Styrelsen har en bred kontakt med bl.a. pressen, virksomheder, interesseorganisationer og andre myndigheder. Kontakten indebærer behandling af personoplysninger, bl.a. kontaktoplysninger på de personer, som styrelsen har kontakt til.
Formål og retsgrundlag
Formålet med behandling af personoplysninger er at kunne varetage kontakten med interessenter mv. Hvor der behandles andre personoplysninger end kontaktoplysninger, vil formålet afhænge af den konkrete sag.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger som led i styrelsens kontakt med interessenter mv. er i mange tilfælde databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, hvorefter styrelsen kan behandle almindelige personoplysninger, når behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som styrelsen har fået pålagt.
Kategorier af registrerede personer
Styrelsen behandler personoplysninger om den person, som styrelsen er i kontakt med. Afhængigt af den konkrete henvendelse kan der også behandles oplysninger om bipersoner.
Kategorier af personoplysninger
Styrelsen behandler kontaktoplysninger på den person, som styrelsen er i kontakt med. Afhængigt af den konkrete sag kan der også være tale om behandling af andre typer af oplysninger.
Videregivelse af personoplysninger
Styrelsen videregiver nogle gange personoplysninger til Uddannelses- og Forskningsministeriets departement med henblik på faglig sparring. Derudover videregives personoplysningerne nogle gange til de relevante uddannelsesinstitutioner med det formål at oplyse en sag. Det bemærkes, at Uddannelses og Forskningsministeriets databeskyttelsesrådgiver tilsvarende kan kontaktes som anført under ’generel information’.
Hvor kommer personoplysningerne fra?
Det afhænger af den konkrete sag, hvor oplysningerne stammer fra, men personoplysninger kan f.eks. stamme fra en person, der henvender sig til styrelsen.
Opbevaring af personoplysninger
Dokumenter med personoplysninger journaliseres efter offentlighedslovens regler og afleveres til arkivmyndighederne efter arkivlovgivningens regler (ca. hvert 5. år). Efter aflevering til arkivmyndighederne bevarer styrelsen en kopi i ca. 5 år afhængigt af den samtidige arkivperiode, hvorefter oplysningerne slettes i styrelsen.