D. Systemopsætning

Aktiviteterne i fase D understøtter overgangen til den nye registreringsramme, opsætningen af registreringsrammen i systemerne, etableringen af integrationer til lokale systemer samt indlæsning og validering af data.

Derfor kan du herunder læse mere om og få inspiration til værktøjer, som kan hjælpe institutionen med systemopsætning i forbindelse med overgangen til den fælles kontoplan

D.1: Overgang til ny registreringsramme (pdf) 

Inden den faktiske overgang til den nye registreringsramme, skal der dannes et overblik over, hvilke elementer der skal ændres, samt hvem der skal aktiveres i forløbet. Formålet med denne aktivitet er derfor at skabe klarhed over de trin, som skal gennemføres i forbindelse med selve overgangen fra den gamle til den nye registreringsramme. Inden institutionen påbegynder overgangen, kan det være en god idé at starte med at samle op på den viden, som er opsamlet i forbindelse med afklaringerne i fase B og C. Den grundlæggende forskel mellem, hvilke aktiviteter der skal ske i overgangen relatere sig til, om der skiftes regnskab eller ej. Du kan få mere inspiration om forberedelsen af overgangen til den nye registreringsramme her. 

D.1: Cross over plan (xlsx)

Overgangen til en ny registreringsramme indebærer en række væsentlige aktiviteter, og for at understøtte processen har Uddannelses- og Forskningsstyrelsen udarbejdet en Cross Over Plan. I Cross Over planen, i Excel-filen D.1, ses de væsentligste aktiviteter i forbindelse med den tekniske overgang fra én registreringsramme til en anden. Her skal det særligt bemærkes, at omfanget af aktiviteter i høj grad afhænger af, hvorvidt regnskabet skiftes eller ej, jf. vurderingerne i C.5.

D.2: Opsætte registreringsramme i systemerne (pdf) 

Med udgangspunkt i systemlandskabet og afdækningen af de systemer, der anvender registreringsrammen (jf. B.2), samt den udarbejdede struktur i den nye registreringsramme (jf. C.4), skal registreringsrammen opsættes med de nye udledte dimensionsværdier (jf. C.4). Her er der taget udgangspunkt i tre opsætninger.

• Opsætning af dimensionsværdier i Navision eller andet ERP-system
  Opsætningen af den nye registreringsramme med de nye dimensionsværdier skal enten manuelt indlæses i Navision eller via RAPID-pakken/GIS. Under D.2.1 finder du en beskrivelse af de væsentlige trin og opmærksomhedspunkter i forbindelse med opsætning i Navision.
  
  

• Opsætning af sager og sagsopgaver i Navision via RAPID
  RAPID-pakken kan anvendes i situationer, hvor der vil være behov for at oprette mange dimensionsværdier af gangen. Dette vil især være aktuelt ved oprettelse af sager og sagsopgaver til Sagsmodulet, men kan også være aktuelt til dimensionsværdier. Under D.2.2 og D.2.3 finder du vejledninger og eksempler på oprettelse af sager og sagsopgaver med RAPID-pakken.
  
  

• Opsætning af dimensionsværdier i andre ikke-integrerede systemer
  Som udgangspunkt anbefaler Uddannelses- og Forskningsstyrelsen og Økonomistyrelsen ikke, at man vedligeholder to versioner af registreringsrammen på tværs af systemer, da der kan opstå forskelle mellem de to registreringsrammer. Det anbefales derfor at integrere systemer til registreringsrammens kilde i ERP-systemet i stedet for at dobbeltregistrere. Såfremt institutionen fravælger en integration af et system til registreringsrammens kilde, indlæses registreringsrammen efter samme proces som beskrevet i D.2.1, dog med et særligt fokus på roller og ansvar i forbindelse med vedligeholdelsen af registreringsrammen, se mere om dette under C.6.

D.3: Etablering af integration til lokale systemer (pdf)

Systemintegrationer mellem relevante lokale systemer og ERP-systemer skaber sammenhæng mellem datagrundlag for bedre styring. Vurderingerne af systemlandskabet foretaget under B.2 danner baggrund for, hvilke systemer der skal integreres til registreringsrammens kerne i ERP-systemet. Du kan læse mere om integrationen til lokale systemer og hvilke punkter man skal være opmærksom på med nye og ændrede integrationer her.

D.4: Indlæsning og validering af data (pdf)

Formålet med denne aktivitet er først og fremmest at afklare institutionens parathed til at opsætte de systemer, som er afhængige af registreringsrammen. Her er der især fokus på opsætning af firkløversystemerne, da alle disse systemer er afhængige af registreringsrammens opsætning. Såfremt forudsætningerne for opsætning af systemerne er indfriede, kan opsætningen af systemerne foretages med udgangspunkt i afklaringerne i fase C.4. Efter fuldendt opsætning af systemerne foretages en validering af dataflowmellem systemerne i det omfang, det er muligt. I denne validering fokuseres der særligt på tilgængelighed af værdier og konteringsobjekter med korrekt dimensionsanvendelse samt ønsket funktionalitet i godkendelseshierarkier.  Du kan læse mere om opsætningen i firekløversystemerne og den efterfølgende validering af nye dimensionsværdier og dataoverførsler mellem firekløversystemerne og andre systemer her.