Gå til indhold

Budgetlægning

Når du udarbejder et budget til en Horizon Europe-ansøgning, skal du være opmærksom på de forskellige kategorier af omkostninger. Læs mere om de forskellige omkostningstyper, regler for tredjepart, de særlige regler for brug af eksisterende udstyr i projektet, og hvordan du overfører inden for budge

Budgettet i Horizon Europe-ansøgninger

Budgettet i en Horizon Europe-ansøgning er et estimat over blandt andet: 
  • Direkte omkostninger (personaleomkostninger, omkostninger til udliciterede opgaver samt andre direkte omkostninger)
  • Indirekte omkostninger.

Det samlede budget noteres i ansøgningens Part A. Her noteres også det ansøgte EU-tilskud.

Direkte omkostninger

Direkte omkostninger er de omkostninger, der kan henføres direkte til projektet og afholdes i forbindelse med projektets gennemførelse. De direkte omkostninger dækker over:

  • Personaleomkostninger
  • Udliciterede opgaver
  • Andre direkte omkostninger (f.eks. rejser, revisionspåtegnelser, oversættelser, serviceydelser, indkøb af materialer mm.).
  • Interne faktureringer

Personaleomkostninger og timeregistrering

Vær opmærksom på, at du kun kan afregne for de dage, du kan dokumentere (ned til en halv dag). De enkelte medarbejdere skal derfor i løbet af projektet registrere de dage, de bruger på den specifikke arbejdspakke (work package, WP). Det er vigtigt, at være omhyggelig med registreringen, da manglende registreringer i sidste ende kan resultere i hel eller delvis tilbagebetaling af EU-tilskud.

Udliciterede opgaver til tredjepart

Projektet skal som udgangspunkt udføres af projektdeltagerne, men tredjeparter kan i visse tilfælde bidrage til EU-projektet. Disse vil blive betalt direkte af projektdeltageren, og projektdeltageren vil afregne med EU efterfølgende. Udgifterne hertil skal indgå i budgettet.

Det er vigtigt at indhente konkurrerende tilbud, da det skal dokumenteres, at valget er baseret på en ’best value for money’-praksis. Ellers kan du risikere, at skulle tilbagebetale dele af tilskuddet.

Der er tre forskellige typer af tredjeparter:

  1. Subcontractor/Affiliated entities
  2. Contractor
  3. In-kind contributions provided by third parties.

Der er særlige regler, der gælder for deres arbejde i projektet.

En Affiliated entity er en organisation, som har en juridisk forbindelse til en støttemodtager. Eksempelvis kan et moder- eller datterselskab til en støttemodtager skrives ind i tilskudsaftalen som en såkaldt "Affiliated entity". Kun ved at være skrevet ind i aftalen kan dette moder- eller datterselskab gøre krav på at få finansieret sine omkostninger gennem Horizon Europe-bevillingen.

Eksisterende udstyr

Udgifter til udstyr, inventar, anlæg, maskiner m.m., der anvendes i projektet, kan være støtteberettigede. Det er dog kun de afskrivningsperioder, der falder inden for projektperioden, der kan afregnes med EU, og kun den tid, som det pågældende udstyr bliver anvendt i projektet. Det betyder, at hvis f.eks. en maskine bliver brugt til andre opgaver 40 % af tiden, så er det kun de 60 %, der kan budgetteres og efterfølgende afregnes i Horizon Europe-projektet. Husk dokumentation via logbøger.

Længden på udstyrets afskrivningsperiode fastsættes i overensstemmelse med institutionens/virksomhedens normale regnskabspraksis og dansk lovgivning på området.

Indirekte omkostninger

De indirekte omkostninger – også kendt som overhead – er omkostninger, der ikke direkte kan henføres til arbejde udført i projektet.

Ofte dækker de indirekte omkostninger over f.eks.:

  • Husleje
  • Internet
  • Varme
  • El
  • Telefonregning.

Der beregnes automatisk en flat rate på 25 % af de afrapporterede direkte omkostninger (subcontracting er undtaget), som EU-tilskud til tilskudsmodtagerens indirekte omkostninger.

Overførsel af budget under projektgennemførelse

Budgettet er et estimat. Det er muligt at budgetoverføre mellem budgetkategorier (der allerede eksisterer i budgettet) og også mellem partnere. Oftest vil dette kunne gøres uden at ændre i Annex 1 og Annex 2, men husk at redegøre for ændringen i afrapporteringen. Hvis overførslen er en væsentlig ændring skal Annex 1 og Annex 2 rettes til. Det gælder f.eks. hvis en partner overtager en work package (WP) fra en anden partner, eller hvis der introduceres en ny underleverandør (subcontractor), eller der skal benyttes en ny budgetkategori.

Støtteberettigede omkostninger og aflæggelse af regnskab

Uanset om omkostningerne er direkte eller indirekte, skal omkostningerne også i EU’s optik være støtteberettigede, ellers får du ikke dækket omkostningerne.

Når du aflægger regnskab og udarbejder afrapporteringer på projektet, kan du kun medtage omkostninger, der efterlever følgende krav:

  • De skal være faktiske, dvs. ingen estimater, budgettal eller tilskrivninger
  • De skal afholdes af tilskudsmodtager, dvs. det er tilskudsmodtageren, der har afholdt omkostningerne
  • De skal afholdes inden for projektperioden, dvs. at det, som udløser omkostningerne, skal ligge i projektperioden
  • De skal indgå i budgettet
  • De skal være opstået i forbindelse med arbejdet, som er beskrevet i ansøgningen og være nødvendige for arbejdets gennemførelse
  • De skal være identificerbare og verificerbare, særligt skal de være registreret i tilskudsmodtagers regnskaber i overensstemmelse med nationale regnskabsregler og derudover i overensstemmelse med tilskudsmodtagers sædvanlige regnskabs- og administrationsprincipper
  • De skal opfylde gældende, relevant, national lovgivning (skatter, arbejdsvilkår og social sikkerhed)
  • De skal være rimelige, berettigede og i overensstemmelse med sund økonomisk sans, særligt vedrørende sparsommelighed og effektivitet.
Senest opdateret 09. december 2021