Gå til indhold

Sådan udarbejder du en KA2-afrapportering

Denne vejledning beskriver, hvad en KA2-afrapportering skal indeholde. Vejledningen vil også give dig input til, hvordan du bedst beskriver de forskellige delelementer i afrapporteringen.

Når dit projekt når slutdatoen, har du 2 måneder til at udarbejde afrapporteringen, som skal indsendes via Beneficiary Module (BM). For projekter fra 2019 og 2020 skal afrapportering ske i Mobility Tool+. Du skal også huske at uploade dine projektresultater i Erasmus+ Project Results Platform. Det er dig som koordinator, der har ansvaret for udarbejdelsen af rapporten, men inddrag gerne partnernes input. Du vælger selv, om du vil udfylde på dansk eller engelsk. Det kan være en god idé at udfylde på engelsk, så rapporten er tilgængelig for hele partnerskabet. I Beneficiary Module/Mobility Tool+ under fanen ’Reports’ ligger afrapporteringsskemaet klar til udfyldelse fra projektets start. Du har derfor mulighed for at starte i god tid og løbende udfylde. På den måde undgår du at skulle lave afrapporteringen i sidste øjeblik. Afrapporteringsskemaet indeholder de felter, som bliver gennemgået nærmere nedenfor, så du er godt klædt på til at skrive afrapporteringen:

Kontekst og generelle oplysninger om projektet

Beneficiary Module/Mobility Tool+ udfylder selv generel info om projektet ud fra de eksisterende data i systemet. Så sørg for at disse er opdateret.

Projektresumé

Projektresuméet fra ansøgningen bliver automatisk gengivet i skemaet, men det skal gennemgås og rettes til, så det passer med eventuelle justeringer i projektforløbet. Det er også en god idé at skrive i datid. Resuméet skal være på engelsk, da det skal offentliggøres på Erasmus+ Project Results Platform, så offentligheden kan få indsigt i de projekter, der finansieres gennem Erasmus+. Derfor er resuméet projekts ’ansigt’ udadtil. Resuméet skal være kort, klart og præcist, og det skal adressere disse punkter:

  • Kontekst/baggrund for projektet
  • Mål
  • Implementering af projektet
  • Beskrivelse af de vigtigste aktiviteter
  • Resultater og udbytte

Projektbeskrivelse

Dette afsnit handler om projektets fokus, og hvorvidt projektets overordnede målsætninger, prioriteter og resultater er nået. Skriv kort og præcist i projektbeskrivelsen og kom med eksempler.

  • Beskriv den innovative karakter ved projektet, eller hvis projektet i stedet har bygget ovenpå eksisterende viden/tiltag/praksis.
  • Har projektet opnået de oprindelige målsætninger og resultater? Hvordan? Giv gerne eksempler og beskriv, hvordan I har målt det. Hvis ikke, så beskriv dette, og om I har valgt andre og hvorfor.
  • Projektets emne og valgte prioriteter og hvordan disse relaterer sig til det gennemførte projekt

Projektstyring

Afsnittet omhandler, hvilke styringsmekanismer I har brugt i partnerskabet til at sikre projektets kvalitet og effektivitet, og hvordan processen er forløbet.

  • Beskriv, hvordan I har målt projektets udbytte, succes og kvalitet. Hvilke indikatorer har I brugt? Hvilke analysemetoder – kvantitative såvel som kvalitative.
  • Hvilke projektstyringsredskaber har I brugt? Hvordan har processen været for partnerskabet?
  • Hvilke udfordringer har I haft?

Implementering

I dette afsnit skal du beskrive, hvordan I konkret har implementeret projektet. Kom ind på følgende:

  • Drift og implementering – fremhæv de vigtigste eksempler på projektets implementering - både når det er gået godt, og når det er gået mindre godt. Beskriv eventuelle vanskeligheder.
  • Styrker og svagheder ved implementeringsprocessen.
  • Beskriv partnernes rolle og samarbejdet i partnerskabet.
  • Beskriv den primære målgruppe for projektet samt aktiviteter og udbyttet ift. det forventede.

Opfølgning

Her skal du beskrive udbyttet og effekten.

  • Beskriv effekten/udbyttet for de deltagende organisationer.
  • Du skal også beskrive effekten af projektet for interessenterne og andre målgrupper.
  • Giv konkrete eksempler på, hvordan aktiviteter, etablering af netværk eller konkrete resultater har bidraget til opfyldelsen af de valgte prioriteter og målsætninger
  • Har I nået de forventede mål? Måske, helt eller delvist?
  • Har jeres projekt haft effekt på et bredere plan – kom ind på effekten på lokalt, regionalt og europæisk niveau.
  • I skal i dette afsnit også beskrive, hvordan I har arbejdet med udbredelsen af projektets resultater både internt og eksternt ift. de mål, I satte jer på ansøgningstidspunktet.
  • Hvordan har I sikret jer resultaternes bæredygtighed, efter projektet er afsluttet?

Gode råd

  • Open Access – I skal stille projektets resultater til rådighed for offentlighed. Derudover skal du også gøre projektresultaterne tilgængelige på Erasmus+ Project Results Platform.
  • Hav ansøgning og kontrakt ved hånden, når du starter på afrapporteringen. Du kan få brug for at konsultere dem undervejs.
  • Vær præcis og giv gerne eksempler – fokusér på de vigtigste ting. Det gør det nemmere for eksperterne at se resultaterne og udbyttet.
  • Argumentér og beskriv hele vejen igennem afrapporteringen. Hvis der er foretaget ændringer og justeringer i projektdesignet, partnerskabet eller budgettet, så skal det nævnes, og der skal argumenteres for til- og fravalg, så eksperterne kan forstå forløbet.
  • Brug gerne indikatorer til at fokusere analysen af projektets effekt.
  • Kopiér ikke fra ansøgningen – eksperterne har også adgang til ansøgningen, så de ser det. Det, der er interessant, er, hvad der reelt er sket – ikke bare at gengive ansøgningen.
  • Beskriv både positive og negative effekter/resultater/erfaringer, da disse er en værdifuld del af projektet. Alt behøver ikke at være en succes.
  • Opdatér løbende budgettet i Beneficiary Module/Mobility Tool+, da endelige data herfra skal være indtastet, før afrapporteringen udarbejdes og indsendes.

Du kan læse mere om udbredelse (dissemination) af projekter og resultater i håndbogen:

Den videre proces efter indsendelse af afrapporteringen

Efter indsendelsen har Uddannelses- og Forskningsstyrelsen 60 dage til at sagsbehandle afrapporteringen. Rapporten bliver vurderet af eksterne eksperter – ligesom ansøgningen. Den maksimale score er 100 point, og kategorierne er de samme som på ansøgningstidspunktet. Afrapporteringen skal modtage mindst 60 point for at bestå.

  • Relevance of the project (max. 20 point)
  • Quality of project design and implementation (max. 25 point)
  • Quality of project team and cooperations arrangements (max. 15 point)
  • Impact and dissemination (max. 40 point)

Over 75 point: Projektet anses for rigtig godt/fremragende, hvad angår kvalitative og kvantitative resultater, og disse resultater er værd at formidle mere bredt. Eksperterne har i deres vurdering mulighed for at angive, om et projekt er et ’good/best practice project’. Ligeledes har Uddannelses- og Forskningsstyrelsen mulighed for at udvælge, om et projekt med en pointscore over 80 point skal anses som en ’good/best practice project’.

Mellem 50 og 75 point: Projektet anses for gennemsnitligt eller udmærket.

Under 50 point: Der er alvorlige bekymring med hensyn til kvaliteten af indholdet i og gennemførelsen af projektaktiviteterne. Den lave score kan få konsekvenser for beregningen af det endelige tilskud. Styrelsen vil i sådanne tilfælde foretage en vurdering ift. 10%, 25%, 50% eller 75%r reduktion af det endelige tilskudsbeløb.

Efter endt sagsbehandling vil du modtage ekspertkommentarerne og besked om den økonomiske afrapportering.

Ovenstående er en vejledning til udarbejdelse af jeres KA2-afrapportering. Hensigten med vejledningen er at hjælpe jer godt på vej med jeres afrapportering. Hvis oplysninger i vejledningen afviger fra enten jeres kontrakt (Grant Agreement), bilag til kontrakten eller programguiden for det år, hvor I har indgået jeres kontrakt, vil indholdet i kontrakt (Grant Agreement), dets bilag og programguiden have forrang.

Handlinger tilknyttet webside

Senest opdateret 28. august 2023

Afsendere