Cphbusiness
Casper Ingeman Engell Johansen, implementeringsprojektleder på Cphbusiness, fortæller:
”Konverteringsweekenden gik meget stærkt. Vi var omkring 10 folk inde om søndagen for at lave stikprøvekontrol – og tiden fløj afsted. Heldigvis gik konverteringen godt, og vi stødte ikke på noget særligt.
Mandag morgen åbnede vi op for alle vores omkring 60 brugere, som forinden har været på kursus i esas. Eksamenskontoret havde gjort ekstra meget ud af det og pyntet op for at byde esas velkommen. Og nu er brugerne i gang. Institutionsspecialisterne er i gang med opsætning og opdatering af uddannelsesstrukturer, håndtering af studerende på orlov mv. Andre brugere er ved at finde rundt i systemet og få et overblik over, hvordan de daglige opgaver skal løses. Den del får man jo ikke på kurset – det kommer først, når systemet tages i brug lokalt. Så det tager lidt tid.
Der har da selvfølgelig været nogle fejl, som vi melder ind løbende, men indtil videre har det været mindre eller kendte fejl. Det handler særligt om samspillet med vores 3. partssystemer. Vi har ikke haft så forfærdelig lang tid til at teste af, hvor tingene lander i systemerne, så der er lidt arbejde med at sikre, at det fungerer. Men allerede nu er en del af udfordringerne løst, så vi er fortrøstningsfulde, og håber på at resten bliver løst også.”
Hvordan har stemningen været?
”Os, der er tæt på projektet, har været både spændte og utålmodige det sidste stykke tid. Nu ville vi bare i gang med at bruge systemet og så tage de fejl, der måtte komme. Så det er godt at være nået hertil. Og brugerne har taget godt imod systemet – meldingen er, at det er rimelig intuitivt, pænere at se på og nemt at finde rundt i. Det er ikke et problem at finde tingene derinde – det svære kan være, hvad man så skal gøre med dem. Det er det arbejde, der ligger nu. Der er også stor interesse for nogle af de nye og mere avancerede funktioner som fx dashboards, men det har vi lidt for travlt til at hjælpe folk på vej med lige nu.”
VIA University College
På VIA har de kørt en lidt anden udrulningsproces end på Cphbusiness – implementeringsprojektleder Lisbet Bjerregaard fortæller:
”De sidste dage inden konverteringen gik det op for os, hvor meget der skulle forberedes i esas inden den fulde ibrugtagning. Derfor valgte vi at styre processen og åbne lidt op ad gangen. Mandag fik alle vores omkring 170 brugere adgang til at kigge i systemet. Fra om onsdagen åbnede vi op for at rette i konverteret data. For at brugerne rigtig kan komme i gang, så skal der laves uddannelsesstukturer inde i esas. På grund af nogle fejl har den proces været forsinket, men her i uge 2 arbejdes der på højtryk for at komme i mål med den opgave også.
Brugerne har mange spørgsmål til, hvordan man gør, og en enorm lyst til at komme i gang og få en masse viden. Det er helt sikkert positivt, men vi kæmper med at følge med på supportsiden og hjælper derfor folk i gang med det vigtigste først. Der er mange gode oplevelser og ”aha” oplevelser, men samtidig bøvler vi fortsat med integrationerne til vores 3. partssystemer. Så vi er både ved at rette til og samtidig i fuld gang med at oplære folk i, hvordan de kan bruge fx avancerede søgninger og listevisninger til at løfte deres arbejde. Brugerne er også helt vilde med at få lov til at lave dashboards, så det laver de til eget brug nu – senere kan vi udnytte funktionaliteten til at dele på tværs.”
Hvordan er stemningen hos jer?
”Stemningen er god, og forventningerne er fortsat høje. Det skal ikke være nogen hemmelighed, at vi deltog som piloter på den første udgave af esas-kurserne og havde en del kommentarer til evalueringen. De er hurtigt blevet indarbejdet og kurserne er opdateret. Så vores brugere, der har været på kursus lige op til go-live, er kommet glade og tilfredse hjem fra kurserne og har vildt gerne ville i gang med det samme – de kunne se, at det blev godt!
I samarbejde med projektet fik vi lavet et kursus til vores brugere indenfor efter- og videreuddannelse, hvor noget Ordinær Uddannelse blev skåret væk. Det er klart, at der alligevel er termer og tankegange i esas fra Ordinær Uddannelse, som kræver noget oversættelse til en efter- og videreuddannelses-tankegang. Men det var der også i SIS, så de brugere er også ved godt mod og er i gang med at teste systemet af.
Men ét er brugerkurserne, en anden ting er hverdagen. Nu har vi snakket om esas i mange år, derfor valgte VIA at markere det med forskellige tiltag over for brugerne. Fx stod der en lille startpakke til alle, da de mødte ind fysisk til den første morgen, og vi holdt et virtuel opstartsmøde med morgenbrød til alle. Der var også lidt ekstra til 'accessories' til institutionsspecialisterne. Nu kører vi med daglige virtuelle supportmøder, hvor de typiske spørgsmål gennemgås og nye opgaver igangsættes.
Så alt i alt er stemningen god, men der er travlhed hos os – det gælder både for institutionsspecialisterne og den interne support.”
SIMAC
Hos SIMAC er størrelsesordenen en lidt andet, hvilket også præger udrulningsprocessen – implementeringsprojektleder Tanja Kofoed Johansen fortæller:
”Hos os er vi i alt fem uddannede brugere i systemet. Hertil kommer ca. otte andre rundt om i huset, som får læseadgang. Jeg har derfor i samarbejde med vores administrative leder stået for hele processen. Det har nogle gange gjort det lidt svært ikke at have flere at sparre med lokalt i forhold til, hvordan vi lige gør hos os. Men der har de tværgående implementeringsmøder i esas-projektet været supergode til at få en fornemmelse af, hvordan de andre institutioner har taklet det – det har givet noget inspiration. Samtidig har jeg gennem hele processen været i dialog med projektet omkring afklarende spørgsmål, og så har vi jo også esas-supporten, som vi melder ind til.
I konverteringsweekenden sad jeg og den administrative leder hver for sig hjemme og tjekkede op på det konverterede data. Heldigvis stødte vi ikke på graverende fejl eller mangler og kunne give grønt lys for konverteringen. Så ville vi bare gerne i gang!
Mandag morgen gik vi i luften, og siden har jeg haft fokus på at se vores uddannelsesstrukturer igennem og tilrette. Det er noget af et arbejde, fordi der kommer mange ting over i strukturen, som skal tilrettes bagefter. Når man fx kører regeltjek og støder på 25 ting, der skal håndteres, er det lidt tungt, men vi kommer igennem styk for styk. Vores andre brugere fik også adgang mandag, men ikke til at rette i data. Det er først nu, når der er kommet lidt styr på uddannelsesstrukturen, at vi stille og roligt kan åbne op for det. Det vigtigste for os nu er at få oprettet en masse bedømmelser, der skal igennem vores digitale eksamenssystem WISEflow (3. partssystem). Det har vi udskudt nogle måneder, så vi kunne gøre det i esas. Det går det heldigvis godt med. Efter at de første tre flows havde været igennem eksamenssystemet og tilbage til esas uden problemer, har vi oprettet de resterende ca. 60 flows.”
Hvordan er stemningen hos jer?
”Stemningen er god. Al begyndelse er selvfølgelig svær og man får nogle dyk en gang imellem, men vi er meget positive. Der er jo også nogle af de nye funktioner, man glæder sig til at komme i gang med – studieforløbslinjen giver fx et super godt overblik, og resultatudskrift er 100 gange nemmere i esas end i SIS. Så det bliver super godt, det er jeg sikker på. Nu skal vi bare have det ind under huden og få en rutine bygget op.”