Afrapportering
Regnskabsperioder i Horizon Europe-projekter løber normalt over 18 måneder. Indenfor 60 dage efter hver regnskabsperiode skal konsortiet afrapportere afholdte, projektrelaterede omkostninger og projektets fremskridt til Europa-Kommissionen. Den afsluttende afrapportering skal ligeledes afsluttes senest 60 dage efter projektafslutningen.
Afrapporteringen sker ved, at alle partnere sender deres bidrag og regnskaber til koordinator, som samler disse til én rapport og sender det til Europa-Kommissionen. Det er vigtigt at overholde fristerne. Hvis man ikke gør det, modtager man først sin EU-udbetaling ved den efterfølgende afrapporteringsperiode.
Dokumentationskrav
Det er vigtigt, at man kan dokumentere alle omkostninger i tilfælde af en EU-revision, der kan forekomme helt frem til fem år efter projektets afslutning. Der er normalt ikke krav om, at man indsender dokumentation i projektets løbetid.
Man skal registrere projekttimerne på en pålidelig måde, og gemme fakturaer og andre beregninger. Ved køb af eksterne ydelser eller andre indkøb skal man kunne dokumentere, at man ikke har betalt over markedsprisen. Dette gør man ved at dokumentere, at man har indhentet konkurrerende tilbud forud for eksempelvis indkøb eller valg af konferencested.
Læs mere
Om tilskudsmodtagers forpligtelser i forhold til original dokumentation i:
Udnyttelse og udbredelse af resultater
EU stiller krav om både udnyttelse (exploitation) og udbredelse (dissemination) af resultaterne i et Horizon Europe-projekt. Krav til udnyttelsen af projektresultater skal sikre, at projektresultater bliver udnyttet kommercielt eller til videre forskning også efter projektets afslutning.
I forhold til udbredelse af projektresultater er der krav om, at man gør projektresultater tilgængelige for offentligheden og interessenter, så tidligt som muligt. Dog er støttemodtagere ikke forpligtet til at offentliggøre resultater, hvis disse er beskyttet som fortrolig information (f.eks. i forbindelse med patentansøgning) eller hvis offentliggørelse går imod andre forpligtelser i tilskudsaftalen (f.eks. beskyttelse af personlig data).
Aktiviteter i forbindelse med at udbrede projektresultater skal henvende sig til relevante målgrupper. Udbredelse af resultaterne kan eksempel ske via:
- Hjemmeside om projektet
- Foredrag på videnskabelige konferencer
- Videnskabelige publikationer
- Videoproduktion, sociale medier, netværksmøder etc.
- Bidrag til udstillinger og videnskabsfestivaler
- Borgerrettede aktiviteter til ’lokale’ målgrupper/publikum.
Under og ved afslutningen af projektet er det vigtigt, at man sikrer, at man lever op til forpligtelserne i forbindelse med udnyttelse og udbredelse af projektresultater. Desuden skal man følge den plan, man har indsendt som del af ansøgningen.
Kommunikation
I løbet af Horizon Europe-projektet er der i lighed med udnyttelse og udbredelse af projektresultater også krav til kommunikation. Hvor udnyttelse og udbredelse i forbindelse med projektet primært vedrører resultaterne, dækker kommunikationsaktiviteterne mere bredt over information omkring projektet, og løber over hele projektperioden.
Kommunikation i et Horizon Europe-projekt skal i henhold til tilskudsaftalen dække over målrettede aktiviteter til flere relevante målgrupper (inkl. medier og offentligheden) på et strategisk og effektivt grundlag. Det er oplagt at lave en kommunikationsplan, hvor man beskriver de forskellige aktiviteter samt hvornår og hvem, der gennemfører de forskellige kommunikationsopgaver i projektet.
Læs mere
Om tilskudsmodtagers forpligtelser i forhold til kommunikationsaktiviteter:
- Tilskudsaftalen (Model Grant Agreement), artikel 17 (pdf)
- Europe-Kommissionens guidelines om effektiv kommunikation "Communicating EU research and innovation - guidance for project participants" (pdf)
Brug af EU’s emblem
Ved aktiviteter i forbindelse med udbredelse af projektresultater og generel kommunikation om projektet, også på projektets hjemmeside og eventuelle brochurer, er man forpligtet til at bruge EU’s emblem, samt at tilføje teksten:
"This project has funding from the [European Union’s Horizon Europe research and innovation programme] [Euratom research and training programme 2021-2027] under grant agreement No [Number]".