Indhold
- Pilotimplementering nærmer sig
- Implementeringsbølge 1 og 2
- Virtuelle esas-fremvisninger for alle interesserede
- Erfaringsudveksling på tværs - nyt implementeringsforum
- Udviklingsarbejdet fortsætter
- Kort nyt – ny projektleder og verifikation af 3. partsintegrationer
Pilotimplementering nærmer sig
Implementeringen af esas og nemStudie på pilotinstitutionerne VIA, Cphbusiness og SIMAC nærmer sig her på den anden side af sommerferien. Systemet udrulles efter planen på pilotinstitutionerne i oktober måned med go-live den 19. oktober og konvertering i weekenden før - den 16.-18. oktober.
Pilot-uddannelsesforløbet er på plads og afprøvet på SIU’s forretningsspecialister samt repræsentanter fra pilotinstitutionerne. Og om halvanden uge begynder de første studieadministrative medarbejdere fra VIA på uddannelsesforløbet.
Både på institutionerne og i esas-projektet arbejdes der intenst med at gøre klar til udrulningen. Frem mod sommerferien har der været kørt flere prøvekonverteringer af pilotinstitutionernes data, og i uge 36-37 er der generalprøve på konverteringen. Generalprøven afrundes med et fællesmøde for pilotinstitutionernes implementeringsansvarlige. De sidste detaljer med tidsfastsættelse af de konkrete aktiviteter i forbindelse med selve udrulningen er også ved at falde på plads.
I løbet af de næste to uger – nærmere bestemt den 17.-19. og 27.-28. august - afholdes accepttest af pilotversionen (vers. 1.1) af esas og nemStudie. I testen deltager repræsentanter fra pilotinstitutionerne samt repræsentanter for de øvrige implementeringsbølger. Resultatet af accepttesten fremlægges til godkendelse i styregrupperne i midten af september, inden løsningen udrulles.
Implementeringsbølge 1 og 2
Til februar næste år kommer turen til institutionerne i implementeringsbølge 1 og til efteråret i implementeringsbølge 2. Den overordnede uddannelsesplan for institutionerne i forårets implementeringsbølge er allerede godt på plads, og erfaringerne fra pilotimplementeringen vil løbende blive indarbejdet i dokumentation, uddannelseskoncept mm.
Mange af institutionerne er nu også i gang med at rydde op i SIS, så data kommer bedst muligt over i esas, og oprydningsarbejdet efter konverteringen mindskes. Til brug for arbejdet har esas-projektet lavet en oversigt over, hvilke områder der med fordel kan klargøres og opryddes. Oversigten er tilgængelig for alle institutioners implementeringsansvarlige og opdateres bl.a. med erfaringer fra den kommende generalprøve på pilotkonverteringen. For pilotinstitutionerne er oversigten en del af den detaljerede udrulningsdrejebog.
Virtuelle esas-fremvisninger for alle interesserede
Sidste efterår deltog over 600 kommende brugere fra erhvervsakademier, professionshøjskoler og de maritime uddannelsesinstitutioner på et landsdækkende roadshow, hvor esas blev vist frem i en tidlig udgave.
En del er sket siden da, nu hvor løsningen er klar til pilotimplementering. Derfor afholdes en række nye fremvisninger af esas og nemStudie – den første på torsdag den 20. august.
Denne gang afholdes fremvisningerne virtuelt over Zoom og er delt op efter temaer. Hver tema-fremvisning varer ca. 1 ½ time og bliver optaget, så alle fremvisningerne efterfølgende kan ses eller genses via esas-projektets hjemmeside.
Fremvisningerne er for alle - såvel studieadministrative medarbejdere som it-medarbejdere og lokale ledelser. Invitationer er netop udsendt til institutionernes implementeringsansvarlige, som står for videreformidlingen lokalt.
Erfaringsudveksling på tværs - fælles implementeringsforum
Et fælles implementeringsforum for alle institutioners implementeringsansvarlige er nu ved at se dagens lys. Forummet har til formål at skabe et rum for drøftelse og erfaringsudveksling på tværs af institutionerne om implementering af esas. Her kan blandt andet drøftes udfordringer og gode idéer til klargøring af data i SIS, den dybere forståelse af esas’ struktur, opbygning af dashboards, avanceret søgning og rapporter etc.
Der er opstartsmøde den 21. august, og planen er, at forummet mødes virtuelt en time hver 14. dag. Invitationer er udsendt til de implementeringsansvarlige.
Udviklingsarbejdet fortsætter
Sideløbende med pilotimplementeringen af esas og nemStudie, arbejdes der videre med udviklingen af version 1.2 af esas og nemStudie, som efter en versionstest forventes klar til drift i december 2020. Version 1.2 indeholder blandt andet den funktionalitet, som skal bruges til STÅ-indberetning og optagelse.
Den 20. august mødes projektets Change Advisory Board (CAB) for at prioritere de fremadrettede videreudviklingsbehov efter version 1.2.
Kort Nyt
Justeringer i projektorganisationen
Pr. 1. september 2020 starter Katja Ring Johansen som projektleder i esas-projektet, hvor hun sammen med Ebba Ehlers vil varetage SIU’s projektledelse. Katja kommer fra en stilling som projekt- og portefølgemanager på NEXT Uddannelse København.
Verifikation af 3. partsintegrationer
Til brug for verificering af 3. partsintegrationer op imod esas blev der den 1. juli konverteret en kopi af SIS-data ind i præprod-miljøet, hvor adgangsstyringen svarer til det endelige produktionsmiljø. De konverterede data ligger i præprod-miljøet frem til den 30. august. Arbejdet med 3. parts integrationer og verificering drøftes løbende på de tekniske workshops for institutionernes teknisk ansvarlige.