I Erasmus+ Programme Guide under afsnit C – 'Information for applicants' og i European Solidarity Corps Guide under afsnit E 'Information for applicants' beskrives kravene til en organisation, som søger om tilskud fra Erasmus+ eller Det Europæiske Solidaritetskorps. I afsnit om compliance (step 2) er det præciseret, at en organisation skal have en sund økonomi, og at Uddannelses- og Forskningsstyrelsen skal vurdere en ansøgende organisations finansielle kapacitet. Vurderingen sker på baggrund af organisationens seneste reviderede og godkendte årsregnskab, som skal uploades i 'Organisation Registration System' (ORS), samt eventuelt suppleret med andre økonomiske bilag.
På denne side besvares nogle af de spørgsmål, som ofte stilles i forbindelse med indhentning af regnskaber.
Revisionskrav til seneste årsregnskab
Det seneste årsregnskab skal være revideret af en af organisationen valgt revisor, der skal være regnskabskyndig, men ikke behøver være en godkendt registreret eller statsautoriseret revisor. Revisor skal være uafhængig af organisationens virksomhed og må ikke have nogen personlig eller økonomisk interesse i revisionens udfald. Regnskabet skal tillige være godkendt af organisationens bestyrelse.
Krav til regnskab
Årsregnskabet skal leve op til kravene i gældende lovgivning, herunder bogføringsloven og årsregnskabsloven, og skal indeholde:
- Resultatopgørelse
- Balance
- Noter bør f.eks. indeholde personaleomkostninger og egenkapital
- Regnskabet skal indeholde sammenligningstal for året før
- Regnskabsåret er typisk kalenderåret, med mindre andet fremgår af organisationens CVR-registrering
- Årsregnskabet skal give et retvisende billede af virksomhedens aktiver, passiver og finansielle stilling ved regnskabsårets udløb samt af virksomhedens aktiviteter for regnskabsåret i overensstemmelse med årsregnskabsloven. Der kan hentes inspiration til opstilling af resultatopgørelse og balance i årsregnskabsloven, bilag 2.
Hvis en organisation har modtaget tilskud til forskellige projekter fra Erasmus+, Det Europæiske Solidaritetskorps, fonde eller fra kommunen, anbefales det, at de enkelte projekters økonomi/enkelte tilskud fremgår af noterne til regnskabet.
Bemærk: Der er bogføringspligt for organisationer, der modtager tilskud fra den danske stat eller fra Den Europæiske Union, jf. bogføringslovens paragraf 1, stk. 2, og hvis organisationens nettoomsætning overstiger 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår. Du kan læse mere om krav til bogføring i bogføringsloven.
Yderligere dokumentation ud over årsregnskab
Efter en konkret vurdering kan der tillige anmodes om bogføringsbalance for indeværende regnskabsår samt øvrig dokumentation.
Bankgaranti eller afvisning af en ansøgning
Hvis vurderingen af en organisations årsregnskab og øvrige indsendte regnskabsoplysninger viser, at organisationen ikke har en tilstrækkelig finansiel kapacitet, kan Uddannelses- og Forskningsstyrelsen kræve, at organisationen stiller en bankgaranti for forskudsudbetalingen i euro fra en dansk bank. Der må ikke deponeres midler fra Erasmus+ eller Det Europæiske Solidaritetskorps til sikkerhed for bankgarantien.
Hvis ovenstående ikke er opfyldt, kan ansøgningen afvises.
Generelt for alle tilskud
Uddannelses- og Forskningsstyrelsen kan indkalde grunddokumentation, herunder bilag, for de afholdte udgifter. Regnskabsmateriale skal opbevares i overensstemmelse med gældende dansk lovgivning.
Omkostninger til revision i relation til Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps tages som udgifter til bankgaranti fra tilskudsmidlerne.
Ovenstående gælder også ansøgninger til Lump Sum-projekter (samarbejdsprojekter inden for Key Action 2), hvor det tillige forventes at være bagvedliggende dokumentation og regnskab for de anvendte tilskudsmidler.
Relevant baggrundsinformation
I Erasmus+ programme guide kan du få flere oplysninger om krav til en organisations ’compliance’, når der søges om tilskud fra Erasmus+, herunder også krav til en organisations finansielle kapacitet
I European Solidarity Corps Guiden kan du få flere oplysninger om krav til en organisations 'compliance', når der søges om tilskud fra Det Europæiske Solidaritetskorps, herunder også krav til en organisations finansielle kapacitet
På siden om ”Organisation Registration System” (ORS) kan du se, hvordan dokumenter uploades.
I årsregnskabslovens bilag 2 kan hentes inspiration til opstilling af resultatopgørelse og balance.
I bogføringsloven kan du få flere oplysninger om krav til bogføring, registrering af transaktioner, opbevaring af regnskabsmateriale m.v.
Yderligere oplysninger om vurdering af en organisations finansielle kapacitet
Bevilllingsenheden i Svendborg forestår vurderingen af organisationers finansielle kapacitet og vil kunne besvare spørgsmål om den dokumentation, som skal sendes ind sammen med ansøgning om tilskud fra Erasmus+ eller Det Europæiske Solidaritetskorps. Det skal bemærkes, at Bevillingsenheden ikke kan forestå rådgivning og vejledning i opstilling og udformning af årsregnskaber.
