Styrelsen modtager henvendelser fra borgere om mange forskellige forhold vedrørende uddannelse, forskning mv., herunder ofte om forhold som vedrører de personer, der kontakter styrelsen. Der behandles personoplysninger med henblik på at besvare henvendelserne.
Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne besvare den konkrete henvendelse.
Retsgrundlaget for styrelsens besvarelse af henvendelser fra borgere er i mange tilfælde uskrevne retsgrundsætninger og principper for god forvaltningsskik, hvorefter styrelsen som udgangspunkt skal vejlede eller i øvrigt besvare henvendelser, som rettes til styrelsen. En vejledningsforpligtelse følger i afgørelsessager derudover af forvaltningslovens § 7, når henvendelsen vedrører spørgsmål inden for myndighedens område.
Kategorier af registrerede personer
Styrelsen behandler personoplysninger om den person, der henvender sig. Afhængigt af den konkrete henvendelse kan der også behandles oplysninger om bipersoner. Kategorier af personoplysninger
Styrelsen behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig med henblik på at kunne besvare henvendelsen.
Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger med henblik på at besvare henvendelsen, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen. Der vil ofte være tale om almindelige oplysninger, men afhængigt af henvendelsen kan der også være tale om følsomme oplysninger.
Videregivelse af personoplysninger
Styrelsen videregiver nogle gange personoplysninger til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement med henblik på faglig sparring. Derudover videregives personoplysningerne nogle gange til de relevante uddannelsesinstitutioner med det formål at oplyse en sag. Uddannelses og Forskningsministeriets databeskyttelsesrådgiver tilsvarende kan kontaktes som anført under ’generel information’.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger stammer normalt fra den person, der henvender sig til styrelsen.
Opbevaring af dine personoplysninger
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevarer styrelsen en kopi i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i styrelsen.