For sager publiceret på e-grant, skal anmodninger indsendes via e-grant.
For alle sager publiceret på e-grant, skal ændringsanmodninger indsendes via blanketterne tilknyttet de enkelte bevillingssager.
Sager, hvor bevillingshaver ikke har fået besked om publiceringen, skal anmodninger m.v. sendes til bevilling@ufm.dk.
Opstart af bevillingen
Som bevillingshaver skal du være opmærksom på, om bevillingsperioden i bevillingsbrevet er korrekt. I modsat fald skal der udfærdiges en anmodning om ”Ændring af bevillingsperioden”. Følg vejledningen i skemaet
Driftsudgifter/udbetalinger af bevillingen i rater
Det fremgår af bevillingsbrevet, hvis bevillingen udbetales automatisk i henhold til udbetalingsprofilen. I modsat fald skal der indsendes en separat e-faktura til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen (UFS) i henhold til udbetalingsprofilen i bevillingsbrevet. Hver faktura er individuel og skal have sit eget nummer. Det gælder også eventuelle kreditnotaer. Fakturanummeret skal være sagsnummer/råd/år/nr.
Til orientering er fakturablanketten som standard sat op til postnumre med fire cifre. Hvis det giver problemer, kan du benytte en c/o-adresse i Danmark. Husk at anføre en e-mail-adresse hvor du kan kontaktes.
Udbetalingsregler
For en privatperson, hvor vi administrerer udbetalingen af den personlige indkomst, gælder følgende for udbetaling af bevillingen:
Hvis bevillingens årlige udbetalingsprofil fratrukket den personlige indkomst er mindre end 100.000 kr., skal der indsendes én e-faktura pr. år samtidig med indsendelsen af evt. forfaldent materialet (f.eks. regnskab for det forrige år og/eller faglig rapport).
Hvis den årlig bevilling, fratrukket den personlige indkomst, er større end 100.000 kr., skal der indsendes fire lige store kvartalsvise fakturaer med forfaldsdato til den sidste hverdag i hvert kvartal.
Hvis bevillingen er givet efter 1. december 2009, skal udbetalingen for det sidste år uanset størrelsen deles op.
For bevillinger givet i periode 1. december 2009 til 31. december 2014 tilbageholdes 15% (dog minimum 15.000 kr.) af det beløb, der skal udbetales for bevillingens sidste finansår, indtil slutregnskabet, slutrapporten og anden påkrævet dokumentation er modtaget.
Det vil sige, at sidste e-faktura på 15% af det sidste års udbetalingsprofil indsendes samtidig med afsluttende regnskab og faglig rapport.
For bevillinger givet efter 1. januar 2015 tilbageholdes 15% (dog minimum 15.000 kr.) af det beløb, der skal udbetales for bevillingens sidste finansår, indtil slutregnskabet, slutrapporten og anden påkrævet dokumentation er modtaget og godkendt.
Institutionstilknytning i bevillingsperioden
Bevillingshaver er ikke ansat af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, da der er tale om en bevilling. Styrelsen administrerer udbetalingen af den personlige indkomst til bevillingshaveren som en del af sekretariatsbetjeningen af forskningsfonden.
Personlig indkomst
Du er i din bevillingsperiode som individuel Post.doc stipendiat ikke i et ansættelsesforhold og ikke omfattet af en overenskomst. Danmarks Frie Forskningsfond har i stedet opstillet lignende vilkår i forhold til barsel, udbetalinger under sygdom m.v.
Uddannelses- og Forskningsstyrelsen indbetaler ikke dele af din personlige bevilling til en pensionskasse – du har derfor selv ansvaret for at indbetale til pension, hvis du ønsker det.
Regnskab
I 'Vilkår for bevillinger ' er vilkårene for regnskabsaflæggelse nøje beskrevet. Især afsnittet 'Særlige forhold for årsregnskab og slutregnskab, når bevillingshaver er en privatperson uden institutionstilknytning i Danmark, hvor UFS udbetaler personlig indkomst' er relevant i denne sammenhæng.
Du skal indsende årsregnskab senest 3 måneder efter hvert finansårs udløb og slutregnskab for hele bevillingsperioden for de udbetalte midler, bortset fra den personlige indkomst, der udbetales af UFS direkte til din Nem Konto.
Såvel års- som slutregnskaber skal være opdelt på de budgetposter, som fremgår af budgettet i bevillingsgrundlaget eller et senere godkendt budget. Bevillingens budget kan for eksempel bestå af en andel til personlig indkomst (se ovenfor) og en driftsdel, hvor driftsdelen er specificeret i din ansøgning og godkendt på den baggrund.
Andre udgifter kan være forbundet med rejse-, bolig- og opholdsudgifter samt etablering.
Undervisningsgebyr (tuitions fee), rejse-, fragt- og forsikringsudgifter skal dokumenteres med originale bilag. Som dokumentation for flybilletter indsendes kopi af E-billet og de originale boardingkort.
Opholdets varighed skal oplyses og dokumenteres i forbindelse med slutregnskabet. Det gøres nemmest med en udtalelse fra værtsinstitutionen.
Der skal blot indsendes indscannede kopier af originalbilag som bilag til regnskabet. Hvis der alligevel indsendes originalbilag, vil de blive returneret til bevillingshaver, når de er blevet tjekket.
Betaling af bilag med udenlandsk valuta. Der skal oplyses, hvilken kurs der er brugt ved omregning til danske kroner.
Om personlig indkomst
Hvis UFS administrerer den del af bevillingen, der udbetales som personlige indkomst, skal der ikke aflægges regnskab for denne del af bevillingen.
Om drift
Deltager du i konferencer el.lign., dækkes deltagergebyr, rejse- og opholdsomkostninger fra driftsbudgettet. Der skal fremsendes originalbilag, når der aflægges regnskab. Statens takster for det pågældende land for per diem (diæter/time-dagpenge) dækker udgifter til måltider og andre personlige fornødenheder under konferencer og møder (takster kan findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside:
UFS skal derfor ikke have tilsendt bilag for indtagelse af måltider, telefonkort, taxakvitteringer m.v.
Andre driftsudgifter kan være bøger, tidsskrifter, IT, laboratorieudgifter m.v. Her skal du kunne fremsende originalbilag, når der aflægges regnskab.
Bemærk at en eventuel overskridelse af det samlede bevilgede beløb til drift ikke vil blive refunderet.
Om opholds- og boligudgifter samt etablering
Der findes to typer finansiering af forskningsophold i udlandet, hvor kravene til dokumentation varierer:
Ved bevillinger, hvor der er givet et fast tilskud på baggrund af takster i opslaget til opholds- og boligudgifter samt til etablering, skal der blot oplyses om opholdets varighed, hvilket nemmest dokumenteres med en udtalelse fra værtsinstitutionen.
Ved bevillinger, hvor der er givet et tilskud til dækning af faktiske omkostninger jf. ansøgningens specificerede budget, skal disse udgifter dokumenteres med originalbilag.
Skat
Uddannelses- og Forskningsstyrelsen kan desværre ikke hjælpe med spørgsmål om beskatning. I stedet henvises til SKAT eller privat rådgiver/revisor. Det kan dog oplyses, at UFS indberetter dit stipendium til SKAT som B-indkomst, der ikke skal betales arbejdsmarkedsbidrag af.
Du opfordres til selv umiddelbart efter modtagelsen af dit bevillingsbrev at kontakte SKAT med henblik på at få en konkret stillingtagen til, hvorvidt dit stipendium og bevilling til driftsomkostninger er skattefrie, eller du skal betale skat af hele beløbet eller dele heraf. I den forbindelse vil SKAT bl.a. have behov for oplysninger om, hvor dine forskningsaktiviteter skal udføres og hvornår.
Barsel
Det er en god ide at kontakte Bevillingsenheden, så snart du ved, at du skal på barsel. Vi kan herefter vejlede dig om det videre forløb. Barselen skal dog senest varsles 3 måneder før terminsdatoen.
Der skal desuden indsendes en kopi af vandrejournal eller anden lægelig dokumentation for graviditet. Når barnet er blevet født, udarbejdes der en plan for afholdelse af barsel samt udskydelse af bevillingsperioden. skal desuden indsendes en kopi af vandrejournal og fødselsattest, når barnet er født.
Der kan søges om en ændring af bevillingsperioden svarende til barselsorloven på nedenstående skema.
For sager publiceret på e-grant, skal anmodninger indsendes via din sag i e-grant.
Sager, hvor bevillingshaver ikke har fået besked om publiceringen, skal anmodninger m.v. sendes til bevilling@ufm.dk.
Forsikring
Vær opmærksom på at der muligvis skal tegnes en forsikring. Du er ikke forsikret af Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.