Afrapportering
Regnskabsperioder i Horizon Europe-projekter løber normalt over 18 måneder. Indenfor 60 dage efter hver regnskabsperiode skal konsortiet afrapportere afholdte, projektrelaterede omkostninger og projektets fremskridt til Europa-Kommissionen. Den afsluttende afrapportering skal ligeledes afsluttes senest 60 dage efter projektafslutningen.
Afrapporteringen sker ved, at alle partnere sender deres bidrag til den tekniske (faglige) afrapportering til koordinator, samt udfylder og underskriver den finansielle afrapportering, der tilgås via Europa-Kommissionens Funding & Tenders Portal. Koordinator samler disse til én rapport og sender det til Europa-Kommissionen. Det er vigtigt at overholde fristerne. Hvis man ikke gør det, modtager man først sin EU-udbetaling ved den efterfølgende afrapporteringsperiode.
Dokumentationskrav
Det er vigtigt, at man kan dokumentere alle omkostninger i tilfælde af en EU-revision, der kan forekomme helt frem til fem år efter projektets afslutning. Der er normalt ikke krav om, at man indsender dokumentation i projektets løbetid.
Man skal registrere projekttimerne på en pålidelig måde, og gemme fakturaer og andre beregninger. Ved køb af eksterne ydelser eller andre indkøb skal man kunne dokumentere, at man ikke har betalt over markedsprisen. Dette gør man ved at dokumentere, at man har indhentet konkurrerende tilbud forud for eksempelvis indkøb eller valg af konferencested.
Læs mere
Om tilskudsmodtagers forpligtelser i forhold til original dokumentation i:
Slutrapport
Når projektet er afsluttet, skal koordinator udarbejde en slutrapport til EU. Slutrapporten er både videnskabelig og økonomisk, og den skal give et overblik over de mest væsentlige resultater og det samlede forbrug.
Senest 60 dage efter afslutning af det faglige arbejde skal koordinator indsende en afsluttende rapport til EU. Rapporten skal både indeholde de videnskabelige resultater, samt det endelige regnskab for projektet. Slutrapporten indsendes sammen med den sidste periodiske afrapportering.
Når EU har godkendt slutrapporteringen, bliver den sidste del af EU-tilskuddet udbetalt til koordinator. Koordinator fordeler herefter tilskuddet til projektets partnere.
Dokumentationskrav efter projektet
Tilskudsmodtagere er forpligtet til at gemme al original dokumentation for alle direkte støtteberettigede omkostninger i fem år efter sidste udbetaling fra EU. Det er derfor vigtigt at gemme:
- alle originale regnskabsbilag
- ansættelseskontrakter
- fakturaer
- timeregistreringer m.m.
Det gælder alle deltagere i projektet.
Hvis en tilskudsmodtagers projektudgifter overstiger 430.000 EUR (eller 725.000 EUR, hvis tilskudsmodtageren er forhåndsgodkendt gennem Kommissionens Systems and Process Audit, SPA) skal der afleveres en rapport (Certificate on the Financial Statement, CFS) af en uafhængig revisor sammen med slutrapporten.
Læs mere
Tre typer af EU-revision
Det er vigtigt, at EU-tilskud anvendes i henhold til kontrakten mellem tilskudsmodtager og EU. For at undgå snyd med EU-tilskud gennemfører EU tre forskellige typer af revision, hvor projektet bliver revideret på forskellige niveauer. Til alle tre typer af revision skal tilskudsmodtagere kunne fremvise dokumentation relateret til projektet.
Bemærk! Der er ikke krav om dokumentation for indirekte omkostninger.
De tre typer af EU-revision er:
- Check
En administrativ gennemgang af forklaringerne bagved de støtteberettigede omkostninger samt fremskridt i projektet. Check foretages typisk af projektets tilknyttede Project Officer. - Review
En faglig evaluering af projektet foretaget af en faglig specialist på vegne af EU. - Audit
En reel revision af de støtteberettigede omkostninger hos udvalgte støttemodtagere. Audit foretages af et revisionsfirma på vegne af EU eller af EU selv.
Læs mere
Hvad der revideres, og hvordan man kan forberede en revision, kan du læse om i:
