Gå til indhold

Maj 2019: Sidste udviklingsfase i gang

Udviklingen af esas er nu i den sidste fase, og der er gang i en lang række aktiviteter på både implementerings-, udviklings- og testsiden, bl.a. er slutbrugere nu i gang med at teste. Den samlede tidsplan for esas er netop blevet justeret og forlænget med cirka en måned - læs mere om detaljerne her

Handlingsplan skal føre esas godt i mål

Udviklingen af esas er nu inde i fjerde og sidste udviklingsfase (”delleverance 4”). I den seneste periode har udviklingsarbejdet været præget af en stadig stigende kompleksitet og både udviklingen og de detaljerede forretningsafklaringer har taget længere tid end først forventet.

Som udmeldt til institutionerne lige omkring påske, har projektet derfor vurderet, at der er behov for mere tid til udvikling og test for at komme tilfredsstillende i mål med esas. På baggrund af en grundig analyse er der udarbejdet en handlingsplan, som er drøftet i esas’ leverancestyregruppe og godkendt på styregruppemøde den 26. april.

Ekstra udviklingstid og flere tests
Handlingsplanen indeholder en udvidelse af udviklingsfasen med to ekstra ’sprints’ og dermed også en justering af tidsplanen for implementering. Hertil kommer en forøgelse af ressourcerne både på udviklings- og forretningssiden af projektet samt en forstærket testindsats. Den forstærkede testindsats vil blandt andet bestå i ekstra slutbrugertests. Læs mere om slutbrugertestene senere i nyhedsbrevet.

Fokus på de centrale forretningsmæssige målsætninger
Det har været vigtigt at skabe en robust plan, der bringer esas godt i mål ud fra projektets grundlæggende målsætninger om at udvikle en løsning, der i første version dækker hele årshjulet og indfrier de centrale forretningsmæssige krav om blandt andet automatisering, effektivisering af arbejdsgange, brugervenlighed, høj datakvalitet og selvbetjeningsfunktionalitet. Ønsker til funktionalitet, der rækker ud over kravene, og som ikke udvikles til første version af esas, vil indgå i forbindelse med videreudviklingsplanerne. Planlægningen af videreudvikling sker i samarbejde med PO-gruppen, der består af forretningsrepræsentanter fra uddannelsesinstitutionerne.

Justering af tidsplan for implementering

Med udvidelsen af esas’ udviklingsfase ser den justerede tidsplan således ud:

Justeret tidsplan (klik for større billede)
Justeret tidsplan (klik for større billede)

For implementeringen betyder det, at:

  • Pilotudrulningen justeres ca. 3 måneder med go-live 1. februar 2020
  • Udrulningsbølge 1 udskydes ca. 2 måneder med go-live primo april 2020
  • Udrulningsbølge 2 udskydes til efteråret 2020 og kombineres med udrulningsbølge 3

Selvom udviklingsfasen udvides med cirka to måneder, vil den samlede udvidelse af esas-projektet alt i alt kun ligge på cirka en måned, blandt andet fordi udrulningsbølgerne 2 og 3 placeres tættere på hinanden.

I justeringen af tidsplanen har projektet taget så meget som muligt hensyn til institutionernes årshjul. Samtidig giver tidsplanen ekstra tid til institutionernes behov for mere omfattende tests og kvalitetssikring af de mest udbredte lokale tredjepartsintegrationer.

Drøftelser om den detaljerede planlægning
Den detaljerede planlægning af udrulningen, herunder håndtering af optagelse, vil foregå i tæt samarbejde med de enkelte institutioner i god tid inden implementering.

For pilotinstitutionerne blev den justerede tidsplan drøftet på deres fælles implementeringsmøde den 29. april, og drøftelserne fortsætter mellem projektet og de enkelte pilotinstitutioner.

For 1. udrulningsbølge vil den detaljerede planlægning blive drøftet på et fælles implementeringsmøde den 22. maj 2019. For 2. og 3. udrulningsbølge planlægges et fælles implementeringsmøde til efteråret. Her vil den detaljerede planlægning også blive drøftet, herunder de konkrete go-live datoer, som ikke er fastlagt endnu.

Studieadministrative medarbejdere tester

esas er nu så langt i udviklingen, at det giver mening at teste udvalgte dele af systemet hos dem, der til dagligt skal arbejde med esas. Siden starten af april har omkring 50 studieadministrative medarbejdere fra forskellige institutioner derfor deltaget i en række slutbrugertests, som afholdes på Teknologisk Institut i Høje Taastrup.

Billede fra slutbrugertest af esas
Billede fra slutbrugertest af esas

Slutbrugertestene er en anden type test end de mere ’tekniske’ tests, der udføres hele vejen igennem udviklingsforløbet. I slutbrugertestene testes det selvfølgelig, om de funktioner, der forventes at virke, virker. Men i endnu højere grad er der fokus på, om testpersonerne kan løse deres opgaver og bliver hjulpet godt på vej i arbejdet. Input fra dagene bruges derfor både til eventuel fejlretning og til for eksempel tilpasning af arbejdsflowet i systemet, samt som input til den kommende uddannelse.

Trods udfordringer med testdata, som der arbejdes på at løse, har dagene været meget udbytterige for projektet med brugbar feedback og forslag til tilpasninger, som vil blive inddraget i den videre proces. Meldingen fra testdeltagerne har også generelt været, at esas ser godt ud indtil videre, og at man glæder sig til at tage esas i brug.

Foreløbig er der planlagt yderligere to slutbrugertests på denne side af sommerferien og flere til efteråret. Det er institutionerne, der står for udpegning af testpersoner ud fra medarbejdernes opgavesammensætning i forhold til testområdet (fx ’uddannelsesstrukturer’ eller ’optagelse’) og ud fra et kriterie om, at man ikke har kendskab til esas på forhånd.

esas-selvbetjening tager form

Som nævnt i sidste nyhedsbrev bliver esas på opfordring af de deltagende institutioner udvidet med en selvbetjeningsfunktionalitet. esas-selvbetjeningen vil i første version komme til at understøtte aktiviteter relateret både til ansøgere og studerende. 

For ansøgere kan selvbetjeningsfunktionaliteten sammenlignes med kendte uddannelsesportaler som fx optagelse.dk. Ansøgerne vil som i dag udforske uddannelsestilbud og finde markedsføringsmaterialer på institutionernes hjemmesider, ug.dk, jobcentre, hos studievejledere mm.

Når ansøgerne har besluttet sig for at ansøge (på et område, der ikke håndteres af optagelse.dk), ledes de fra institutionernes hjemmesider hen til esas-selvbetjeningen, hvor de vil kunne udfylde en formular og indsende deres ansøgninger.

Uddannelsesinstitutionerne vil have flere muligheder for linkbaserede integrationer mellem egne hjemmesider og selvbetjeningsfunktionaliteten. Projektet er blandt andet i dialog med repræsentanter fra institutionernes kommunikationsafdelinger om de forskellige muligheder for den gode ansøgningsrejse mellem institutionshjemmesider og esas-selvbetjeningen.

Efter ansøgning kan ansøgerne også følge status på deres ansøgninger, supplere dem og kommunikere med studieadministrationen via selvbetjeningsfunktionaliteten.

Allerede indskrevne studerende vil typisk møde esas-selvbetjeningen via institutionernes eksisterende studieportaler, intranet el.lign. Herfra kan der linkes til specifikke funktionaliteter – fx valgfagstilmelding eller karakterudskrift. Projektet er i den forbindelse i dialog med institutionerne blandt andet om mulighederne for single sign-on.

esas-selvbetjeningen indgår som et spor i esas-projektet og følger samme tidsplan ift. implementering på institutionerne. Første udviklings’sprint’ af esas-selvbetjeningen er netop ved at være afsluttet. Den resterende del af udviklingen tilpasses den justerede tidsplan for esas, så delleverancerne følger hinanden.

Implementeringshåndbog til alle institutioner

Kort før påske fik uddannelsesinstitutionernes implementeringsansvarlige adgang til esas’ implementeringshåndbog.

Implementeringshåndbogen gennemgår de overordnede temaer, som institutionerne skal forholde sig til i forberedelsen af overgangen til esas. Det gælder for eksempel oprydning af data og overblik over relevante lokale tredjepartssystemer – opgaver som institutionerne uanset udrulningsbølge allerede nu kan gå i gang med. Implementeringshåndbogen suppleres af et spørgeskema, der kan understøtte arbejdet med at skabe overblik i forhold til datakonvertering.

Materialerne ligger på esas' ’Toolkit’, som alle implementeringsansvarlige har fået adgang til. 


Hvor finder du mere information om esas?

Søger du mere information om esas, kan du finde det via:

Du kan også kontakte dine lokale repræsentanter i projektet:

Om implementering og lokale forberedelser:

Om projektet generelt, planer og organisering:

Uddannelsesinstitutionernes implementeringsansvarlige har desuden specialadgang til projektets Toolkit og kan kontakte projektgruppen på esas-implementering@ufm.dk.


 

Handlinger tilknyttet webside

Senest opdateret 04. august 2020