Gå til indhold

Administrer projekter for frivillige fra 2023

Har du fået tilskud til et projekt for frivillige i 2023? Her finder du de dokumenter, du skal bruge til at administrere dit tilskud

Kontraktbilag

Din kontrakt henviser til disse tre dokumenter. Det er de regler, du skal følge, når du administrerer projekter for frivillige.

Aftalebilag

Aftalebilag er de dokumenter, du skal bruge til at administrere dit frivillige projekt mellem dig og projektdeltagerne.

"Annex 4 - Template volunteering agreement" skal anvendes til den aftale, som projektet og den frivillige indgår med hinanden.

"Volunteer Registration Form" skal udfyldes og indsendes til styrelsen på . Dette skal ske i så god tid som muligt før ankomst, idet informationerne bliver anvendt til planlægning af "On-arrival kurser" og "Mid-term evalueringer".

Administrative dokumenter 

De administrative dokumenter hjælper dig, når du afrapporterer dit tilskud i Beneficiary Module. 

Deltagelse af personer fra Rusland

Personer fra Rusland har fortsat mulighed for at deltage som frivillige på et ESC51-projekt, jf. programguiden for Det Europæiske Solidaritetskorps.

Bemærk at russiske deltagere ikke må være registreret på en af følgende af EU’s sanktionslister. Det er den danske tilskudsmodtager /værtsorganisations ansvar at tjekke dette forud for opholdet start.

Sanktionsliste i forskellige formater
Bemærk at de opdateres løbende.

Kontakt os altid på  for yderligere information og rådgivning i sådanne tilfælde, idet der knytter sig særlige opmærksomhedspunkter hertil.

Programme Guide    

Alle regler for et frivilligt projekt 2023 findes i Programme Guide.

Regler for budgettildeling til projekter for frivillige

Da I fik tildelt tilskud til jeres projekt for frivillige i 2023 skete det på baggrund af en række faktorer og prioriterede kategorier. I reglerne for budgettildeling kan du læse mere om, hvordan Uddannelses- og Forskningsstyrelsen prioriterede tildeling af tilskud.

Beneficiary Module (BM)

Beneficiary Module (BM) er det system, du skal administrere alle projekter med tilskud fra Det Europæiske Solidaritetskorps.

ORS-Organisation Registration System     

I Organisation Registration System registreres oplysninger om organisationer, der søger om tilskud, eller som er partnere i et projekt under Det Europæiske Solidaritetskorps.

Se her, hvordan du f.eks. ændrer kontaktperson eller uploader dokumenter i Organisation Registration System.

Online Language Support

Online Language Support (OLS) er en hjemmeside, hvor sprogtest- og kursuslicenser administreres. Du kan læse mere om OLS på Europa-Kommissionens hjemmeside.

PASS

”European Solidarity Corps Placement Administration and Support System (PASS)" er det system hvor I som organisation kan søge efter frivillige. Her kan I komme i kontakt med interesserede unge samt sende dem tilbud om et ophold. Det er også her, at I skal matche med dem (ved at sende et tilbud (”offer”)), når begge parter er enige om deltagelse i et projekt.
Vi anbefaler at dette sker så snart I organisationen er enige med den frivillige om deres deltagelse. Vær OBS på at den frivillige skal have accepteret tilbuddet senest 14 dage før aktivitetsstart. Dette er vigtigt, da det er fra PASS I indhenter (retrieve) information om den frivillige til Beneficiary Module. 

Du finder en vejledning til PASS samt e-mailadresse til helpdesk (teknisk support) her:

Sådan sender du et tilbud i PASS

Log på PASS og gør følgende:

  • Klik på linket ’Send offer’
  • Indtast en PRN i feltet ‘Participant Reference Number’ og klik på søgeknappen (det er en grøn knap som vises ved siden af PRN feltet)
  • Opret listen ‘Funding programme’, og vælg ‘European Solidarity Corps/ Volunteering – ESC51’
  • Klik på ’Next’
  • Indtast oplysninger i ’Project code’ (2022-1-NA0X-ESC51-XXXXXX)
  • Præcisér start- og slutdato for projektet og detaljer omkring projektet (beskrivelse, tema)
  • Under Lokation skal du beskrive værtsorganisationen (hvis du ikke kan finde det, så ’create’ det) og støtteorganisationen (se den sektion som vises under værtsorganisationen)
  • Gennemgå detaljerne for tilbuddet og send den til deltageren (klik på ’Submit’)”

Forsikring

Ifølge programguiden for det Europæiske Solidaritetskorps 2022 (s. 77-79) skal ALLE deltagere på frivilligprojekter forsikres (bemærk andre regler for in-country deltagere).

Tilskudsmodtager er ansvarlig for, at deltagere i frivilligprojekter bliver tilmeldt og får en supplerende sundhedsforsikring, inden de påbegynder deres ophold gennem Det Europæiske Solidaritetskorps.

Bemærk at forsikringen er et supplement til henholdsvis det blå EU-sygesikringskort og (i Danmark) det gule sundhedskort. Det er derfor en forudsætning, at deltageren fra lande, der har adgang til det blå sygesikringskort, medbringer dette ved ankomst til Danmark. Det er ligeledes tilskudsmodtagers ansvar at sikre, at alle frivillige får det gule sundhedskort hurtigst muligt efter ankomst.

Ny forsikringsudbyder fra 8. februar 2023

Onsdag d. 8. februar 2023 overgik forsikringen af frivillige under Det Europæiske Solidaritetskorps til en ny forsikringsudbyder: Henner.
Det er i den forbindelse vigtigt at være opmærksom på følgende:

Forsikringsudbyder

  • Frivillige, der starter den 8. februar 2023 og derefter vil være forsikret af Henner
  • Frivillige, der er startet før den 8. februar 2023, vil fortsat være forsikret af CIGNA indtil slutningen af deres ophold.

Registrering af deltagere

Tilskudsmodtagere skal forsikrings registrere deltagerne via Beneficiary Module. Dvs. deltageren skal være hentet ind fra PASS, der skal tikkes af i insurance-boksen, og deltageren skal være i ”complete”. Dette gælder deltagere i alle aktive projekter og skal ske senest 14 dage før ankomst.

Overgangsperiode med registrering via PASS

Da flere fortsat har problemer med at hente deltagere ind fra PASS, vil der i en overgangsperiode blive krydstjekket med matches i PASS. Dvs. at deltagere der er ’matchet’ i PASS, men som ikke er tilføjet en ’participation’ i Beneficiary Module alligevel registreres af systemet.   
Vær særlig OBS og giv Styrelsen besked hvis:     

  • Du har haft en deltager inde i BM, og den er ”forsvundet” igen.
  • Du har hentet en deltager ind i BM fra PASS, men ikke kan komme til at tikke af i forsikringsboksen eller af andre grunde ikke kan få deltageren i complete (send altid beskrivelse af problemet og et screenshot, når du kontakter os).

Modtager du eller den frivillige en registreringsbekræftelse fra Henner, behøver I naturligvis ikke kontakte os, selvom I oplever ovenstående. Så er vedkommende registreret. 

OBS:

Overgangsperiodens længde er ikke fastsat: Europa-Kommissionen monitorerer løbende, om systemerne virker, og vi har brug for jeres inputs til dette. Derfor er det VIGTIGT, at I løbende forsøger at opdatere Beneficiary Module, og at I kontakter os, hvis I stadig oplever problemer med at registrere jeres frivillige via Beneficiary Module.

Oplever I problemer med systemerne i forbindelse med ovenstående?

Opholdstilladelse

Det er tilskudsmodtagers ansvar at sikre, at alle frivillige har de nødvendige opholdstilladelser. Orienter dig i reglerne hos Styrelsen for International Rekruttering og Administration (SIRI).

Øvrige dokumenter

Find også mere information i info-kittet til volontører, hvor de vigtigste oplysninger er samlet.

Formidling af dit projekt       

Formidling af projektet for frivillige er en del af administrationen.

Behandling af data og personoplysninger

Europa-Kommissionen stiller forskellige IT-systemer til rådighed, som skal anvendes i forbindelse med administrationen af jeres tilskud fra Det Europæiske Solidaritetskorps. Alle data, som indtastes i de forskellige IT-systemer, bliver opbevaret i databaser hos Europa-Kommissionen.

Klagevejledning

Du har mulighed for at klage til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (www.ufm.dk) over retlige forhold i forbindelse med afgørelser vedrørende Det Europæiske Solidaritetskorps (ESC). En eventuel klage sendes til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (klage@ufm.dk). Du må gerne notere i overskriften/emnefeltet, at klagen vedrører Det Europæiske Solidaritetskorps (ESC).

Hjælp til administrationen   

Har du spørgsmål til afrapportering eller bilag, kontakt 

Har du spørgsmål vedr. evt. ændringer i jeres godkendte projekt for frivillige, kontakt  eller 

Har du spørgsmål vedr. evt. ændringer i jeres godkendte solidaritetsprojekt, kontakt 


Handlinger tilknyttet webside

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
Senest opdateret 18. november 2024
Det Europæiske Solidaritetskorps