’Erasmus Without Paper’. Så langt er man endnu ikke. Men det er titlen på et af projekterne støttet af Europa-Kommissionen, som skal gøre administrationen af Erasmus+-programmet mere strømlinet ved blandt andet at udskifte papirbaserede arbejdsgange med digitale og reducere tunge administrative opgaver ved hjælp af den nyeste teknologi. Og det er de samme tanker, der ligger bag det nye Erasmus+ 2021-2027-programs fokus på digitalisering.
Aarhus Universitet (AU) er en af de institutioner herhjemme, der er nået længst med denne ambition godt understøttet af universitetets egen digitaliseringsstrategi, der flugter fint med projekternes og Europa-Kommissionens ambitioner.
Trine Høj Eriksen har arbejdet som international koordinator ved det internationale kontor på Aarhus Universitet de seneste ti år, og hun kan konstatere, at der er sket store forbedringer på området.
International koordinator på Aarhus Universitet, Trine Høj Eriksen, vejleder de studerende om Erasmus+-programmet. Foto: Morten Koldby Photography.
Tæt på papirfrit
"Da jeg startede, fyldte vores mapper med Erasmus+-papirer en hel reol per bevilling per år. Det var kontrakter, økonomi, regler, korrespondance, Learning Agreements, udbetalingsbilag på stipendierne og meget mere. Det begyndte vi at lave om på i 2014, så i dag har vi én tynd, lille mappe per bevilling på to år. Så vi er meget tæt på at have et papirfrit Erasmus+-kontor på AU,” siger hun.
”For eksempel har Erasmus+- programmet de senere år tilladt, at den studerende kan underskrive digitalt, hvor det længe af en eller anden grund var et krav, at det skulle være med blåt blæk. Det betyder, at man kan sende en mail med et scan eller bruge et af de digitale værktøjer i stedet for selv at møde op med papir i hånden. Det er jo utrolig vigtigt i forhold til at skabe en mere smidig administration.”
I AU’s digitaliseringsstrategi hedder det blandt andet, at man vil understøtte en forenkling af administrationen gennem digitale løsninger, der skal give bedre og lettere adgang til de informationer, der er afgørende for medarbejdernes og de studerendes hverdag.
”Det ligger mig og mine kolleger, som arbejder med mobilitet, meget på sinde at kunne tilbyde de studerende en brugervenlig og sammenhængende oplevelse også rent it-mæssigt. Og vi vil gerne have, at digitalisering styrker effektiviseringen og forenkler de administrative processer,” siger Trine Høj Eriksen.
Sammenhængende løsning mangler
Men ifølge hende har problemet været, at de værktøjer, som Erasmus+ stiller til rådighed, spiller dårligt sammen med både programmets egne og AU’s løsninger:
”Det sværeste har været, at der ikke er en sammenhængende løsning på de mange tiltag og værktøjer, der er kommet, men det bliver der forhåbentlig med det kommende Erasmus+-program. Vi har for eksempel skullet bruge Mobility Tool, hvor vi afrapporterer de studerendes aktiviteter. Så har vi et andet system, Online Linguistic Support (OLS), der dokumenterer deres sprogtest, som er uafhængigt af det første. Hertil er der Erasmus Dashboard, hvor man laver en online Learning Agreement, som ikke spiller sammen med de to andre systemer. I alle tre systemer skal man manuelt angive den studerendes oplysninger, og det siger sig selv, at når den studerende og den administrative person skal taste ind ad flere omgange, er der en øget risiko for, at der sker fejl,” siger hun.
I det nye Erasmus+-program er der lagt op til, at grunddata netop bliver genanvendt på tværs af systemer, og hvor data bliver udvekslet mellem den studerende, hjeminstitution og partnerinstitution.
Trine Høj Eriksen tilføjer, at Aarhus Universitet netop er ved at implementere et nyt administrativt system til håndtering af ’student exchange’, et system hvori ’Erasmus Without Paper’ kan være en integreret del.
”Så vi er lige nu ved at undersøge disse funktioner, samtidig med at vi bruger de andre værktøjer, som stilles til rådighed, for at afdække, hvordan vi bedst skal håndtere kravene fra det kommende Erasmus+-program og udvekslingen af data. Jeg er sikker på, at andre institutioner står med samme udfordring,” siger hun.
Der bliver lyttet til os
Det glæder Trine Høj Eriksen, at Erasmus+-programmet de senere år er blevet bedre til at lytte til administratorernes erfaring: ”Det har været en positiv oplevelse for mig at deltage i en arbejdsgruppe under Europa-Kommissionen, hvor vi havde mulighed for at diskutere, give feedback og komme med løsningsforslag til nogle af Erasmus+-programmets digitale planer. Vi følte, at der blev lyttet til os, og at vi var med til at ændre noget. Med det nye Erasmus+-program vil der også være forskellige webinarer, hvor de løfter sløret for nye ting, og hvor vi kan stille spørgsmål og komme med feedback. Det er en god udvikling,” siger Trine Høj Eriksen.
”Men selv for en garvet administrator kan det være en udfordring, når der bliver jongleret med begreber som Erasmus Student Card Initiative, European Student Indentifier, Erasmus Without Paper, API, MyAcademicID, Dashboard, IIAM, OLA, OLS. Men på AU har vi valgt at kaste os over alle disse værktøjer, før de bliver obligatoriske at bruge. For hvis vi lærer dem at kende og teste dem af, kan vi bidrage til Erasmus+- programmet med vores feedback, før de endeligt implementeres,” siger hun.
Nye perspektiver
Under Corona-nedlukningen oplevede hun, hvor meget digitaliseringen også på dette område havde udviklet sig, og at det var muligt at klare alle Erasmus+-processer via en bærbar computer hjemmefra.
”Vi er kommet meget langt, og digitaliseringen har også medført, at man kan udvide sine forestillinger om, hvad et mobilitets-program er. For eksempel er vi på AU og i andre institutioner begyndt at tale om ’virtual mobility’, ’blended mobility’ og ’internationalisation at home’ for at studerende, der af den ene eller anden grund har svært ved at tage på studieophold, alligevel kan opleve kulturudveksling. Hvad disse ting vil betyde for Erasmus+, må tiden vise, men det er en interessant snak og mulighed, og det motiverer mig i mit arbejde at deltage i udviklingen,” siger Trine Høj Eriksen.
”Men når det så er sagt, så kan den personlige kontakt altså ikke helt erstattes af digitale værktøjer,” slutter hun.
Artiklen er tidligere bragt i publikationen ’Erasmus+ 2021-2027 – Inspiration til internationalt Uddannelsessamarbejde.
