Nævnet modtager henvendelser fra borgere om mange forskellige forhold vedrørende nævnets arbejde., herunder ofte om forhold som vedrører de pågældende borgeres egne forhold. Der behandles personoplysninger med henblik på at besvare henvendelserne.
Formålet med og retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne besvare den konkrete henvendelse.
Retsgrundlaget for nævnets besvarelse af henvendelser fra borgere er i mange tilfælde uskrevne retsgrundsætninger og principper for god forvaltningsskik, hvorefter nævnet som udgangspunkt skal vejlede eller i øvrigt besvare henvendelser, som rettes til nævnet. En vejledningsforpligtelse følger i afgørelsessager derudover af forvaltningslovens § 7, når henvendelsen vedrører spørgsmål inden for myndighedens område.
Kategorier af registrerede personer
Nævnet behandler personoplysninger om den person, der henvender sig. Afhængigt af den konkrete henvendelse kan der også behandles oplysninger om bipersoner.
Kategorier af personoplysninger
Nævnet behandler kontaktoplysninger på den person, der henvender sig med henblik på at kunne besvare henvendelsen.
Det kan også være nødvendigt at behandle andre personoplysninger med henblik på at besvare henvendelsen, typisk hvis sådanne oplysninger er nævnt i henvendelsen.
Videregivelse af personoplysninger
Nævnet videregiver nogle gange personoplysningerne til de relevante uddannelsesinstitutioner med det formål at oplyse en sag.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger stammer normalt fra den person, der henvender sig til nævnet.
Opbevaring af personoplysninger
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevarer nævnet en kopi i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode.