Ministeriet behandler klager over afgørelser, som træffes af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, og behandler spørgsmål som led i tilsynet med styrelsen. Der behandles personoplysninger som led i sagsbehandlingen.
Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger i klage- og tilsynssager er at kunne behandle og træffe afgørelse i sagerne.
Retsgrundlaget for behandlingen af sagerne er den almindelige ulovbestemte administrative rekurs, hvorefter der kan klages over en underordnet myndigheds afgørelse til en overordnet myndighed, når myndighederne indgår i det almindelige administrative myndighedshierarki, og klageadgangen i øvrigt ikke er afskåret med hjemmel i lov, samt den almindelige tilsynsforpligtelse i forhold til underordnede myndigheder.
Kategorier af registrerede personer
Ministeriet behandler personoplysninger om klageren. Afhængigt af den konkrete sag kan der også behandles oplysninger om bipersoner, herunder partsrepræsentanter.
Kategorier af personoplysninger
Ministeriet behandler kontaktoplysninger på klageren med henblik på at kunne behandle sagen. Derudover behandles andre almindelige oplysninger afhængigt af den konkrete sag, f.eks. CPR-nummer, oplysninger om klagers uddannelsessted eller ansættelsessted mv.
Der kan i visse sager også behandles følsomme oplysninger, f.eks. helbredsoplysninger, typisk hvis sådanne oplysninger er medsendt en klage.
Videregivelse af personoplysninger
Ministeriet videregiver normalt personoplysninger til styrelsen, der klages over, med henblik på at styrelsen kan afgive en udtalelse om sagen samt i øvrigt medvirke til sagens oplysning. Det bemærkes, at styrelsens databeskyttelsesrådgiver tilsvarende kan kontaktes som anført under ’generel information’.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Personoplysninger stammer normalt fra klageren selv. Der kan også komme supplerende oplysninger fra styrelsen, der klages over.
Opbevaring af personoplysninger
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevares en kopi i ministeriet i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i ministeriet.