Læs mere om budgetkategorier i vores håndbog på side 25-33
I budgettet i en Horizon Europe-ansøgning (og i et efterfølgende projekt) fordeles omkostningerne på flere budgetkategorier, som hver har specifikke regler og betingelser for støtteberettigelse.
Overordnet set er budgettet opdelt i to hovedkategorier:
1. Direkte omkostninger (personaleomkostninger, underleverancer, indkøb etc.)
2. Indirekte omkostninger (husleje, varme, el etc.).
Det samlede budget angives i ansøgningens Part B, hvor ansøger også angiver det ansøgte EU-tilskud.
Direkte omkostninger
De direkte omkostninger kan direkte henføres til projektet og er omkostninger, der afholdes i forbindelse med projektets gennemførelse.
Personaleomkostninger
Omkostninger til personale udgør ofte en stor del af projektets budget og dækker bruttoomkostninger som løn, pension og sundhedssikring. Det indebærer bl.a.:
- Beregning af dagssats: Omkostningerne beregnes ud fra en dagssats, der findes ved at dividere de årlige personaleomkostninger med 215 dage, hvilket er det maksimale antal dage, der kan afregnes pr. år pr. person.
- Tidsregistrering og godkendelse: Timer og dage, der benyttes på den specifikke arbejdspakke (WP) i projektet, skal deltagerne registrere i et tidsregistreringssystem og godkendes månedligt af en leder.
- Fast dagssats for SMV-ejere: Små og mellemstore virksomhedsejere (SMV-ejere), som ikke udbetaler løn til sig selv, kan anvende en fast dagssats.
- Personnel Unit Cost (PUC): Fast beregnet dagssat, der skal benyttes for at alle enhedens projektdeltagere. Beregning foretages på baggrund af alle enhedens ansatte og kan ikke opdateres løbende i projektet.
Underleverancer
Om nødvendigt kan begrænsede dele af opgaverne i et Horizon Europe-projekt udliciteres til underleverandører. Udgifter hertil skal indgå i budgettet.
Læs mere
Indkøb
Omkostninger til indkøb dækker blandt andet:
- Rejse- og opholdsudgifter, som er nødvendige for projektets gennemførelse og følger organisationens rejsepolitik.
- Udgifter til udstyr, maskiner, anlæg m.m. Det er kun afskrivninger i projektperioden der kan afregnes, og kun for den tid, udstyret anvendes i projektet.
- Leasingomkostninger, der følger almindelig praksis og ikke overstiger købsomkostninger.
- Andre varer og tjenesteydelser f.eks. oversættelser, Open Access-publikationer og licenser.
Indirekte omkostninger
De indirekte omkostninger – også kendt som overhead – er omkostninger, der ikke direkte kan henføres til arbejde udført i projektet.
Ofte dækker de indirekte omkostninger over f.eks.:
- Husleje
- Internet
- Varme
- El
- Telefonregning.
De beregnes automatisk som en fast sats på 25% af de direkte støtteberettigede omkostninger, undtagen underleverancer og andre kategorier, der allerede inkluderer indirekte omkostninger.
Støtteberettigede omkostninger
Uanset om omkostningerne er direkte eller indirekte, skal omkostningerne også i EU’s optik være støtteberettigede, ellers får du ikke dækket omkostningerne.
Læs mere
Budgetændringer
Budgettet er et estimat, og undervejs i et projekt kan der være behov for at tilpasse budgettet. Det er derfor muligt at budgetoverføre mellem budgetkategorier (der allerede eksisterer i budgettet) og også mellem deltagerne. Oftest kan det gøres uden at ændre i tilskudsaftalens Annexes 1 og 2, men husk at redegøre for ændringen i afrapporteringen. Hvis overførslen er en væsentlig ændring skal Annexes 1 og 2 rettes til. Det gælder f.eks. hvis en partner overtager en opgave - Work Package (WP) - fra en anden partner.
Vær opmærksom på at mens der kan være mulighed for budgettilpasninger, er det ikke muligt at øge den samlede EU-bevilling.
