Det er målet i denne fase, at institutionen tidligt i implementeringsprocessen foretager en række væsentlige afklaringer, da det har betydning for at få et godt forløb med i det videre arbejde med overgangen til den nye registreringsramme i den fælles kontoplan.
Institutionen skal her særligt tage stilling til:
- Hvilke nye krav stiller den nye registreringsramme? Uddybes i B.1.1.
-
Hvilke ambitioner har vi for at udvikle vores nuværende styring? Uddybes i B.1.3.
- Hvilke styringsbehov vil vi gerne have tilgodeset? Uddybes i B.1.4.
- Hvilke interne styringsprincipper vil vi anvende som grundlag for udvikling af en ny registreringsramme? Uddybes i B.1.4.
- Hvilke dataudfordringer har vi i dag med den nuværende registreringsramme? Uddybes i B.4.
Det er vigtigt, at omlægningen til ny registreringsramme ikke kun betragtes som en teknisk øvelse, som udelukkende foregår i økonomifunktionen. De vigtigste interessenter, herunder ledelsen, skal derfor involveres i at fastlægge ambitionsniveauet for de ændringer, der skal gennemføres, både i registreringsrammen og i den interne styring.
Herunder vil du kunne læse mere om, hvordan værktøjerne kan hjælpe institutionen med at foretage de væsentlige afklaringer.
B.1: Afklaring af styringsambitioner (pdf)
En afklaring af ambitionerne for udvikling af den interne styring samt fastlæggelse af, hvilke styringsbehov en ny registreringsramme skal dække, bidrager til at sikre en stabil overgang til en ny styringsmodel. Først og fremmest er det tidligt i implementeringsprocessen væsentligt for institutionen at få et overblik over kravene i den nye fælles kontoplan og foretage en vurdering af, hvordan de kan samtænkes med nuværende styring på institutionen. I udvalgsrapporten og i konterings- og fordelingsvejledningen kan du læse mere om kravene i den fælles kontoplan. Herefter kan institutionen fastlægge ambitionsniveauet for den interne styring og i den nye registreringsramme ved hjælp af tre modeller, som afspejler forskellige ambitionsniveauer. Du kan læse mere om de tre modeller og ambitionsniveauet for styringen her.
B.1.4: Interviewguide til afklaring af styringsambitioner (docx)
Der kan gennemføres interviews eller workshopforløb med relevante dele af ledelsen og andre væsentlige interessenter med henblik på at afdække de specifikke styringsambitioner- og behov, som den ny registreringsramme i fælles kontoplan skal understøtte. Denne interviewguide giver et eksempel på nogle af de primære afklaringer, som institutionen kan fokusere på.
B.2: Gennemførelse af parathedsvurdering (pdf)
Formålet med en parathedsvurdering er at opnå større indsigt i samt en fælles forståelse for institutionens nuværende styring samt at skabe de bedste forudsætninger for den forestående udvikling af den nye registreringsramme. Parathedsvurderingen kan baseres på et selvevalueringsskema, hvor der objektivt foretages en vurdering af tre overordnede parametre, nemlig registreringsramme, organisation og systemteknisk, hvortil der er en række spørgsmål, som kan hjælpe institutionen med få indsigt i, om den nuværende registreringsramme, organisationen og det systemmæssige set-up er parat til implementeringen af den fælles kontoplan. Til hvert spørgsmål er der beskrevet en række handlinger, som institutionen kan gennemføre med henblik på at opnå større indsigt i den nuværende styring samt identificere centrale elementer i det forestående udviklingsarbejde.
B.3: Opsætning af designprincipper (pdf)
Designprincipper anses som principper, der danner grundstenene for styringen, samt pejlemærker for det videre design af registreringsrammen. Designprincipperne kan med fordel anvendes til, at der opnås en fælles forståelse af, hvad der er vigtigt i designet af den nye registreringsramme. For at sikre sigende pejlemærker for retningen i udviklingen af den nye registreringsramme bør designprincipperne tage afsæt i de identificerede styringsambitioner- og behov under B.1 samt i de udfordringer, som parathedsvurderingen i B.2 eventuelt anviste.
B.4: Analyse af eksisterende data (pdf)
Som led i det forestående udviklingsarbejde med den nye registreringsramme anbefales det, at institutionen indleder en dybtgående analyse af den eksisterende registreringsramme. Analysen af den nuværende registreringsramme skal understøttes af en kortlægning af de systemer, som er afhængige af registreringsrammen. Dataudtræk fra disse systemer er nødvendige for at vurdere, hvilke styrker og udfordringer institutionen har, og hvordan de kan påvirke implementeringen af den fælles kontoplan. Du kan læse mere og få inspiration til dataanalysen her.