Fælles bindende retningslinjer for bevillingsfunktionen i Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd
Gældende fra 1. januar 2011
Af lov om forskningsrådgivning m.v., jf. lovbekendtgørelse nr. 1064 af 6. september 2010, følger, at bestyrelserne for Det Frie Forskningsråd og for Det Strategiske Forskningsråd skal udarbejde - og indbyrdes koordinere - udformningen af retningslinjer for tildelingen af bevillinger til forskning, jf. nærmere lovens § 9 a, stk. 2, og § 19 a, stk. 2.
Retningslinjerne, der er bindende for Det Frie Forskningsråds faglige forskningsråd og for Det Strategiske Forskningsråds programkomiteer m.v., udstedes inden for rammerne af bekendtgørelse nr. 1620 af 15. december 2010.
Formålet med at fastsætte fælles, bindende retningslinjer for bevillingsfunktionen er at sikre ansøgere en ensartet behandling i de to råd i overensstemmelse med forvaltningsretlige principper. Retningslinjerne skal derudover særligt sikre, at bevillinger tildeles efter ansøgning på baggrund af offentliggjorte kriterier, og at den faglige bedømmelse af ansøgninger varetages under relevant inddragelse af eksterne bedømmere.
I det følgende er anvendt følgende ord som samlende betegnelser:
"Råd" som betegnelse for Det Frie Forskningsråd (DFF) og Det Strategiske Forskningsråd (DSF)
"Faglige forskningsråd/programkomiteer" som betegnelse for alle ansøgningsbehandlende organer, der beskæftiger sig med bevillingsfunktion under Det Frie Forskningsråd (DFF) og Det Strategiske Forskningsråd (DSF)
"Medlemmer" som betegnelse for alle medlemmer af ansøgningsbehandlende organer
"Bestyrelserne" som betegnelse for Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd.
Disse retningslinjer er som anført i overskriften gældende fra 1. januar 2011.
Samtidig ophæves ”Fælles bindende retningslinjer for fondsfunktionen i Det Frie Forskningsråd, Det Strategiske Forskningsråd og Koordinationsudvalget for Forskning”, som senest blev revideret 27. maj 2009.
1. Opslag
Ansøgninger indkaldes ved offentlige opslag, medmindre andet er bestemt politisk i forbindelse med de årlige finanslove eller konkret ved et aktstykke. Opslag offentliggøres på de faglige forskningsråd/programkomiteernes hjemmeside (dvs. Forsknings- og Innovationsstyrelsens hjemmeside).
I opslaget redegøres der bl.a. for:
- Formålet
- Finansierende parter
- Eventuel varighed og økonomiske rammer
- Programmets faglige indhold
- Virkemidler
- Hvem der kan søge
- Kriterier for bedømmelse af ansøgninger, herunder faglige, økonomiske og organisatoriske bevillingsforudsætninger
- Procedure for bedømmelse af ansøgninger, herunder hvornår svar på ansøgningen kan forventes og på hvilken måde, der indgår anvendelse af eksterne bedømmere
- Eventuelle særlige krav vedr. projektgennemførsel, opfølgning og evaluering
- Eventuelle særlige krav vedrørende formidling af forskningsresultater
- Eventuelt krav om, at ansøgningen udformes på engelsk, f.eks. af hensyn til anvendelse af udenlandske bedømmere
- Hvilken (digital) ansøgningsblanket, der skal anvendes
- Nærmere krav til udformning og indhold af ansøgningen og bilag, herunder krav til omfang
- Ansøgningsfrist (normalt ikke tidligere end 1½ måned efter offentliggørelsen af opslaget)
- Angivelse af at manglende overholdelse af nærmere angivne formkrav eller en tidsfrist kan medføre afvisning af ansøgningen uden realitetsbehandling
- Kontaktoplysninger i sekretariatet
Annoncering af opslag
Som supplement til opslaget på hjemmesiden kan der indrykkes en kortfattet annonce i udvalgte aviser og/eller fagblade, herunder aviser og/eller fagblade i Færøerne og Grønland. I annoncen anføres, hvor mange midler der udbydes, ansøgningsfristen samt henvisning til, at opslaget kan læses på hjemmesiden. Opslaget annonceres desuden via hjemmesidens abonnementsservice.
Ansøgning
De faglige forskningsråd og programkomiteerne skal som udgangspunkt anvende én fælles digital ansøgningsplatform.
Interessetilkendegivelser/prækvalifikation
De faglige forskningsråd og programkomiteerne kan beslutte, at en ansøgningsrunde indledes ved at indkalde interessetilkendegivelser (fase 1 ansøgninger). På baggrund af interessetilkendegivelserne (fase 1 ansøgningerne) opfordres et (typisk mindre) antal ansøgere herefter til at udarbejde en endelig ansøgning.
Interessetilkendegivelser kan især anvendes, når særlige forhold taler herfor, f.eks. når der forventes et stort antal ansøgninger, og/eller der stilles så store krav til endelige ansøgninger, at det vil være urimeligt at opfordre et større antal forskergrupper til at udarbejde sådanne i første omgang med henblik på endelig afgørelse i én behandlingsrunde.
2. Modtagelse af ansøgningen
Sekretariatet registrerer hurtigst muligt ansøgningen i Forsknings- og Innovationsstyrelsens system for sagsstyring. Ansøgeren modtager en kvittering for modtagelsen af ansøgningen.
3. Behandling af ansøgningen
Ansøgninger, der ikke opfylder de i opslaget angivne krav, afvises uden realitetsbehandling, hvis det har fremgået af opslaget, at manglende overholdelse af det pågældende krav vil medføre afvisning uden realitetsbehandling. I tvivlstilfælde forelægges ansøgningen for det faglige forskningsråd/programkomitéen.
Den faglige behandling af ansøgningerne foregår i øvrigt sådan, som de enkelte faglige forskningsråd og programkomitéer beslutter det.
Der gælder nedenstående fælles retningslinjer for habilitet og anvendelse af eksterne bedømmere.
Bedømmelse af habilitet
Ved bedømmelsen af, om et medlem eller en ekstern bedømmer er inhabil, anvendes indtil videre de fælles bindende retningslinjer vedrørende inhabilitet af 15. juni 2007 som fastsat af Koordinationsudvalget for Forskning i skriftlig behandling efter udvalgets møde 7. juni 2007.
Eksterne bedømmelser
Der skal anvendes eksterne bedømmere, hvis det faglige forskningsråd/programkomiteen mangler fagkundskab i en given sag. Desuden skal der anvendes eksterne bedømmere, hvis et medlem af rådet er ansøger eller medansøger, dvs. hvor der bliver søgt om, at en del af bevillingen går til et rådsmedlem, og det ansøgte beløb overstiger en mio. kr., excl. overhead eller lignende dækningsbidrag. Endelig anvendes som minimum eksterne bedømmere, når en ansøgning overstiger 13 mio. kr. i alt, excl. overhead eller lignende dækningsbidrag over den samlede projektperiode – medmindre det faglige forskningsråd/programkomiteen beslutter, at ansøgningen skal afslås umiddelbart på grund af faglige eller formelle mangler. Der anvendes normalt mindst to eksterne bedømmere til hver ansøgning.
Bedømmerne orienteres om de bindende retningslinjer om inhabilitet og anmodes samtidigt om at informere det faglige forskningsråd/programkomitéen, hvis der foreligger forhold, der kan medføre inhabilitet. Endvidere orienteres bedømmerne om, at ansøgeren vil blive orienteret om bedømmernes identitet, og at bedømmelserne sendes til partshøring hos ansøger.
Ansøger gives mulighed for at kommentere eksterne bedømmeres udtalelser gennem partshøring. Der gives så vidt muligt en frist på 14 dage for ansøgers eventuelle kommentarer.
Den eksterne bedømmelse og partshøringen indgår som en del af grundlaget for det faglige forskningsråd/programkomitéens endelige vurdering.
4. Afgørelse
Afgørelse af, om en ansøgning kan imødekommes, træffes normalt ved møder i det faglige forskningsråd/programkomitéen.
Undtagelser herfra kan ske i begrænset omfang efter delegation inden for rammerne af bekendtgørelse nr. 1620 af 15. december 2010 og er nærmere beskrevet i de enkelte faglige forskningsråds forretningsordener eller i programkomitéernes kommissorier.
Det faglige forskningsråd/programkomitéen bedømmer ansøgningerne i forhold til de i opslaget anførte betingelser/krav og vurderingskriterier. Der kan ikke bringes nye kriterier i anvendelse.
Vurdering af ansøgeres forskningsproduktivitet sker altid under hensyntagen til de pågældendes karriereforløb inden for og uden for forskningsvirksomheder samt deres eventuelle orlovsperioder (såsom barsels-, forældre- eller plejeorlov, militærtjeneste, humanitært arbejde m.v.).
Hvis en ansøgning afslås helt eller delvist, meddeles ansøgeren afgørelsen med en konkret begrundelse, der bl.a. refererer til de i opslaget anførte betingelser/krav og vurderingskriterier. Begrundelsen skal indeholde en henvisning til de retsregler, som afgørelsen er truffet efter. Hvis afgørelsen beror på et skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen.
Afgørelser, der indeholder et helt eller delvis afslag, skal ledsages af en klagevejledning i overensstemmelse med gældende regler.
Afslag underskrives af sekretariatet på vegne af det faglige forskningsråd/programkomitéen.
5. Bevilling
Der er fastsat et sæt "Vilkår for bevillinger" . Vilkårene, der er fastsat af Forsknings- og Innovationsstyrelsen og godkendt af Det Frie Forskningsråd og Det Strategiske Forskningsråd, gælder for administration af bevillinger fra de faglige forskningsråd og fra programkomiteer mv. I bevillingsbrevet henvises til disse vilkår. Eventuelle fravigelser fra vilkårene skal meddeles i bevillingsbrevet. Bevillingsbrevet begrænses i øvrigt til at indeholde de oplysninger og betingelser, der er særskilte for den konkrete sag.
Bevilling gives for den samlede projektperiode, medmindre særlige forhold tilsiger en opdeling af bevillingen i flere perioder.
Bevillingsbreve underskrives af sekretariatet (kontorchef) på vegne af det faglige forskningsråd/programkomitéen.
Aflevering af forskningsdata
Hvis det faglige forskningsråd/programkomitéen træffer beslutning om at indføre en generel forpligtelse til at aflevere forskningsdata til Dansk Data Arkiv, meddeles dette i bevillingsbrevet. Det er dog muligt for rådet/programkomitéen at undtage enkeltbevillinger fra denne bestemmelse ud fra en vurdering af den faglige relevans eller af de økonomiske omkostninger.
6. Regnskab
Der aflægges regnskab efter de regler, der er beskrevet i ”Vilkår for bevillinger". Regnskaber gennemgås og godkendes af Forsknings- og Innovationsstyrelsen i henhold til gældende regler.
7. Faglig rapportering
Bevillingshaveren skal som hovedregel aflægge faglig rapport ved projektets afslutning. Det faglige forskningsråd/programkomitéen vil kunne fastsætte supplerende vilkår for faglig rapportering, herunder hyppigere rapportering, hvis det skønner dette fagligt relevant. Der kan desuden blive tale om rapportering i forbindelse med evalueringer.
De faglige rapporter godkendes af det faglige forskningsråd/programkomitéen eller en af rådet/programkomitéen bemyndiget fagkyndig, herunder et forretningsudvalg, hvis et sådant er etableret.
8. Evaluering
Der skal som udgangspunkt gennemføres evalueringer efter programmernes afslutning. Hvis evalueringerne forventes alene at kunne gennemføres med bevillingshaverens medvirken, skal krav herom så vidt muligt anføres i opslaget eller i bevillingsbrevet.
9. Afslutning af en bevilling
En bevilling er først afsluttet, når der er aflagt afsluttende regnskab og evt. påkrævet rapport, og disse er godkendte. Når en bevilling er afsluttet, underrettes bevillingsmodtageren skriftligt herom, jf. de nærmere bestemmelser i ”Vilkår for bevillinger”.
10. Orientering til offentligheden
De faglige forskningsråd/programkomitéerne skal udarbejde årlige oversigter over sine bevillinger det pågældende år. Oversigterne indeholder bl.a. oplysninger om bevillingsmodtagerens navn, titel og arbejdssted, om projektets titel og bevilget beløb. Endvidere offentliggøres årligt statistiske oplysninger om rådene/programkomitéernes bevillinger. Alle oplysninger offentliggøres på Forsknings- og Innovationsstyrelsens hjemmeside.