når du modtager din rejseplan/billet bedes du tjekke at alt stemmer overens med det ønskede.
Rejseændringer og annulleringer
Ved ændring eller annullering af din rejse inden afrejse, skal du kontakte rejsecenteret på tlf. 7231 8414 eller rejser@ufm.dk. Ved ændring eller annullering under rejsen kan du kontakte rejsecenteret i åbningstiden. Udenfor rejsecenterets åbningstid kontaktes CWT 24 timers service på tlf. 3363 7777. Rejsecenteret skal altid have besked om din ændring eller annullering, samt begrundelse herfor.
Udgifter til måltider
UFM kan refundere rimelige merudgifter til måltider. Rimelige merudgifter svarer til den gældende time- og dagpengesats.
Betaling med MobilePay
Betaling må gerne ske via Mobile Pay, du skal blot sikre dig at du kan få en kvittering for købet. Det vil sige at der er samme krav til dokumentation, som når man betaler kontant eller med kreditkort.
Rejseafregning
Rejseafregningen skal sendes senest 14 dage efter rejsen er afsluttet til UFMs rejsecenter på rejser@ufm.dk med følgende oplysninger og bilag:
- Hvis der skal refunderes udlæg, skal invitation/dagsorden, kvitteringer og evt. øvrige bilag, scannes og vedhæftes i en e-mail til rejser@ufm.dk. Der er ikke behov for originalbilag.
- Såfremt dit ansættelsessted har lagt ud for rejseudgifter, skal der sendes en elektronisk faktura til den institution der er rejst for.
Rejsecenteret bestræber sig på, at færdigbehandle afregninger senest 14 dage efter, at afregningen er modtaget i rejsecenteret. Efterfølgende vil du modtage en e-mail med dokumentation for, hvad der er udbetalt. Det bemærkes at du ikke har ret til at få samme udlæg refunderet flere steder.
Refusion af rejseudgifter i udenlandsk valuta
Rejseudgifter, der refunderes i udenlandsk valuta, udbetales til dagskurs. UFM dækker ikke en eventuel kursdifference. Såfremt den udenlandske modtagerbank beregner et gebyr for at modtage valutabeløbet, dækker UFM ikke dette gebyr. Gebyrer i modtagerbanken kan afvige fra land til land.
Udgifter som ikke refunderes
- Aviser
- Spiritus
- Drikkepenge
- Bøder
Kontakt til UFMs rejsecenter
E-mail: rejser@ufm.dk Tlf.: 7231 8414
Åbningstider: mandag - torsdag 09:00-15:00 og fredag 09:00-14:00