Gå til indhold

Administrer et Erasmus+ mobilitetsprojekt fra 2023

Har du fået tilskud til et mobilitetsprojekt i 2023? Her på siden finder du relevante dokumenter til administration af dit tilskud.

Kontraktbilag 

Tilskud som akkrediteret organisation (KA121)

Hvis din institution eller organisation er akkrediteret og har fået tilskud til et mobilitetsprojekt på egne vegne (KA121), er det disse tre dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer jeres Erasmus+-projekt.

Tilskud som koordinator for et mobilitetskonsortium (KA121)

Hvis din institution eller organisation er akkrediteret som koordinator for et mobilitetskonsortium og har fået tilskud til et mobilitetsprojekt for et konsortium (KA121), er det disse fire dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer jeres Erasmus+-projekt.

Tilskud til enkeltstående mobilitetsprojekt/'Short-term project" (KA122)

Hvis din institution eller organisation har fået tilskud til enkeltstående mobilitetsprojekt/'Short-term project' (KA122), er det disse tre dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer jeres Erasmus+-projekt.

Aftalebilag

Aftalebilag er de dokumenter, du skal bruge til at administrere dit Erasmus+ projekt mellem:

  1. din uddannelsesinstitution og jeres projektdeltagerne, og
  2. din uddannelsesinstitution og den modtagende part i udlandet.

Aftalebilagene er med til at sikre deltagernes læringsudbytte og til at dokumentere opholdenes gennemførelse. 

Dokumenter til brug før opholdets begyndelse

Der skal indgås en såkaldt "Grant Agreement" mellem den danske sendeinstitution og den enkelte deltager (elev, kursist eller ansat) om det tildelte tilskud. "Grant Agreement"  findes i en dansk og i en engelsk udgave. På dansk hedder aftaledokumentet en "modelkontrakt". Brug modelkontrakten, medmindre I arrangerer et besøg for en ”invited expert”.

Ud over modelkontrakten, skal der også inden opholdets begyndelse (for alle aktiviteter/ophold på nær ’forberedende besøg’, skills-konkurrencer, ’invited experts’ og medfølgende lærere) indgås en såkaldt "Learning Agreement", der er en aftale mellem den danske sendeinstitution og den udenlandske modtagende institution om læringsmålene under opholdet. 

Bemærk: For ansatte på kursus kan en kursusbeskrivelse med tydelige læringsmål udarbejdet af kursusudbyderen erstatte en learning agreement.

Ud over ovenstående dokumenter anbefales det at indgå en skriftlig samarbejdsaftale (Memorandum of Understanding) med den udenlandske samarbejdspartner, hvor opgaver,  ansvar og aktiviteter i samarbejdet er beskrevet, herunder hvilke uddannelser samarbejdet omhandler. Nedenstående MoU-template kan eventuelt anvendes.

Dokumenter til brug umiddelbart efter opholdets afslutning

Som dokumentation for gennemførelse af opholdet og læringsmålene findes følgende dokumenter, som anvendes afhængigt af aktiviteten/opholdstypen: 

"Learning Agreement Complement" benyttes i sammenhæng med "Learning Agreement" for alle de aktiviteter, hvor der er krav om, at deltagerens læringsudbytte af aktiviteten dokumenteres. Det gælder alle aktiviteter/ophold på nær ’forberedende besøg’, skills-konkurrencer, ’invited experts’ og for medfølgende lærere.  

Bemærk: For ansatte på kursus skal der foreligge et kursusbevis med angivelse af deltagernavn samt start og slutdato for kurset. Dette bevis skal være underskrevet af kursusudbyderen og dokumenterer sammen med kursusbeskrivelsen opnåelsen af læringsmålene. 

"Skabelon til deltagerbevis - preparatory visit" benyttes til forberedende besøg og "Skabelon til deltagerbevis for accompanying person" til medfølgende lærere.

    "Europass mobilitetsbevis" er et alternativ til "Learning Agreement Complement" og benyttes ofte af erhvervsskoleelever.

    "Learning programme provided by an expert" er et særligt dokument til brug i forbindelse med, at en udenlandsk ekspert har været inviteret til Danmark.

    Deltagere i "Skills Competiton" skal dokumentere deres ophold med et deltagerbevis, som skal underskrives af deltager, sending og hosting/Skills competition organisation. Der kræves ikke indgåelse af learning agreement for disse ophold.

    Administrative dokumenter

    De administrative dokumenter hjælper dig, når du afrapporterer dit tilskud i Beneficiary Reports Module (afrapporteringsmodul).

    Søg om tilskud til deltagere med særlige behov

    I kan søge om ekstra midler til meromkostninger (der ikke kan dækkes med standardtilskuddet) for deltagere med særlige behov. Dette ekstra tilskud kan bevilges i situationer, hvor en person ellers ville have været forhindret i at deltage i mobiliteten. I skal søge om dette tilskud særskilt ved at udfylde og indsende nedenstående ansøgningsskema.

    Bemærk: For bevillinger tildelt i 2023 kan I anmode om supplerende tilskud (inklusion support) i perioden 1. juni 2023 til 31. marts 2025. Uddannelses- og Forskningsstyrelsen forbeholder sig ret til afkorte ovenstående periode, hvis afsatte midler er opbrugt inden 31. marts 2025. 

    I Programme Guide 2023 kan du læse mere "Inclusion Support" inden for erhvervsrettet grund- og efteruddannelse på side 102. 

    Programme Guide    

    Alle regler for et Erasmus+ mobilitetsprojekt 2023 for erhvervsrettet grund- og efteruddannelse findes i Programme Guide.

    Regler for budgettildeling til akkrediterede organisationer (kun KA121)

    Da I fik tildelt tilskud som akkrediteret organisation i 2023 skete det på baggrund af en række faktorer og prioriterede kategorier. I reglerne for budgettildeling kan du læse mere om, hvordan Uddannelses- og Forskningsstyrelsen prioriterede tildeling af tilskud.

    Håndbøger og vejledninger

    Hvis I bruger de såkaldte ”supporting organisations” til at bistå med den praktiske implementering af jeres mobilitetsprojekt, kan I hente gode råd og inspiration i den vejledning, som Europa-Kommissionen har udarbejdet sammen med de nationale kontorer for Erasmus+. Heri findes også en definition af en ”supporting organisation”, og en beskrivelse af hvilke opgaver I selv skal varetage som projektkoordinator.

    Beneficiary Module

    Beneficiary Module (BM) er det system, du skal administrere alle projekter med tilskud fra Erasmus+

    Hvis du har spørgsmål til administrationen af jeres projekt i Beneficiary Module eller Mobility Tool+, så kontakt os på 

    ORS-Organisation Registration System

    I Organisation Registration System registreres oplysninger om organisationer, der søger om tilskud, eller som er partnere i et Erasmus+ projekt

    Se her, hvordan du f.eks. ændrer kontaktperson eller uploader dokumenter i Organisation Registration System.

    Online Language Support  

    Online Language Support (OLS) er en platform, der tilbyder alle deltagere i Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps sproglig støtte. 

    Formidling af projekt

    Formidling af Erasmus+-projektet er den af administration.

    Behandling af data og personoplysninger

    Europa-Kommissionen stiller forskellige IT-systemer til rådighed, som skal anvendes i forbindelse med administrationen af jeres Erasmus+-tilskud. Alle data, som indtastes i de forskellige IT-systemer, bliver opbevaret i databaser hos Europa-Kommissionen.

    Klagevejledning

    Du har mulighed for at klage til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (www.ufm.dk) over retlige forhold i forbindelse med afgørelser vedrørende Erasmus+. En eventuel klage sendes til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (klage@ufm.dk). Du må gerne notere i overskriften/emnefeltet, at klagen vedrører Erasmus+.

    Hjælp til administration       

    Har du spørgsmål til afrapportering eller bilag, kontakt 

    Har du spørgsmål vedr. evt. ændringer i jeres godkendte projekt, kontakt  eller

    Handlinger tilknyttet webside

    Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
    Senest opdateret 17. november 2024
    Erasmus+