Tilskudsaftalen
Tilskudsaftalen er en kontrakt mellem tilskudsmodtagerne og Europa-Kommissionen. Tilskudsaftalen definerer tilskudsmodtagernes rettigheder og forpligtelser, herunder bl.a. hvilke omkostninger der er støtteberettigede, krav til udnyttelse og udbredelse af projektresultater samt krav til brug af EU-logo.
Trin 1: Indtast data
Første trin i at udarbejde tilskudsaftalen er at indtaste en række juridiske, administrative og økonomiske data i ’My Projects page/My Area’ på Funding & Tenders Portal. Det er primært koordinator eller den administrative koordinator, der tilgår tilskudsaftalen, men alle skal underskrive aftalen.
I den forbindelse skal der udpeges tre roller:
- LEAR (Legal Entity Appointed Representative)
- LSIGN (Legal Signatories)
- FSIGN (Financial Signatory).
Om LEAR-rollen
LEAR er en repræsentant udpeget af ledelsen i en virksomhed, på universitetet m.m. Det er oftest en medarbejder i organisationens centrale administration, der får LEAR-rollen.
LEAR kan på vegne af sin organisation rette de grundlæggende, administrative data for organisationen såsom adresse eller navn. LEAR’en skal udpege de personer, der er underskriftsberettigede i organisationen, og har derfor en vigtig rolle i starten af projektet, og når udgifterne afregnes med EU.
Alle Horizon Europe-deltagere skal have én LEAR. Uanset organisationens størrelse, kan man kun udpege én enkelt LEAR. Man kan dog udpege Account Administrators til at understøtte LEAR.
Om LSIGN-rollen
LSIGN udpeges af LEAR. Der er oftest flere LSIGN’ere i et projekt, og disse har rettigheder til at underskrive tilskudsaftalen elektronisk. LSIGN er på samme niveau som LEAR, når de er tilknyttet projektet som PLSIGN (Project Legal Signatory).
Det første, PLSIGN skal gøre er, at underskrive Declaration of Honour. Det er en erklæring om, at organisationen vil tiltræde Horizon Europe-projektet og er støtteberettiget.
Om FSIGN-rollen
FSIGN er udpeget af LEAR til at kunne underskrive de økonomiske erklæringer i et projekt, når de er tilknyttet projektet som PLSIGN (Project Legal Signatory).
Læs mere
Udbetaling af første tilskudsrate
Når de juridiske, administrative og økonomiske oplysninger er indtastet, oplyser EU, hvor meget projektet vil modtage i præ-finansiering.
Trin 2: Forbered Description of the Action, DoA
Næste trin i at udarbejde tilskudsaftalen er at forberede DoA (Annex 1). DoA er selve ansøgningen – rettet for evt. fejl, som er opdaget efter indsendelse.
DoA er et meget centralt dokument, fordi du skal efterleve de frister og leverancer, der er angivet her. Det er kun udgifter i forbindelse med de aktiviteter, der nævnes i DoA, der er støtteberettigede. Desuden skal du her være opmærksom på, at du får skrevet ind, hvis det på nogle områder er andre end konsortiet, der skal løse projektopgaver (f.eks. underleverandører eller tilknyttede enheder).
Trin 3: Underskriv tilskudsaftalen
Sidste trin er, at koordinator og EU underskriver tilskudsaftalen elektronisk. Desuden skal de andre projektdeltagere i konsortiet underskrive det såkaldte Accession Form (Annex 3).
Læs mere
Konsortieaftale
Sideløbende med kontraktforhandlingen skal der udarbejdes en indbyrdes konsortieaftale, som beskriver betingelserne for samarbejdet i projektet. En konsortieaftale er obligatorisk, med mindre andet er beskrevet i det konkrete opslag.
Konsortieaftalen beskriver, hvordan forskellige emner håndteres under og efter projektet. Det gælder emner som:
- Projektstyring, arbejdsdeling og beslutningstagning
- Finansielle bestemmelser, herunder fordeling af EU-tilskud
- Adgangsrettigheder til viden, både under og efter projektet
- Udnyttelse af resultater, herunder fordeling af rettigheder
- Formidling af resultater, herunder tidsfrister
- Aftaler om fortrolighed
- Aftaler om hæftelse/erstatningsansvar.
Læs mere
Skabelon til konsortieaftale
Europa-Kommissionen henviser ikke til en konkret skabelon for konsortieaftalen. Et eksempel på en skabelon, der kan være nyttig at bruge, er:
Skabelonen er specielt udviklet til 'Research and Innovation Actions' og 'Innovation Actions' i Horizon 2020 og opdateret til Horizon Europe. Den er lavet af DESCA, der består af repræsentanter fra universiteter, forskningsinstitutioner, brancheorganisationer og virksomheder.