Ikke-offentlige organisationer, som søger om mere end EUR 60.000 eller samlet set har tilskud fra Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps, der overstiger EUR 60.000, skal have vurderet organisationens finansielle kapacitet.
For anpartsselskaber, enkeltmandsvirksomheder og foreninger skal der ud fra en risikobetragtning tillige foretages finansielt kapacitetstjek på ansøgere, som søger om mere end EUR 20.000.
På denne side besvares nogle af de spørgsmål, som ofte stilles i forbindelse med indhentning af regnskaber.
Programregler
I Erasmus+ Programme Guide under afsnit C – 'Information for applicants' og i European Solidarity Corps Guide under afsnit E 'Information for applicants' beskrives kravene til en organisation, som søger om tilskud fra Erasmus+ eller Det Europæiske Solidaritetskorps. I afsnit om compliance (step 2) er det præciseret, at en organisation skal have en sund økonomi, og at Uddannelses- og Forskningsstyrelsen skal vurdere en ansøgende organisations finansielle kapacitet. Vurderingen sker på baggrund af organisationens seneste reviderede og godkendte årsregnskab, som skal uploades i 'Organisation Registration System' (ORS), samt eventuelt suppleret med andre økonomiske oplysninger.
Revisionskrav til seneste årsregnskab
Det seneste årsregnskab skal være revideret, godkendt og underskrevet af en af organisationen valgt revisor, der skal være regnskabskyndig, men ikke behøver være en godkendt registreret eller statsautoriseret revisor. Revisor skal være uafhængig af organisationens virksomhed og må ikke have nogen personlig eller økonomisk interesse i revisionens udfald. Regnskabet skal tillige være godkendt og underskrevet af organisationens bestyrelse. Hvis der ikke er en bestyrelse, skal ejer(e) af virksomheden skrive under.
Krav til regnskab
Årsregnskabet skal leve op til kravene i gældende dansk lovgivning, herunder bogføringsloven og årsregnskabsloven, og skal indeholde:
- Resultatopgørelse
- Balance (aktiver og passiver)
- Noter bør f.eks. indeholde personaleomkostninger og egenkapital
- Sammenligningstal for året før
- Regnskabsåret er typisk kalenderåret, med mindre andet fremgår af organisationens CVR-registrering og vedtægter
- Årsregnskabet skal give et retvisende billede af virksomhedens aktiver, passiver og finansielle stilling ved regnskabsårets udløb samt af virksomhedens aktiviteter for regnskabsåret i overensstemmelse med årsregnskabsloven. Der kan hentes inspiration til opstilling af resultatopgørelse og balance i årsregnskabsloven, bilag 2
Hvis en organisation har modtaget tilskud til forskellige projekter fra Erasmus+, Det Europæiske Solidaritetskorps, fonde, styrelser eller fra kommunen, anbefales det, at de enkelte projekters økonomi/enkelte tilskud fremgår af noterne til regnskabet, alternativt af separate projektregnskaber.
Tilskudsmodtager skal være opmærksom på Programguidens retningslinjer for projektomkostninger, herunder bl.a.:
- Omkostningen skal være nødvendig for projektets gennemførelse
- Omkostningen skal være rimelig og berettiget og opfylde princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig med hensyn til sparsommelighed og effektivitet
- Uforholdsmæssigt store eller unødvendige udgifter er ikke tilskudsberettigede omkostninger
Bemærk: Der er bogføringspligt for organisationer, der modtager tilskud fra den danske stat eller fra Den Europæiske Union, jf. bogføringslovens paragraf 1, stk. 2, og hvis organisationens nettoomsætning overstiger 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår. Du kan læse mere om krav til bogføring i bogføringsloven.
Yderligere dokumentation ud over årsregnskab
Efter en individuel konkret vurdering kan der – hvis der endnu ikke foreligger et godkendt årsregskab - anmodes om en bogføringsbalance for hele eller dele af et regnskabsår samt øvrig dokumentation f.eks. kontoudtog fra banken.
Bankgaranti eller afvisning af en ansøgning
Hvis vurderingen af en organisations årsregnskab og øvrige indsendte regnskabsoplysninger viser, at organisationen ikke har en tilstrækkelig finansiel kapacitet, kan Uddannelses- og Forskningsstyrelsen kræve, at organisationen stiller en bankgaranti for forskudsudbetalingen i euro fra en dansk bank. Der må ikke deponeres midler fra Erasmus+ eller Det Europæiske Solidaritetskorps til sikkerhed for bankgarantien.
Hvis ovenstående ikke er opfyldt, kan ansøgningen afvises.
Generelt for alle tilskud
Uddannelses- og Forskningsstyrelsen kan indkalde grunddokumentation, herunder bilag, for de afholdte udgifter. Regnskabsmateriale skal opbevares i overensstemmelse med gældende dansk lovgivning.
Omkostninger til revision i relation til Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps tages som udgifter til bankgaranti fra tilskudsmidlerne. Omkostninger til en bankgaranti skal stå mål med tilskuddets størrelse.
Relevant baggrundsinformation
I Erasmus+ programme guide kan du få flere oplysninger om krav til en organisations ’compliance’, når der søges om tilskud fra Erasmus+, herunder også krav til en organisations finansielle kapacitet
I programguiden kan du også læse om retningslinjer for omkostninger i projekter, der har modtaget tilskud fra Erasmus+
I European Solidarity Corps Guiden kan du få flere oplysninger om krav til en organisations 'compliance', når der søges om tilskud fra Det Europæiske Solidaritetskorps, herunder også krav til en organisations finansielle kapacitet.
På siden om ”Organisation Registration System” (ORS) kan du se, hvordan dokumenter uploades.
I årsregnskabslovens bilag 2 kan hentes inspiration til opstilling af resultatopgørelse og balance.
I bogføringsloven kan du få flere oplysninger om krav til bogføring, registrering af transaktioner, opbevaring af regnskabsmateriale m.v.
Yderligere oplysninger om vurdering af en organisations finansielle kapacitet
Bevilllingsenheden i Svendborg forestår vurderingen af organisationers finansielle kapacitet og vil kunne besvare spørgsmål om den dokumentation, som skal fremsendes sammen med ansøgning om tilskud fra Erasmus+ eller Det Europæiske Solidaritetskorps.
Det finansielle kapacitetstjek er en risikovurdering af ansøgers økonomiske forhold og medvirker til at sikre, at de midler, som styrelsen tildeler tilskudsmodtager, anvendes til formålet. Samtidig er det også en hjælp til tilskudsmodtager, da det finansielle – og operationelle – kapacitetstjek medvirker til at sikre, at tilskudsmodtager har ressourcer til at igangsætte og afslutte de(t) ansøgte projekt(er).
Det skal bemærkes, at Bevillingsenheden ikke kan forestå rådgivning og vejledning i opstilling og udformning af årsregnskaber.
