Sådan udarbejder du en KA2-afrapportering

Kontekst og generelle oplysninger om projektet

Beneficiary Module/Mobility Tool+ udfylder selv generel info om projektet ud fra de eksisterende data i systemet. Så sørg for at disse er opdateret.

Projektresumé

Projektresuméet fra ansøgningen bliver automatisk gengivet i skemaet, men det skal gennemgås og rettes til, så det passer med eventuelle justeringer i projektforløbet. Det er også en god idé at skrive i datid. Resuméet skal være på engelsk, da det skal offentliggøres på Erasmus+ Project Results Platform, så offentligheden kan få indsigt i de projekter, der finansieres gennem Erasmus+. Derfor er resuméet projekts ’ansigt’ udadtil. Resuméet skal være kort, klart og præcist, og det skal adressere disse punkter:

• Kontekst/baggrund for projektet
• Mål
• Implementering af projektet
• Beskrivelse af de vigtigste aktiviteter
• Resultater og udbytte

Projektbeskrivelse

Dette afsnit handler om projektets fokus, og hvorvidt projektets overordnede målsætninger, prioriteter og resultater er nået. Skriv kort og præcist i projektbeskrivelsen og kom med eksempler.

• Beskriv den innovative karakter ved projektet, eller hvis projektet i stedet har bygget ovenpå eksisterende viden/tiltag/praksis.
• Har projektet opnået de oprindelige målsætninger og resultater? Hvordan? Giv gerne eksempler og beskriv, hvordan I har målt det. Hvis ikke, så beskriv dette, og om I har valgt andre og hvorfor.
• Projektets emne og valgte prioriteter og hvordan disse relaterer sig til det gennemførte projekt

Projektstyring

Afsnittet omhandler, hvilke styringsmekanismer I har brugt i partnerskabet til at sikre projektets kvalitet og effektivitet, og hvordan processen er forløbet.

• Beskriv, hvordan I har målt projektets udbytte, succes og kvalitet. Hvilke indikatorer har I brugt? Hvilke analysemetoder – kvantitative såvel som kvalitative.
• Hvilke projektstyringsredskaber har I brugt? Hvordan har processen været for partnerskabet?
• Hvilke udfordringer har I haft?

Implementering

I dette afsnit skal du beskrive, hvordan I konkret har implementeret projektet. Kom ind på følgende:

• Drift og implementering – fremhæv de vigtigste eksempler på projektets implementering - både når det er gået godt, og når det er gået mindre godt. Beskriv eventuelle vanskeligheder.
• Styrker og svagheder ved implementeringsprocessen.
• Beskriv partnernes rolle og samarbejdet i partnerskabet.
• Beskriv den primære målgruppe for projektet samt aktiviteter og udbyttet ift. det forventede.

Opfølgning

Her skal du beskrive udbyttet og effekten.

• Beskriv effekten/udbyttet for de deltagende organisationer.
• Du skal også beskrive effekten af projektet for interessenterne og andre målgrupper.
• Giv konkrete eksempler på, hvordan aktiviteter, etablering af netværk eller konkrete resultater har bidraget til opfyldelsen af de valgte prioriteter og målsætninger
• Har I nået de forventede mål? Måske, helt eller delvist?
• Har jeres projekt haft effekt på et bredere plan – kom ind på effekten på lokalt, regionalt og europæisk niveau.
• I skal i dette afsnit også beskrive, hvordan I har arbejdet med udbredelsen af projektets resultater både internt og eksternt ift. de mål, I satte jer på ansøgningstidspunktet.
• Hvordan har I sikret jer resultaternes bæredygtighed, efter projektet er afsluttet?

Gode råd

• Open Access – I skal stille projektets resultater til rådighed for offentlighed. Derudover skal du også gøre projektresultaterne tilgængelige på Erasmus+ Project Results Platform.
• Hav ansøgning og kontrakt ved hånden, når du starter på afrapporteringen. Du kan få brug for at konsultere dem undervejs.
• Vær præcis og giv gerne eksempler – fokusér på de vigtigste ting. Det gør det nemmere for eksperterne at se resultaterne og udbyttet.
• Argumentér og beskriv hele vejen igennem afrapporteringen. Hvis der er foretaget ændringer og justeringer i projektdesignet, partnerskabet eller budgettet, så skal det nævnes, og der skal argumenteres for til- og fravalg, så eksperterne kan forstå forløbet.
• Brug gerne indikatorer til at fokusere analysen af projektets effekt.
• Kopiér ikke fra ansøgningen – eksperterne har også adgang til ansøgningen, så de ser det. Det, der er interessant, er, hvad der reelt er sket – ikke bare at gengive ansøgningen.
• Beskriv både positive og negative effekter/resultater/erfaringer, da disse er en værdifuld del af projektet. Alt behøver ikke at være en succes.
• Opdatér løbende budgettet i Beneficiary Module/Mobility Tool+, da endelige data herfra skal være indtastet, før afrapporteringen udarbejdes og indsendes.

Den videre proces efter indsendelse af afrapporteringen

Efter indsendelsen har Uddannelses- og Forskningsstyrelsen 60 dage til at sagsbehandle afrapporteringen. Rapporten bliver vurderet af eksterne eksperter – ligesom ansøgningen. Den maksimale score er 100 point, og kategorierne er de samme som på ansøgningstidspunktet. Afrapporteringen skal modtage mindst 60 point for at bestå.

• Relevance of the project (max. 20 point)
• Quality of project design and implementation (max. 25 point)
• Quality of project team and cooperations arrangements (max. 15 point)
• Impact and dissemination (max. 40 point)

Over 75 point: Projektet anses for rigtig godt/fremragende, hvad angår kvalitative og kvantitative resultater, og disse resultater er værd at formidle mere bredt. Eksperterne har i deres vurdering mulighed for at angive, om et projekt er et ’good/best practice project’. Ligeledes har Uddannelses- og Forskningsstyrelsen mulighed for at udvælge, om et projekt med en pointscore over 80 point skal anses som en ’good/best practice project’.

Mellem 50 og 75 point: Projektet anses for gennemsnitligt eller udmærket.

Under 50 point: Der er alvorlige bekymring med hensyn til kvaliteten af indholdet i og gennemførelsen af projektaktiviteterne. Den lave score kan få konsekvenser for beregningen af det endelige tilskud. Styrelsen vil i sådanne tilfælde foretage en vurdering ift. 10%, 25%, 50% eller 75%r reduktion af det endelige tilskudsbeløb.

Efter endt sagsbehandling vil du modtage ekspertkommentarerne og besked om den økonomiske afrapportering.