Implementering

Implementeringen af esas blev igangsat i efteråret 2018 med kick-off for projektets tre pilotinstitutioner VIA University College, Cphbusiness og SIMAC. Pilotudrulningen sker i oktober 2020, herefter følger en række udrulningsbølger med de øvrige institutioner.
Kontakt
Sabrina Vogt
Specialkonsulent
Tlf.: +45 72 31 95 31
Email: sav@ufm.dk

Den lokale implementering af esas sker overordnet set i to spor:

Organisatorisk implementering:

  • Projektstyring – opbygning af lokal projektorganisation, risikostyring mm.
  • Forandringsledelse – kommunikation, forberedelse af nye arbejdsprocesser, værdiskabelse mm.
  • Uddannelse – kurser i systemet og nye arbejdsprocesser, etablering af fx erfa-netværk mm.

Teknisk implementering:

  • Lokale 3. partsintegrationer – snitfladeoversigt, systemtilslutning mm.
  • Konvertering – oprydning og klargøring af data
  • Klargøring til ’go live’ – opsætning, tilslutning mm.
  • Drift og support – fx etablering af lokal supportfunktion

Lokale implementeringsansvarlige

Alle deltagende uddannelsesinstitutioner har udpeget en implementeringsprojektleder og en teknikansvarlig. De lokale implementeringsansvarlige har til ansvar at sikre den organisatoriske og tekniske forberedelse og implementering af esas på den enkelte institution.

Hjælp til implementering

Konceptet for implementeringen bygger på ’hjælp til selvhjælp’, hvor uddannelsesinstitutionerne har ansvaret for egen implementering, mens esas-projektet støtter den lokale implementering med implementeringsværktøjer, afholdelse af fælles/individuelle møder og udbud af uddannelse/kurser i systemet.

Projektet har udarbejdet en implementeringshåndbog og et spørgeskema, der skal understøtte uddannelsesinstitutionernes arbejde med at få et overblik over de opgaver, der ligger i forberedelsen til ibrugtagning. En række af opgaverne kan institutionerne uanset udrulningsbølge allerede nu gå i gang med, fx oprydning af data og overblik over relevante lokale tredjepartssystemer. Materialerne ligger på esas-'Toolkittet', som alle implementeringsansvarlige har fået adgang til. 

Senest opdateret 08. juni 2020