Jobansøgninger

Når du søger job i Uddannelses- og Forskningsministeriet, behandler vi personoplysninger om dig for at finde den bedst egnede ansøger.

Videregivelse af personoplysninger


Når du søger en stilling hos os

Når du søger en stilling i Uddannelses- og Forskningsministeriet, skal det ske gennem det elektroniske ansøgningssystem HR-manager. Du bliver i løbet af ansøgningsprocessen bedt om at give dit samtykke til, at dine oplysninger behandles og gemmes i seks måneder.

Din ansøgning vil være tilgængelig for det konkrete ansættelsesudvalg samt for Koncern HR’s medarbejdere. Når du sender en ansøgning til os, vil du få en bekræftelse på mail. I mailen kan du se, hvilken medarbejder i Koncern HR der er ansvarlig for administration af opslaget. Du kan kontakte medarbejderen, hvis du ønsker at vide, hvem der sidder i ansættelsesudvalget.

I sjældne tilfælde, primært i forbindelse med rekrutteringer af chefer, bliver eksterne rekrutteringskonsulenter benyttet. Du vil i den forbindelse blive orienteret om det.
Hvis du accepterer invitation til første ansættelsessamtale, vil dit navn blive gemt i vores ESDH-system. Dit navn vil også blive videregivet til Koncern Service, som står for driften af receptionerne i ministeriet.

Hvis du accepterer invitation til første ansættelsessamtale, og har gjort brug af fortrinsretten for handicappede iht. bekendtgørelse af lov om kompensation til handicappede i erhverv mv., vil dit navn, din ansøgning, inkl. bilag, samt forhandlingen med jobcenteret blive gemt i vores ESDH-system.

Hvis du accepterer invitation til anden ansættelsessamtale, bliver du bedt om at udfylde en personlighedstest i det elektroniske system Metis. Testresultatet vil blive delt med den ansættende personaleansvarlige og vil som udgangspunkt blive gemt i seks måneder. I forbindelse med anden samtale vil du også blive bedt om at udfylde og aflevere et oplysningsskema. Dette skema bliver delt med ansættelsesudvalget. Desuden accepterer du, at din ansøgning, inkl. bilag og dit cpr.nr., bliver gemt i vores ESDH-system, hvis vi tilbyder dig ansættelse.

Det bemærkes, at Koncern HR efter ovenstående retningslinjer gemmer din ansøgning inkl. bilag i sin helhed uden skelen til, om der er angivet følsomme oplysninger i dokumenterne.

Når du er blevet ansat

Hvis du accepterer ansættelsestilbuddet og dermed bliver ansat i ministeriet, videregiver Koncern HR oplysninger om ansættelsesforholdet til en række interne og eksterne parter:

Internt

  • Ledelse og direktion for den konkrete medarbejder
  • Økonomifunktionerne i ministeriet af budgetmæssige hensyn
  • Koncern Service, eksempelvis i forbindelse med udstedelse af adgangskort, eller hvis dit kontor skal pakkes ned i forbindelse med, at du skal holde barselsorlov eller andet
  • Den mTIMEansvarlige i den enkelte institution af hensyn til korrekt tidsregistrering.

Eksternt

  • Andre myndigheder, f.eks. Udenrigsministeriet (i forbindelse med udsendelse som specialattaché), Statens Administration (i forbindelse med lønudbetaling), Moderniseringsstyrelsen og andre ministerier (i forbindelse med ressortændringer), SKAT, Udbetaling Danmark, samt jobcentre i kommunerne og andre forvaltninger i kommunerne (i forbindelse med dagpengerefusioner og ansættelse på særlige vilkår), ATP, NemKonto, Arbejdsmarkedets Feriefond, Feriekonto, Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, Arbejdsmarkedets Elevrefusion, den statslige Fleksjobordning (i forbindelse med ansatte i fleksjob) og den statslige barselsfond.
  • Anden aktør iht. beskæftigelseslovgivningen
  • Pensionskasser, banker og forsikringsselskaber
  • Tillidsrepræsentanter og faglige organisationer
  • Tjenestemændenes Låneforening (kun tjenestemænd med lån hos Låneforeningen)
  • Kammeradvokaten (i forbindelse med juridisk bistand).

Formålet med behandlingen af personoplysninger og retsgrundlag

Formålet med at behandle personoplysninger er at ansætte den bedst egnede ansøger i stillingen. Hvis du ansættes som medarbejder, behandler vi personoplysninger, fordi vi skal kunne dokumentere en korrekt behandling af det ansættelsesmæssige forhold.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. – c., art. 9, stk. 2, litra a. og f., samt databeskyttelsesloven §§ 6 og 11-12.

Kategorier af personoplysninger

Koncern HR behandler kontaktoplysninger, CV, karakterer og andre almindelige oplysninger, som indgår i ansøgningen. Koncern HR behandler endvidere følsomme oplysninger om helbred hos handicappede ansøgere, der påberåber sig fortrinsret iht. bekendtgørelse af lov om kompensation til handicappede i erhverv m.v. Koncern HR behandler endelig oplysning om cpr.nr., hvis der fremsendes ansættelsestilbud.

Hvor kommer personoplysningerne fra?

Personoplysningerne stammer fra dig som ansøger. Hvis vi indhenter en reference på dig, sker det altid efter udtrykkeligt samtykke fra dig.

Opbevaring af personoplysninger

Behandling af personoplysninger i forbindelse med ansættelsesforhold omfattet af artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen kan finde sted, hvis behandlingen er nødvendig for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder som fastlagt i anden lovgivning eller kollektive overenskomster.

Ved ansættelse i ministeriet oprettes der en personalesag i ESDH-systemet, hvor der journaliseres dokumenter af relevans for ansættelsesforholdet.

Der behandles i vid udstrækning almindelige oplysninger, men også i mindre grad følsomme oplysninger, eksempelvis i forbindelse med tjenestemandslån, anmeldelse af tillidsrepræsentanter, indgåelse af § 56-aftaler mv.

Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne har du som udgangspunkt ret til at:

  • få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
  • gøre indsigelse mod, at vi behandler oplysninger om dig
  • få urigtige oplysninger om dig rettet
  • i sjældne tilfælde at få personoplysninger om dig slettet
Senest opdateret 10. april 2019