Gå til indhold

Administrer dit tilskud fra 2025 til ophold i udlandet for elever og ansatte

Har du fået tilskud til ophold i udlandet for elever og ansatte i 2025? Her finder du de dokumenter, du skal bruge til at administrere dit tilskud.

Kontraktbilag

Tilskud som akkrediteret organisation (KA121)

Hvis din skole eller organisation er akkrediteret og har fået tilskud til et projekt på egne vegne (KA121), er det disse tre dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer jeres tilskud fra Erasmus+.

Tilskud som koordinator for et konsortium (KA121)

Hvis din skole eller organisation er akkrediteret som koordinator for et konsortium og har fået tilskud til et projekt for et konsortium (KA121), er det disse fire dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer jeres tilskud fra Erasmus+.

Tilskud til enkeltstående projekt/'Short-term project" (KA122)

Hvis din skole eller organisation har fået tilskud til enkeltstående projekt/'Short-term project' (KA122), er det disse tre dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer dit tilskud fra Erasmus+.

Aftalebilag

Aftalebilag er en række aftalepapirer, der skal indgås mellem udlandsopholdets parter. Dvs. den udsendende organisation i Danmark, den danske deltager og værtsorganisationen i udlandet. Inviteres en udenlandsk ekspert til Danmark, er der også et aftalebilag for ekspertens undervisningsophold i Danmark. 

Aftalebilagene skal tre ting:

  1. Klarlægge den enkelte deltagers tilskud og opholdsbetingelser (kun ved individuelle ophold). Det gør en såkaldt modelkontrakt.
  2. Definere deltagerens eller gruppens forventede læringsudbytte. Det gør en såkaldt Learning Agreement eller et Learning Programme (for grupper). 
  3. Dokumentere, at opholdet inklusiv læringen fandt sted. Det gør et deltagerbevis (fx et Europass learning certificate). 

Aftalebilagene skal være dateret korrekt og underskrevet. Det er de tre stk. aftalebilag, vi i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen vil se, når/hvis der foretages kontrolbesøg, eller hvis I bliver udtrukket til et desk check (bilagskontrol). 

Europass learning agreements and certificates:

Fra kontraktårgang 2025 anbefales det, at I som tilskudsmodtagere benytter de aftalebilag (Europass learning agreements and certificates), som kan genereres direkte i Beneficiary Module (BM) - det system, hvori jeres tilskud fra Erasmus+ administreres.  

OBS ift. ovenstående to eksempler: Det er ikke meningen, at disse udfyldes i Word, men inde på platformen Beneficiary Module, hvor man kan benytte rullemenuer, til- og fravælge sektioner etc.  

OBS ift. startmøderne: På startmøderne i august 2025 ville vi gerne gennemgå de de nye, anbefalede Europass learning agreements samt Europass-certifikaterne, inklusiv hvorledes de genereres i Beneficiary Module (BM). Vi har dog kun mulighed for det sidste og afholder i stedet et særskilt webinar med tid til spørgsmål om udfyldelsen af disse nye dokumenter, der fortsat skal printes ud, underskrives af de relevante parter og arkiveres på skolen. Tilskudsmodtagere inviteres pr. mail til dette webinar. 

Udenlandske eksperter:
Arrangerer I, at en udenlandsk ekspert skal komme til jeres danske organisation, kan I imidlertid ikke generere det relevante aftalebilag i Beneficiary Module (BM), men kan benytte denne Word-skabelon:

Modelkontrakter/Participant Grant Agreements: 

For alle individuelle ophold er det påkrævet, at der forud for opholdet underskrives en aftale mellem den danske, udsendende organisation og den danske deltager om opholdets økonomi og øvrige betingelser. Et sådant aftalebilag kan heller ikke genereres direkte i Beneficiary Module. Benyt derfor et af to nedenstående, der er enslydende. Det ene er blot oversat til dansk. Vi anbefaler, at I bruger det danske dokument, medmindre der er tale om en engelsktalende elev/medarbejder eller udenlandsk ekspert.    

Fortsat mulighed for at benytte de "gamle" word-dokumenter:

I har fortsat mulighed for at benytte aftalebilagene knyttet til 2024-bevillingerne til 2025-bevillingerne. I skal i det tilfælde blot huske at ændre fra 2024 til 2025 i dokumenternes sidehoved.

Administrative dokumenter    

De administrative dokumenter hjælper dig, når du afrapporterer dit tilskud i Beneficiary Reports Module (afrapporteringsmodul)

Tilskud til deltagere med særlige behov (kun KA121)

I kan søge om ekstra midler til meromkostninger (der ikke kan dækkes med standardtilskuddet) for deltagere med særlige behov. Dette ekstra tilskud kan bevilges i situationer, hvor en person ellers ville have været forhindret i at deltage i mobiliteten. I skal søge om dette tilskud særskilt ved at udfylde og indsende nedenstående ansøgningsskema.

Bemærk: For bevillinger tildelt i 2025 kan I anmode om supplerende tilskud (inklusion support) i perioden 1. juni 2025 til 31. maj 2026.

I Erasmus+ Programme Guide 2025 kan du læse mere "Inclusion Support" inden for dagtilbud, grundskole og ungdomsuddannelse på side 118. 

Erasmus+ Programme Guide  

Alle regler for et tilskud bevilget fra Erasmus+ i 2025 til et projekt inden for dagtilbud, grundskole og ungdomsuddannelse findes i Programme Guide.

Regler for budgettildeling til akkrediterede organisationer (kun KA121)

Da I fik tildelt tilskud som akkrediteret organisation i 2025 skete det på baggrund af en række faktorer og prioriterede kategorier. I "principper for budgettildeling" kan I læse mere om, hvordan Uddannelses- og Forskningsstyrelsen prioriterede tildeling af tilskud i 2025.

Håndbøger og vejledninger

Europa-Kommissionen har sammen med de nationale kontorer udarbejdet en håndbog om individuel elevmobilitet, hvor I kan få information og gode råd om, hvad I som uddannelsesinstitution skal være opmærksomme på, når I planlægger og gennemfører individuelle ophold for jeres elever. Håndbogen er på engelsk og har titlen: "Erasmus+ Handbook for individual pupil mobilitet in School Education". 

Hvis I bruger de såkaldte ”supporting organisations” til at bistå med den praktiske implementering af jeres ophold i udlandet, kan I hente gode råd og inspiration i den vejledning, som Europa-Kommissionen har udarbejdet sammen med de nationale kontorer for Erasmus+. Heri findes også en definition af en ”supporting organisation”, og en beskrivelse af hvilke opgaver I selv skal varetage som projektkoordinator.

Beneficiary Module 

Beneficiary Module (BM) er systemet til at administrere alle projekter med tilskud fra Erasmus+

Hvis du har spørgsmål til administrationen af jeres projekt i Beneficiary Module, så kontakt os på 

ORS - Organisation Registration System     

I Organisation Registration System registreres oplysninger om organisationer, der deltager i projekter med tilskud fra Erasmus+.

Se her, hvordan du f.eks. ændrer kontaktperson eller uploader dokumenter i Organisation Registration System.

Online Language Support       

Online Language Support (OLS) er en platform, der tilbyder alle deltagere i Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps sproglig støtte. 

Formidling af dit projekt    

Formidling af jeres projekt er en del af administrationen af jeres tilskud fra Erasmus+.

Behandling af data og personoplysninger

Europa-Kommissionen stiller forskellige IT-systemer til rådighed, som skal anvendes i forbindelse med administrationen af tilskud fra Erasmus+. Alle data, som indtastes i de forskellige IT-systemer, bliver opbevaret i databaser hos Europa-Kommissionen.

Klagevejledning

Du har mulighed for at klage til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (www.ufm.dk) over retlige forhold i forbindelse med afgørelser vedrørende Erasmus+. En eventuel klage sendes til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (klage@ufm.dk). Du må gerne notere i overskriften/emnefeltet, at klagen vedrører Erasmus+.

Hjælp til administration                    

Har du spørgsmål til  afrapportering eller bilag, kontakt 

Har du spørgsmål vedr. evt. ændringer i jeres godkendte projekt, kontakt Alexander Theis Kjærby Andersen, Rikke Helge eller Rikke Rowek Kier 

Handlinger tilknyttet webside

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
Senest opdateret 12. august 2025
Erasmus+