Kontraktbilag
Din kontrakt henviser til disse fire dokumenter. Det er de regler, du skal følge, når du administrerer Erasmus+ projektet.
Hvis du har spørgsmål til kontraktbilagene, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk
Administrative dokumenter
De administrative dokumenter hjælper dig, når du administrerer dit tilskud i løbet af projektperioden, og når du skal afrapportere dit tilskud i Beneficiary Reports Module (afrapporteringsmodul).
Samarbejdsaftale mellem projektpartnere
Et cooperation partnership er et samarbejdsprojekt med flere partnere involveret. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at indgå en samarbejdsaftale.
Uddannelses- og Forskningsstyrelsen har udarbejdet en kort vejledning om, hvad en samarbejdsaftale kan indeholde.
Skabeloner til dokumentation af afholdte aktiviteter og udgifter
Det er vigtigt, at du fra starten af projektperioden får et overblik over dokumentationskrav for de forskellige typer aktiviteter, som I gennemfører i løbet af projektet. For at lette din administration er herunder nogle skabeloner, som du kan anvende.
- Skabelon til deltagerbevis (docx)
- Skabelon til deltagerliste (docx)
- Skabelon til dokumentation for grøn rejse (docx)
- Dokumentation for kørsel i egen bil (docx)
- Tro og love erklæring (docx)
- Hjælp til beregning af tilskud til rejseomkostninger
Valutakurs
I jeres kontrakt, artikel 21.3 og i Data Sheet (fodnote 2 under afsnit ”4.2: Reporting and payment modalities”) finder I kravene til omregning af forskellige valutaer til euro. Du kan også få hjælp ved at klikke på linket:
Underskrifter
I retningslinjerne for underskrifter kan du læse mere om, hvornår en underskrift skal være fysisk, og hvornår du kan anvende digital underskrift, når du skal underskrive de forskellige dokumenter, der anvendes inden for Erasmus+.
Hvis du har spørgsmål til skabeloner, beregning af valutakurs eller retningslinjer for underskrifter, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk
Programme Guide
Alle regler for et Erasmus+ Cooperation Partnership 2023 for almen voksenuddannelse og folkeoplysning findes i Programme Guide.
Erasmus+ Guides
”Håndbog om finansieringsmodel (lump sum)” er et vigtigt hjælpeværktøj til projektstyring i samarbejdsprojekter (KA2). Her kan du finde svar på de fleste spørgsmål, som ikke besvares af Erasmus+ Programguiden,. Du finder også her svar på, hvad du skal være opmærksom på i forbindelse med afrapportering af jeres projekt.
Beneficiary Module
Beneficiary Module (BM) er det system, som du skal anvende til at administrere jeres tilskud fra Erasmus+, så du og dine partnere hele tiden har overblik over jeres forbrug. Det er også i dette system, at afrapportering for projektet skal udarbejdes.
Hvis du har spørgsmål til administrationen af jeres projekt i Beneficiary Module, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk
ORS-Organisation Registration System
I Organisation Registration System registreres oplysninger om organisationer, der søger om tilskud, eller som er partnere i et Erasmus+ projekt.
Hvis der sker ændringer i oplysninger om jeres organisation under et projektforløb, er det vigtigt, at I opdaterer oplysningerne i Organisation Registration System (ORS) og informerer Uddannelses- og Forskningsstyrelsen om ændringerne. Send oplysningerne til ufs-tilskud@ufm.dk.
Du kan også se her, hvordan du f.eks. ændrer kontaktperson eller uploader dokumenter i Organisation Registration System.
Hvis du har spørgsmål til ændring af jeres kontaktoplysninger i ORS, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk
Formidling af dit projekt
Formidling af Erasmus+-projektet er en del af administrationen. Det er vigtigt, at du husker at bruge logoet for Erasmus+ i forbindelse med formidlingen eller ved offentliggørelse af fremstillede produkter.
Hvis du har spørgsmål til formidling af dit projekt, så kontakt Jannie Henneberg Jørgensen eller Emil Thirup-Sorknæs
Interim
Hvis dit projekt varer længere end 2 år, skal du midtvejs i projektforløbet udarbejde en interimrapport. Du vil få besked fra Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, når skabelonen er klar til udfyldelse i Beneficiary Module (BM). Rapporten skal beskrive fremdrift og implementering fra projektets start og frem til tidspunktet for udarbejdelsen af rapporten. Hvis der er blevet anvendt mere end 70 pct. af projektets 1. rateudbetaling (skal fremgå af budgettet i Beneficiary Module (BM)), kan du anmode om 2. rate af projektbevillingen i forbindelse med indsendelsen af interimrapporten. Rapporten bliver vurderet af styrelsen, og I vil derefter modtage en kort vurdering af interimrapporten.
Bemærk, at projekter med en varighed under 2 år ikke skal udarbejde en interimrapport.
Hvis du har spørgsmål til interimprocessen, kan du kontakte Jannie Henneberg Jørgensen eller Emil Thirup-Sorknæs
Final report
Når dit projekt er slut, skal du skrive en final report (afrapportering). Skemaet til denne er tilgængelig i Beneficiary Module fra projektets start, så der løbende kan arbejdes på den.
Du har 2 måneder fra projektets slutdato til at indsende afrapporteringen via Beneficiary Module (BM). Husk løbende at opdatere budgettet i Beneficiary Module, da budgettet skal være færdigt, inden afrapporteringen udfyldes, så data fra budgettet kan komme med. Du skal også stille dine resultater til rådighed for offentligheden samt uploade disse på Erasmus+ Project Results Platform. Afrapporteringen bliver vurderet af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen samt eksterne eksperter, og du vil efter endt vurdering modtage evalueringen samt besked om den sidste rateudbetaling.
Hvis du har spørgsmål til udarbejdelsen af jeres afrapportering, så kontakt os på ufs-tilskud@ufm.dk
Behandling af data og personoplysninger
Europa-Kommissionen stiller forskellige IT-systemer til rådighed, som skal anvendes i forbindelse med administrationen af jeres Erasmus+-tilskud. Alle data, som indtastes i de forskellige IT-systemer, bliver opbevaret i databaser hos Europa-Kommissionen.
Klagevejledning
Du har mulighed for at klage til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (www.ufm.dk) over retlige forhold i forbindelse med afgørelser vedrørende Erasmus+. En eventuel klage sendes til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (klage@ufm.dk). Du må gerne notere i overskriften/emnefeltet, at klagen vedrører Erasmus+.
Hjælp til administration
Har du spørgsmål til afrapportering eller bilag, kontakt Bevillingsenheden Svendborg
Har du spørgsmål vedr. evt. ændringer i jeres godkendte projekt, kontakt Jannie Henneberg Jørgensen eller Emil Thirup-Sorknæs
