Formålsfordeling
Hvilke institutioner skal anvende retningslinjerne i konterings- og fordelingsvejledningen om formålsfordeling i kapitel 6?
Alle videregående uddannelsesinstitutioner skal anvende retningslinjerne om formålsfordeling.
Hvornår skal retningslinjerne om formålsfordeling i kapitel 6 anvendes?
Retningslinjerne om formålsfordeling skal anvendes, når institutionen har omkostninger, der vedrører flere formål (samproduktion). Retningslinjerne skal anvendes uanset om den faktiske fordeling på relevante hovedformål er kendt eller ej.
Hvad betyder samproduktion?
Samproduktion er omkostninger, der vedrører flere formål. Det kan f.eks. være en forsker der med sin arbejdstid bidrager til både uddannelse og forskning, indkøb af kemikalier, der anvendes til forskning og myndighedsbetjening.
Er det obligatorisk at anvende formålsfordelingsmodellen på UFM.dk?
Ja, institutionen skal gøre sig overvejelser om, hvad der driver de enkelte typer omkostninger og vurdere den bedst egnede fordelingsmetode til formålsfordelingen. Hvis det herefter giver mening for institutionen at foretage formålsfordelingen gennem modellens artsopdelte omkostningspuljer, skal dette gøres. Af Konterings- og fordelingsvejledningens afsnit 6.3 fremgår det endvidere, at hvis flere omkostningspuljer på institutionen skal fordeles med den samme fordelingsmetode, kan institutionen behandle disse omkostninger samlet. Det fremgår endvidere, at hvis institutionen har løn- og driftsomkostninger på et sted eller projekt, og den bedste tilgængelige fordelingsmetode for alle driftsomkostningspuljer er den samme, kan driftsomkostninger på dette specifikke sted eller projekt fordeles samlet til formål på baggrund af denne fordelingsmetode.
Hvordan skal begreberne omkostningspulje, omkostningsdriver og fordelingsmetoder forstås?
En omkostningspulje er en type af omkostninger, ofte defineret ved omkostningens artsdimension, men ikke udelukkende. Omkostningspuljerne afgrænser hvilke omkostninger, der må fordeles mellem flere formål, men der er ikke krav om, at der skal føres registreringer på omkostningspuljerne i regnskabet.
En omkostningsdriver er det, der driver en omkostning – f.eks. driver antal undervisningstimer pr. hold lønomkostningerne til undervisning
Fordelingsmetoder er den indikator, der anvendes til at foretage en fordeling af omkostningerne mellem flere formål. En fordelingsnøgle er den specifikke procentvise fordeling.
Skal formålsfordelingen af omkostninger der vedrører flere formål bogføres i regnskabssystemet?
Ja, formålsfordeling til hovedformål skal bogføres i institutionens regnskabssystem.
Hvordan skal man håndtere omkostninger, der vedrører flere formål på konteringstidspunktet?
Konterings- og fordelingsvejledningens kapitel 6 beskriver, at der på konteringstidspunktet er tre måder at håndtere omkostninger, der vedrører flere formål:
- Institutionen kan bogføre omkostningen med løbende fordeling til de relevante formål.
- Institutionen kan bogføre omkostningen på ét formål, og senere foretage en ompostering af en del af omkostningen til et yderligere relevant formål; eller
- Institutionen kan bogføre omkostningen på fordelingsformålet (formål 8) til senere fordeling på relevante formål
Hvad betyder det, at omkostninger kan grupperes efter "steder og/eller projekter"?
Det betyder, at en institution kan have omkostninger, der er definerede ved det sted de afholdes på eller det projekt de afholdes under. I disse tilfælde kan en mere retvisende formålsfordeling potentielt foretages ved at fordele pågældende sted eller projekt med den samme fordelingsmetode og -nøgle.
Når omkostningspuljerne anvendes i formålsfordelingen, kan man yderligere opdele omkostningerne efter sin sted-dimension eller en evt. projekt-/sags-dimension, mhp. at opnå en mere retvisende fordelingsnøgle.
Hvad menes der med "forbrugsopgørelser" som fordelingsmetode?
En forbrugsopgørelse er en registrering af en omkostning, som bidrager til en mere retvisende formålsfordeling. Det kan være tidsregistrering af løn på formål eller en relevant repræsentant for formålet, eller det kan være for driftsomkostningerne f.eks. en opgørelse af hvor store mængder kemikalier, der anvendes i hhv. undervisning og forskning ol.
Hvordan fastsættes en bagatelgrænse?
Der er ikke fastsat en beløbsstørrelse for bagatelgrænsen. Det er op til den enkelte institution at fastsætte et væsentlighedsniveau således, at omkostningen ikke har "væsentlige" konsekvenser for regnskabet. Kan drøftes med revisor.
Hvordan håndteres indtægter ift. formålsfordelinger?
Alle indtægter bortset fra statstilskuddene skal formålsfordeles. Uddannelses- og Forskningsstyrelsen udmelder retningslinjer for formålskontering af statstilskud i 2023.
Forventer Uddannelses- og Forskningsstyrelsen at kunne sammenligne institutionernes formålsregnskaber i løbet af året?
Nej, sammenligninger foretages kun årligt efter alle fordelinger er foretaget. Sammenligningen foretages efter institutionerne har indsendt års- og formålsregnskab. Første gang er i forsommeren 2023, som er et pilotår.