Juni 2022

I dette nyhedsbrev orienteres der om afklaringer på konkrete spørgsmål, samt status på igangværende arbejder. Indhold: (klik for at gå direkte til emne)

Spørgsmål vedrørende kontering
- Fordelingsarter
- Kontering af over/underskud på indtægtsdækket virksomhed
- Specialpædagogisk støtte (SPS) 
- Administrationsbidrag/overhead/kontering

Kontoplanens understøttelse af årsrapporten
- Tilretning af indberetningsfiler og kontorskemaer for 2022
- Artskonti til statstilskud
- Anvendelse af konto 33.10/43.10

Enhedsomkostninger og delformål
- Model for beregning af enhedsomkostninger for uddannelse
- Fordeling til delformål under formål 2-5

I er som altid velkomne til at skrive til os, hvis I har spørgsmål eller bemærkninger til nyhedsbrevet. Hvis I har spørgsmål vedrørende den fælles kontoplan, kan I skrive til faelleskontoplan@ufm.dk. Hvis I har spørgsmål til årsrapporter mv., kan I skrive til institution.regnskab@ufm.dk. 

Vi ønsker jer en rigtig god sommer!

Spørgsmål vedrørende kontering

Fordelingsarter

Der har særligt fra universiteterne været spørgsmål til anvendelsen af fordelingsarterne i statens kontoplan. UFS har derfor efter dialog med universiteterne valgt at præcisere anvendelsen i konterings- og fordelingsvejledningen for 2023.

Begrebet fordelingsarter dækker:

• 18.07 Interne omposteringer af indirekte lønomkostninger, når det er mellem delregnskaber
• 18.08 Interne omposteringer af lønomkostninger, når det er inden for delregnskabet, men mellem øvrige underliggende dimensioner
• 18.09 Modkonto til konto 18.08 ”Interne lønomkostninger”
• 22.07 Interne omposteringer af indirekte driftsomkostninger, når det er mellem delregnskaber
• 22.08 Interne omposteringer af omkostninger, når det er inden for delregnskabet, men mellem øvrige underliggende dimensioner
• 22.09 modkonto til 22.08 ”Interne omkostninger”

Der skelnes således mellem

• 18.07/22.07 bruges ved ompostering af indirekte omkostninger mellem delregnskaber
• 18.08/18.09 og 22.08/22.09 bruges ved ompostering af omkostninger mellem øvrige dimensioner

Fordelingsarterne fastholdes i deres nuværende form, og UFS stiller ikke krav til underopdeling af fordelingsarterne. Institutionerne kan frit udfolde kontiene på 5. og 6. ciffer for at opnå den interne styringsfleksibilitet. 

Kontering af over/underskud på indtægtsdækket virksomhed

I forbindelse med årsrapportprocessen har der været spurgt til kontering af over/underskud på indtægtsdækket virksomhed. UFS har derfor været i dialog med Økonomistyrelsen (ØS) og fået præciseret reglerne.

ØS understreger, at det ikke er meningen, at man løbende/periodisk flytter overskud fra delregnskab 90 til delregnskab 10. Meningen er, at overskud på delregnskab 90 kan modsvares af et tilsvarende merforbrug/underskud på delregnskab 10.

Ved at bevare overskuddet på delregnskab 90/IDV kan det akkumulerede resultat løbende følges i regnskabet. Institutioner, der har haft en anden praksis – eller først har oprettet særskilte delregnskaber i forbindelse med indførelsen af den fælles kontoplan – kan med fordel foretage en omkontering af det akkumulerede overskud ultimo 2021, således at det samlede akkumulerede resultat kan opgøres på de relevante delregnskaber.

Dette betyder også, at UFS skal anbefale, at institutionerne styringsmæssigt opfatter delregnskab 10 og 90 under ét, så eksempelvis et internt krav om balance i budget eller forbrug gælder de to delregnskaber under ét. Konterings- og fordelingsvejledningen for 2023 samt vejledningen om årsrapportskabelonen for 2022 vil blive tilpasset, så de afspejler ovenstående.

Specialpædagogisk støtte (SPS)

Af konterings- og fordelingsvejledningen for 2022 fremgår, at SPS skal håndteres i balancen. UFS har undersøgt håndteringen af SPS i praksis og har på den baggrund nu udarbejdet en konkret anbefaling til kontering. Nedenfor er angivet de to scenarier med tilhørende proces og kontering.

Udlæg til udstyr

1. Efter godkendelse af bevilling indkøbes udstyret
2. Faktura modtages fra leverandør
3. Leverandøren betales
4. Bevilling modtages og bogføres

UFS anbefaler at anvende konto 61.50 (foretagne udlæg), da der er tale om udbetaling for et udlæg jf. ØAV’en, og at kontoen kan omfatte både udlæg fra egen organisation og fra samhandelspartnere.

Refusion af timer

Refusion af timer håndteres på konto 61.70 (Mellemregningskonto - interne debitorer) og bogføres som et tilgodehavende ved indsendelse af tidsregistrering til Styrelsen for Uddannelse og Kvalitet (STUK). Nedenstående er forslag til proces og kontering.

1. Efter godkendelse af timegrundlag for bevillingen igangsættes aktiviteten
2. Løn udbetales løbende til underviser
3. Ved indsendelse af faktisk timeforbrug til STUK registreres værdien af refusionen som tilgodehavende
4. Refusion modtages og bogføres

Administrationsbidrag/overhead/kontering

Det har på erfa-møder i foråret været drøftet med universiteterne, hvordan overhead bør konteres. På baggrund af disse drøftelser har styrelsen konkluderet følgende:

Bogføringen af det kontraktuelle overhead, uanset om det er procentuelt, et beløb eller begge dele, sker som en kontering i delregnskab 95 og delregnskab 10 med anvendelse af kontoparret 33.10/43.10, jf. bl.a. Vejledning om eksternt finansierede projekter.

Øvrige faglige projektomkostninger konteres som internt køb på 22.07 og delregnskab 95 og internt salg på 22.07 og delregnskab 10.

Kontoplanens understøttelse af årsrapporten

Tilretning af indberetningsfiler og kontorskemaer for 2022

Styrelsen har foretaget en gennemgang af årsrapportmaterialet for 2021 og de gode input, som institutionerne har meldt ind efter at have anvendt indberetningsfilerne. Der udarbejdes justerede indberetningsfiler, der sendes i høring i løbet af efteråret.

Der udarbejdes ligeledes et nyt kontoskema, hvor resultatopgørelsen og alle noter findes i samme kontoskema. Herudover udarbejdes et nyt kontoskema til pengestrømsopgørelsen.

Artskonti til statstilskud

Der har med udarbejdelsen af årsrapporten for 2021 været institutioner, der har oplevet udfordringer med note 1 om statstilskud.

Styrelsen har på den baggrund taget initiativ til at få angivet et notelinjenummer til note 1 i resultatopgørelsen på posteringslisten, der kan hentes på Brevportalen (erhvervsakademier, professionshøjskoler og maritime professionsbacheloruddannelser), således at institutionerne nemmere kan opstille noten. Arbejdet pågår fortsat, og det forventes færdiggjort i løbet af efteråret.

Tilsvarende vil styrelsen i forbindelse med udmelding af årets faktiske tilskud til universiteterne angive tilskuddenes placering i note 1.

Samtidig udmeldes det, at kontoskemaerne for 2022 tilrettes med følgende finanskontointervaller:

• 10110xxx (Uddannelsestilskud, heltidsuddannelse)
• 10111xxx (Uddannelsestilskud, deltidsuddannelse/åben udd.)
• 10112xxx (Uddannelsestilskud fra BUVM)
• 10113xxx (Tilskud til øvrige formål)
• 10114xxx (Tilskud til forskning og udvikling)
• 10115xxx (Tilskud til forskningsbaseret myndighedsbetjening)
• 10116xxx (Tilskud til kostafdeling)
• 10117xxx (Særlige tilskud)

Hvis disse oprettes i Navision Stat, vil kontoskemaerne kunne anvendes uden tilretninger. Hvis der anvendes andre konti, skal kontoskemaet tilrettes lokalt.

Anvendelse af konto 33.10/43.10

Flere institutioner har spurgt til håndteringen af ”administrationsbidrag” (interne overførsler på artskonto 3310/4310) i forbindelse med opstillingen af årsrapporten.

For 2022 er løsningen – efter drøftelse med Økonomistyrelsen – at 33.10 og 43.10 ikke indgår i årsrapportopstillingen for de selvejende institutioner. De skal dog fortsat indgå i opgørelsen af de enkelte delregnskaber. Herved vil både resultatopgørelsen og de enkelte delregnskaber blive korrekte, mens summen af hhv. omkostninger og indtægter på tværs af delregnskaber vil overstige de samlede omkostninger og indtægter i resultatopgørelsen. Denne løsning vil blive indarbejdet i vejledningsmaterialet om årsrapporten for 2022.

Styrelsen er i dialog med Økonomistyrelsen om en eventuel ændring af konteringen af overhead og administrationsbidrag. Den aktuelle konteringsform øger kunstigt omsætningen, når man betragter resultatopgørelsen på tværs af delregnskaber, mens de enkelte delregnskaber er korrekte.

Et eventuel fremtidig ændring vil blive meldt i god tid forud for regnskabsåret, hvor den måtte gælde fra.

Enhedsomkostninger og delformål

Model for beregning af enhedsomkostninger for uddannelse

UFS har i foråret arbejdet med at beskrive en model til beregning af enhedsomkostninger for enkeltuddannelser. Arbejdet har bl.a. bestået i at mødes med de videregående uddannelsesinstitutioner i forskellige fora, hvor vi har modtaget mange gode input til modellen.

Modellen drøftes med det stående udvalg for den fælles kontoplan og kommer i høring ved institutionerne efter sommerferien. Den publiceres sammen med konterings- og fordelingsvejledningen den 1. oktober 2022.

Styrelsen arbejder derudover med at beskrive en metode for fordeling af formål 6 (generelle fællesomkostninger) og 7 (bygninger og bygningsdrift). Metoden vil blive lagt på hjemmesiden og drøftet i erfa-grupperne for den fælles kontoplan efter sommeren. Den forventes ligeledes at blive publiceret sammen med konterings- og fordelingsvejledningen den 1. oktober 2022.

Fordeling til delformål under formål 2-5

UFS har udarbejdet en beskrivelse for opgørelse af og fordeling til delformål under formål 2-5. Beskrivelsen vil blive indarbejdet i konterings- og fordelingsvejledningen for 2023. Der udarbejdes en særskilt skabelon for opgørelse af omkostninger på delformål, samt informationer, som knytter sig til indrapportering af enhedsomkostninger for uddannelse. Der vil blive oprettet en hjemmeside, hvor skabelonerne placeres, så de kan hentes ned.

• Det nye afsnit samt en foreløbig indberetningsskabelon kan findes på hjemmesiden for regnskab og rapportering

Beskrivelsen skal anvendes i foråret 2023 for regnskabsåret 2022, som vil fungere som pilotår for opgørelse af omkostninger på delformål.