Indlæsning af ansøgninger
Ligesom sidste år lukker optagelse.dk ned mellem kl. 6 og kl. 7 hver dag i ugen op til tidsfristen fra den 29. juni til og med den 5. juli. Sammen med den forventede større mængde ansøgninger i ugen op til tidsfristen, betyder det, at specielt de store SIS institutioner må forvente længere indlæsningstid med jobbet ”S432 Overførsel af KOT-ansøgninger fra Optagelse.dk til ansøgere”.
Indlæsningsjobbet (S432) kører fem gange dagligt. Vær specielt opmærksom på indlæsningerne kl. 12:10 og 16:10, da indlæsningen går på pause, hvis en SIS bruger har en ansøgning åben, som skal opdateres fra optagelse.dk. Undlad derfor at gå til frokost med ansøgningsvinduerne åbne, og luk generelt SIS vinduerne ned, når jeres behandlinger er færdige.
Afhentning efter tidsfristen
Optagelse.dk lukker igen for de administrative systemers (SIS, STADS m.fl.) afhentning af KOT-ansøgninger fra den 4. juli kl. 23:59 til den 5. juli kl 14:00. Dette er for at aflaste optagelse.dk, således at ansøgerne kan oprette deres KOT-ansøgninger uden tekniske problemer.
Det betyder, at der efter tidsfristen vil ligge en stor mængde ikke-afhentede KOT-ansøgninger, som skal indlæses i SIS. Alle ansøgninger forventes indlæst i løbet af den 5. juli, hvor vi også udsender en nyhed med status på indlæsningen.
Afhentning af bilag
Optagelse.dk holder i år åbent for bilagsupload frem til 13. juli kl. 12. Bemærk, at datoen for sidste mulighed for bilagsupload ikke er en centralt fastsat frist, og at den ikke vil blive meldt ud overfor ansøgerne på optagelse.dk. Institutionerne fastsætter selv fristen for bilagsupload over for ansøgere der af institutionen har fået lov til at uploade bilag efter d. 5. juli kl. 12, dog ikke efter d. 13. juli kl. 12, da der herefter ikke er teknisk muligt at uploade flere bilag. SIS afhenter bilag fra optagelse.dk frem til indberetningsfristen den 13. juli.
Skift af CPR-nummer i SIS
KOT har pr. mail, den 17. juni 2016, meddelt at I skal sikre, at de cpr-numre som fremgår af listen med cpr-rettelser, vil blive ændret hos jer, inden I indberetter til KOT. Da KOT cpr-nummeret ikke bliver ændret på optagelse.dk, er det vigtigt, at I IKKE ændrer det i SIS, før optagelse.dk lukker den 5. juli. Ellers vil eventuelle bilagsændringer, eller annulleringer, ikke blive registreret på ansøgningerne i SIS.
Filoverførsel mellem KOT og uddannelsessteder
KOT sendte en mail ud den 25. maj 2016 vedr. ændring omkring filoverførsel ved indberetningerne. Det slås fast at for SIS-brugerne, IKKE ændres noget i forhold til, hvordan indberetningerne godkendes. Det foregår ligesom sidste år, og som det er beskrevet i vejledningerne. Oprettelse af brugere på filkassen er IKKE noget SIS brugerne skal gøre.
XML-fil i filarkivet
For de ansøgninger der får frigivet deres kvotient eller enkeltfag, vises der pt. fejlagtigt en XML-fil i filarkivet, hvis man højre-klikker fra ansøgningen i S009 til ”S105 Filarkiv”. Filen vises ikke hvis man åbner filarkivet direkte. Filen hedder ”eksamensbevis_fra_eksamensdatabasen_xml” og kan enten ignoreres, eller slettes, med Shift-F6. Efter indlæsning har filen ingen funktion i SIS. I næste SIS version vil filerne blive skjult igen.
SIS support ved KOT indberetning
Indberetningsfristen den 13. juli kl. 12 er en onsdag, så her er der normal SIS support . KOT svaret modtages senest den 28. juli kl. 12 i SIS. De senere år har vi modtaget KOT svaret noget tidligere, og det håber vi også sker i år. KOT har dog ændret hele deres ”KOT-motor” og det gør det mere usikkert at forudsige hvornår KOT svaret modtages. Den 28. juli er en torsdag og der er normal SIS support hele ugen. Lørdag den 30. juli, hvor de digitale svarbreve udsendes til ansøgerne, er SIS supporten åben for skriftelige henvendelser. IT-driften hos SIS har tilkaldevagt lørdag fra 08-18. Al henvendelse til dem, eller SIS, sker via supportformularen.
Spørgsmål til ovenstående og øvrigt om optagelse i SIS, henvendes til SIS-supporten.