Nedenfor kan du læse nærmere om styrelsens behandling af personoplysninger.
Dataansvarlig
Uddannelses- og Forskningsstyrelsen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som styrelsen har modtaget fra dig i forbindelse med din ansøgning om optagelse på videregående uddannelser i Den Koordinerede Tilmelding.
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller vil benytte dig af dine rettigheder, finder du vores kontaktoplysninger her:
Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
Haraldsgade 53
2100 København Ø
Telefon: 72 31 78 00
E-mail: ufs@ufm.dk
De videregående uddannelsesinstitutioner, som du har søgt ind på, er dataansvarlige for de oplysninger, som de modtager fra din ansøgning og benytter i sagsbehandlingen af din ansøgning.
Databeskyttelsesrådgiver
Styrelsen har en databeskyttelsesrådgiver, som bl.a. rådgiver styrelsen om reglerne for behandling af personoplysninger. Styrelsens databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på følgende måder:
E-mail: dpo@ufm.dk
Telefon: 7231 8909
Brev: Uddannelses- og Forskningsministeriet, Bredgade 40-42, 1260 København K,
“att. databeskyttelsesrådgiver”.
Formål med behandling af dine personoplysninger
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er generel sagsbehandling som led i ansøgernes ansøgninger om optagelse på videregående uddannelser i Den Koordinerede Tilmelding, herunder afsendelse af digitale afslagsbreve og
sms-beskeder til afviste ansøgere.
Oplysningerne anvendes desuden i ikke-personhenførbar form til brug for forskning og statistik i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.
Derudover kan oplysningerne i op til 2 år efter indsamling anvendes til styrelsens arbejde med at udvikle, drifte, vedligeholde og teste it-systemerne, som understøtter optagelsesprocessen for at sikre en tilfredsstillende funktionalitet for ansøgerne.
Retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger
Personoplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, hvorefter behandling er lovlig hvis:
”Artikel 6 […]
e) behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.”
Uddannelses- og Forskningsstyrelsen har fået pålagt myndighedsopgaven med at varetage opgaven vedrørende koordineringen af optagelsen på de videregående uddannelser. Der henvises i den forbindelse til følgende bekendtgørelser:
Bekendtgørelse nr. 69 af 26. januar 2023 om adgang til universitetsuddannelser tilrettelagt på heltid
Bekendtgørelse nr. 87 af 25. januar 2023 om adgang til erhvervsakademiuddannelser og professionsbacheloruddannelser
Bekendtgørelse nr. 120 af 31. januar 2023 om adgang til videregående kunstneriske uddannelser tilrettelagt på heltid.
Styrelsen behandler følgende oplysninger om dig:
- Stamoplysninger (cpr.-nr., tekniske oplysninger relateret til dit NemID/MitID/eID, navn, adresse, postnr. og by, e-mail, telefonnummer)
- adgangsgrundlag,
- uddannelsesønsker,
- prioritering af uddannelsesønsker,
- institutionens vurdering af din optagelsesberettigelse på det ansøgte studium (ja/nej),
- resultatet af styrelsens koordination af ansøgningerne,
- pdf-filer uploadet af dig til den / de ansøgte uddannelsesinstitution/er.
Et tilbud om optagelse henholdsvis en afmelding som følge af manglende opfyldelse af adgangskrav sendes af institutionerne. Styrelsen sender på vegne af de ansøgte uddannelsesinstitutioner meddelelse til de ansøgere, der ikke kan optages på nogen af de søgte videregående uddannelser. Styrelsen kan desuden sende SMSbeskeder til dig i forbindelse med afslagsprocessen.
Videregivelse af dine personoplysninger
Personoplysningerne videregives til de videregående uddannelsesinstitutioner, som du har søgt optagelse på med henblik på sagsbehandling af ansøgningerne.
Desuden videregives personoplysningerne til Danmarks Statistik som led i styrelsens statistiske arbejde, ligesom personoplysningerne videregives til Uddannelses- og Forskningsministeriet til brug for forskning og statistik. Oplysningerne kan videregives til andre parter til brug for forskning og statistik.
Oplysningerne kan videregives til andre parter til brug for forskning og statistik.
Oplysningerne behandles desuden af styrelsens databehandlere, og endvidere kan oplysningerne behandles af deres underdatabehandlere. Du er velkommen til at kontakte styrelsen, hvis du har spørgsmål hertil.
Overføres personoplysninger til tredjelande?
Der overføres ikke personoplysninger til 3. lande.
Hvor stammer dine personoplysninger fra
De personoplysninger om dig, som styrelsen behandler, er de oplysninger, som du har afgivet i forbindelse med din ansøgning om optagelse på de videregående uddannelser.
Tidsrum for opbevaring af personoplysningerne
Dine personoplysningerne, inkl. uploadede filer, som du har afgivet på www.optagelse.dk, bliver slettet efter hver optagelsesrunde. Styrelsen beholder nogle af oplysningerne i eget system i op til 10 år, hvorefter de slettes.
Er du forpligtet til at afgive oplysninger?
Hvis du ønsker at søge optagelse på en videregående uddannelse i Danmark, er det obligatorisk at indsende ansøgningerne via optagelsesportalen, www.optagelse.dk. Du er ikke forpligtet til at afgive oplysninger, men konsekvensen af dette er, at du ikke kan søge om optagelse på en videregående uddannelse i Danmark.
Dine rettigheder
Du har en række rettigheder i forhold til styrelsens behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte styrelsen, som også kan give dig nærmere informationer om rettighederne.
Se mere om dine rettigheder nedenfor:
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til indsigt i behandlingen af dine oplysninger. Dette betyder, at du med visse undtagelser har ret til at få at vide, om styrelsen behandler oplysninger om dig, samt i givet fald at se oplysningerne.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Uddannelsesinstitutionerne og styrelsen skal behandle rigtige og ajourførte oplysninger. Skulle det vise sig, at vi behandler fejlagtige personoplysninger om dig, har du ret til at få personoplysningerne rettet.
Frem til den 5. juli kan du selv rette oplysningerne på www.optagelse.dk. Efter den 5. juli kan du kontakte styrelsen, hvis du har spørgsmål vedrørende dine prioriteringer, og den ansøgte uddannelsesinstitution, hvis du har spørgsmål vedrørende din ansøgning.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for styrelsens almindelige generelle sletning. Uddannelses- og Forskningsstyrelsen og uddannelsesinstitutionerne er imidlertid underlagt regler, som betyder, at vi i mange tilfælde ikke må slette de oplysninger, der behandles.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at opnå begrænsning i behandling af dine personoplysninger, hvilket betyder, at styrelsens og uddannelsesinstitutionerne ikke må behandle dine personoplysninger, bortset fra at opbevare dem.
Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, hvilket betyder, at dine personoplysninger ikke længere må behandles. Dette gælder dog ikke, hvis der er påviselige vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Spørgsmål til styrelsens behandling af personoplysninger
Hvis du har spørgsmål til styrelsens behandling af dine personoplysninger i forbindelse med en konkret sag, kan du kontakte styrelsen eller styrelsens databeskyttelsesrådgiver. Databeskyttelsesrådgiverens kontaktoplysninger kan du se ovenfor.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som styrelsen behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
*1: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger mv.
*2: Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven).