I forbindelse med modtagelse og behandling af indberetninger til whistleblowerordningen i ministeriets departement, behandler ministeriet personoplysninger. Det kan du læse nærmere om nedenfor.
Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne behandle og følge op på modtagne indberetninger til ministeriets whistleblowerordning.
Ministeriets behandling af personoplysninger sker i medfør af:
- Whistleblowerlovens § 22 , hvorefter behandling af personoplysninger kan ske, når det er nødvendigt for at behandle indberetninger, der er modtaget som led i en whistleblowerordning, der er oprettet i henhold til whistleblowerloven.
- Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, om behandling af oplysninger om personnummer.
Kategorier af registrerede personer
Ministeriet behandler personoplysninger om den person, der har henvendt sig til whistleblowerordningen, medmindre indberetningen er sket anonymt. Afhængig af den konkrete indberetning vil der også blive behandlet personoplysninger om andre personer, som er omtalt i indberetningen, eller som ministeriets videre undersøgelse og opfølgning giver anledning til.
Kategorier af personoplysninger
De kategorier af personoplysninger, som ministeriet behandler, er først og fremmest almindelige personoplysninger i form af eksempelvis navn, e-mailadresse, telefonnummer og ansættelsessted. Derudover behandles fortrolige oplysninger såsom personnummer, oplysninger om mulige lovovertrædelser eller strafbare forhold. I mere sjældne tilfælde vil der kunne behandles følsomme personoplysninger som eksempelvis oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold eller helbredsmæssige forhold.
Videregivelse af personoplysninger
Ministeriet kan videregive personoplysninger til andre offentlige myndigheder og politiet, hvis det er nødvendigt i forhold til sagens videre behandling og opfølgning, eller hvis ministeriet i øvrigt er forpligtet hertil efter lovgivningen.
I visse tilfælde kan der videregives oplysninger fra indberetningen til de(n) person(er), henvendelsen drejer sig om, dog ikke oplysninger om whistleblowers identitet.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysningerne modtages fra den person, som har sendt en indberetning til whistleblowerordningen. Som led i sagsbehandlingen kan der blive indsamlet og behandlet yderligere personoplysninger, enten fra andre dele af ministeriet eller andre offentlige myndigheder.
Opbevaring af personoplysninger
Ministeriet opbevarer personoplysningerne så længe, det er nødvendigt i forhold til den konkrete sag, og så længe ministeriet som offentlig myndighed er forpligtet hertil efter lovgivningen.
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevares en kopi i ministeriet i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes.
Indberetningen og øvrige oplysninger, der indgives via indberetningsportalen GlobaLeaks, slettes automatisk i GlobaLeaks efter 90 dage.