Indlæsning af ansøgninger
Ligesom de foregående år lukker optagelse.dk ned mellem kl. 6 og kl. 7 hver dag i ugen op til tidsfristen fra den 29. juni til og med den 4. juli.
Der hentes ansøgninger fra optagelse.dk fem gange i døgnet. Hvis en SIS bruger har en ansøgning åben, som skal opdateres fra optagelse.dk, stopper S432 indlæsningsjobbet, indtil ansøgningen lukkes igen.
Undlad derfor, så vidt der er muligt, at forlade jeres PC med ansøgningsvinduerne åbne, og luk generelt SIS vinduerne ned, når I er færdige med at behandle ansøgninger.
Afhentning efter tidsfristen
Optagelse.dk lukker igen for de administrative systemers (SIS, STADS m.fl.) afhentning af KOT-ansøgninger fra den 4. juli kl. 23:59 til den 5. juli ca. kl 14:00. Dette er for at aflaste optagelse.dk, således at ansøgerne kan oprette deres KOT-ansøgninger med færrest mulige problemer.
Det betyder, at der efter tidsfristen vil ligge en stor mængde ikke-afhentede KOT-ansøgninger, som skal indlæses i SIS fra kl. 14. Alle ansøgninger forventes indlæst i løbet af den 5. juli, hvor vi også udsender en nyhed med status på indlæsningen. Men husk, jo flere ansøgninger man har, jo længere tid tager oprettelsen. Indlæsningen af ansøgninger for de største institutioner, vil først være afsluttet natten mellem den 5/7 og 6/7.
Afhentning af bilag
Optagelse.dk holder igen i år åbent for bilagsupload frem til 13. juli kl. 12. Bemærk, at datoen for sidste mulighed for bilagsupload ikke er en centralt fastsat frist, og at den ikke vil blive meldt ud overfor ansøgerne på optagelse.dk. Institutionerne fastsætter selv fristen for bilagsupload over for ansøgere, der af institutionen har fået lov til at uploade bilag efter d. 5. juli kl. 12, dog ikke efter d. 13. juli kl. 12, da der herefter ikke er teknisk muligt at uploade flere bilag. SIS afhenter bilag fra optagelse.dk frem til indberetningsfristen den 13. juli. Hvis I som institution ikke er interesseret i at indlæses nye bilag, som er uploadet efter tidsfristen, kan I selv slette alle S432 jobs i jobovervågningen. Dog tidligst når SIS supporten har meldt ud, at alle ansøgninger er indlæst.
Skift af CPR-nummer i SIS
Hvis I har modtaget en liste med cpr-nummer rettelser fra KOT, skal I sikre, at de cpr-numre som fremgår af listen, bliver ændret hos jer, inden I indberetter til KOT. Da KOT cpr-nummeret ikke bliver ændret på optagelse.dk, er det vigtigt, at I IKKE ændrer det i SIS, før optagelse.dk lukker den 5. juli. Ellers vil eventuelle bilagsændringer, eller annulleringer, ikke blive registreret på ansøgningerne i SIS.
Indberetning til KOT
Indberetning til KOT (K17 og K18) foregår som beskrevet i vejledningen.
I har muligvis modtaget en mail fra KOT om oprettelse af brugere på Filkassen til overførsel af indberetningsfiler. Dette er ikke aktuelt for SIS-brugere.
Når I har godkendt de to indberetninger, bedes I oprette en sag i SIS-supporten. Så sikrer vi at filerne afleveres til KOT, og giver et svar tilbage på sagen, når KOT har kvitteret for modtagelsen.
SIS support ved KOT indberetning
Indberetningsfristen den 13. juli kl. 12 er en torsdag, så her er der normal SIS support. KOT svaret modtages senest den 26. juli kl. 12 i SIS. De senere år har vi modtaget KOT svaret noget tidligere, og det håber vi også sker i år. Den 26. juli er en onsdag og der er normal SIS support hele ugen. Fredag den 28. juli, hvor de digitale svarbreve udsendes til ansøgerne, er SIS supporten åben for skriftelige henvendelser.