Gå til indhold

Administrer dit tilskud fra 2025 til ophold i udlandet for elever, lærlinge og ansatte

Har du fået tilskud til et ophold i udlandet for elever, lærlinge og ansatte i 2025? Her på siden finder du relevante dokumenter til administration af dit tilskud.

Kontraktbilag 

Tilskud som akkrediteret organisation (KA121)

Hvis din institution eller organisation er akkrediteret og har fået tilskud til et projekt på egne vegne (KA121), er det disse tre dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer jeres  tilskud fra Erasmus+.

Tilskud som koordinator for et konsortium (KA121)

Hvis din institution eller organisation er akkrediteret som koordinator for et konsortium og har fået tilskud til et projekt for et konsortium (KA121), er det disse fire dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer jeres tilskud fra Erasmus+.

Tilskud til enkeltstående projekt/'Short-term project" (KA122)

Hvis din institution eller organisation har fået tilskud til enkeltstående projekt/'Short-term project' (KA122), er det disse tre dokumenter, som der henvises til i din kontrakt. Det er derfor de regler, som du skal følge, når du administrerer jeres tilskud fra Erasmus+.

Aftalebilag

Aftalebilag er en række aftalepapirer, som indgås mellem udlandsopholdets parter. Dvs. den udsendende organisation i Danmark, den danske deltager og værtsorganisationen i udlandet. Inviteres en udenlandsk ekspert til Danmark, er der også et aftalebilag for ekspertens undervisningsophold i Danmark. 

Aftalebilagene skal tre ting:

1) Klarlægge den enkelte deltagers tilskud og opholdsbetingelser (kun ved individuelle ophold)

2) Definere deltagerens eller gruppens forventede læringsudbytte

3) Dokumentere, at opholdet inklusiv læringen fandt sted. 

Aftalebilagene skal være dateret korrekt og underskrevet. Det er aftalebilagene, vi i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen vil se, når/hvis der foretages kontrolbesøg, eller hvis I bliver udtrukket til et desk check (bilagskontrol).

Fra kontraktårgang 2025 anbefales det, at I som tilskudsmodtagere benytter de aftalebilag (Europass learning agreements and certificates), som kan genereres direkte i Beneficiary Module (BM) - det system, hvori jeres tilskud fra Erasmus+ administreres.  

    OBS ift. ovenstående to eksempler: Det er ikke meningen, at disse udfyldes i Word, men inde på platformen Beneficiary Module, hvor man kan benytte rullemenuer, til- og fravælge sektioner etc.  

    Udenlandsk ekspert: Arrangerer I, at en udenlandsk ekspert skal komme til jeres danske organisation, kan I imidlertid ikke genere det relevante aftalebilag i Beneficiary Module (BM) og bør benytte template i word:

    For alle individuelle ophold er det påkrævet, at der forud for opholdet underskrives en aftale mellem den danske, udsendende organisation og den danske deltager om opholdets økonomi og øvrige betingelser. Et sådant aftalebilag kan heller ikke genereres direkte i Beneficiary Module. Benyt derfor et af to nedenstående, der er enslydende. Det ene er blot oversat til dansk. Vi anbefaler I bruget det danske, med mindre der er tale om en engelsktalende elev/medarbejder eller udenlandsk ekspert.    

    Midlertidigt OBS: På startmøderne i august 2025 gennemgår vi de de nye, anbefalede Europass learning agreements samt Europass-certifikaterne, inklusiv hvorledes de genereres i Beneficiary Module (BM). Indtil da har I mulighed for at benytte aftalebilagene knyttet til 2024-bevillingerne. I skal i det tilfælde blot huske at ændre fra 2024 til 2025 i dokumenternes sidehoved.

    Administrative dokumenter

    De administrative dokumenter hjælper dig, når du afrapporterer dit tilskud i Beneficiary Reports Module (afrapporteringsmodul).

    Søg om tilskud til deltagere med særlige behov (kun KA121)

    I kan søge om ekstra midler til meromkostninger (der ikke kan dækkes med standardtilskuddet) for deltagere med særlige behov. Dette ekstra tilskud kan bevilges i situationer, hvor en person ellers ville have været forhindret i at deltage i mobiliteten. I skal søge om dette tilskud særskilt ved at udfylde og indsende nedenstående ansøgningsskema.

    Bemærk: For bevillinger tildelt i 2025 kan I anmode om supplerende tilskud (inklusion support) i perioden 1. juni 2025 til 31. maj 2026.

    I Erasmus+ Programme Guide 2025 kan du læse mere "Inclusion Support" inden for erhvervsrettet grund- og efteruddannelse på side 99. 

    Erasmus+ Programme Guide    

    Alle regler for et Erasmus+ mobilitetsprojekt 2025 for erhvervsrettet grund- og efteruddannelse findes i Programme Guide.

    Regler for budgettildeling til akkrediterede organisationer (kun KA121)

    Da I fik tildelt tilskud som akkrediteret organisation i 2025 skete det på baggrund af en række faktorer og prioriterede kategorier. I reglerne for budgettildeling kan du læse mere om, hvordan Uddannelses- og Forskningsstyrelsen prioriterede tildeling af tilskud.

    Håndbøger og vejledninger

    Hvis I bruger de såkaldte ”supporting organisations” til at bistå med den praktiske implementering af jeres projekt, kan I hente gode råd og inspiration i den vejledning, som Europa-Kommissionen har udarbejdet sammen med de nationale kontorer for Erasmus+. Heri findes også en definition af en ”supporting organisation”, og en beskrivelse af hvilke opgaver I selv skal varetage som projektkoordinator.

    Beneficiary Module

    Beneficiary Module (BM) er systemet til at administrere alle projekter med tilskud fra Erasmus+

    Hvis du har spørgsmål til administrationen af jeres projekt i Beneficiary Module, så kontakt os på 

    ORS-Organisation Registration System

    I Organisation Registration System registreres oplysninger om organisationer, der deltager i projekter med tilskud fra Erasmus+.

    Se her, hvordan du f.eks. ændrer kontaktperson eller uploader dokumenter i Organisation Registration System.

    Online Language Support  

    Online Language Support (OLS) er en platform, der tilbyder alle deltagere i Erasmus+ og Det Europæiske Solidaritetskorps sproglig støtte. 

    Formidling af projekt

    Formidling af jeres projekt er en del af administration af jeres tilskud fra Erasmus+.

    Behandling af data og personoplysninger

    Europa-Kommissionen stiller forskellige IT-systemer til rådighed, som skal anvendes i forbindelse med administrationen af jeres tilskud fra Erasmus+. Alle data, som indtastes i de forskellige IT-systemer, bliver opbevaret i databaser hos Europa-Kommissionen.

    Klagevejledning

    Du har mulighed for at klage til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (www.ufm.dk) over retlige forhold i forbindelse med afgørelser vedrørende Erasmus+. En eventuel klage sendes til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement (klage@ufm.dk). Du må gerne notere i overskriften/emnefeltet, at klagen vedrører Erasmus+.

    Hjælp til administration       

    Har du spørgsmål til afrapportering eller bilag, kontakt 

    Har du spørgsmål vedr. evt. ændringer i jeres godkendte projekt, kontakt  eller

    Handlinger tilknyttet webside

    Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
    Senest opdateret 14. juli 2025
    Erasmus+