Indlæsning af ansøgninger
Optagelse.dk lukker også i år ned mellem kl. 6 og kl. 7 hver dag i ugen op til tidsfristen fra den 29. juni til og med den 4. juli.
Der hentes ansøgninger ind i SIS fra optagelse.dk, hver time. For at undgå problemer med indlæsningen, bedes I lukke optagelsesvinderne ned, når I er færdige med at behandle ansøgninger. Eller, i hvert fald, fx undlade at gå til frokost med alle SIS vinduerne åbne.
Afhentning efter tidsfristen
Optagelse.dk lukker igen for de administrative systemers (SIS, STADS m.fl.) afhentning af KOT-ansøgninger fra den 4. juli kl. 23:59 til den 5. juli ca. kl 14:00. Dette er for at aflaste optagelse.dk, således at ansøgerne kan oprette deres KOT-ansøgninger, med færrest mulige problemer.
Det betyder, at der efter tidsfristen vil ligge en stor mængde ikke-afhentede KOT-ansøgninger, som skal indlæses i SIS fra den 5/7 kl. 14. Alle ansøgninger forventes indlæst i løbet af den 5. juli, hvor vi også udsender en nyhed med status på indlæsningen. Men husk, jo flere ansøgninger man har, jo længere tid tager oprettelsen. Indlæsningen af ansøgninger for de største institutioner, vil først være afsluttet natten mellem den 5/7 og 6/7.
Afhentning af bilag
Optagelse.dk holder igen i år åbent for bilagsupload frem til 13. juli kl. 12. Bemærk, at datoen for sidste mulighed for bilagsupload ikke er en centralt fastsat frist, og at den ikke vil blive meldt ud over for ansøgerne på optagelse.dk. Institutionerne fastsætter selv fristen for bilagsupload over for ansøgere, der af institutionen har fået lov til at uploade bilag efter d. 5. juli kl. 12. SIS afhenter bilag fra optagelse.dk frem til indberetningsfristen den 13. juli. Hvis I som institution ikke er interesseret i at indlæse nye bilag, som er uploadet efter tidsfristen, kan I selv slette jeres S432 job i jobovervågningen. Dog tidligst når SIS supporten har meldt ud, at alle ansøgninger er indlæst.
Skift af CPR-nummer i SIS
Hvis I har modtaget en liste med cpr-nummer rettelser fra KOT, skal I sikre, at de cpr-numre som fremgår af listen, bliver ændret hos jer, inden I indberetter til KOT. I skal ændre både det fiktive SIS cpr-nummer, og det konstruerede KOT cpr-nummer. Da KOT cpr-nummeret ikke bliver ændret på optagelse.dk, er det vigtigt, at I IKKE ændrer det i SIS, før optagelse.dk lukker den 5. juli kl. 12. Ellers vil eventuelle bilagsændringer, eller annulleringer, ikke blive registreret på ansøgningerne i SIS.
Indberetning til KOT
Indberetning til KOT (K17 og K18) foregår som beskrevet i vejledningen.
I har muligvis modtaget en mail fra KOT om oprettelse af brugere på Filkassen til overførsel af indberetningsfiler. Dette er ikke aktuelt for SIS-brugere.
Når I har godkendt de to indberetninger, bedes I oprette en sag i SIS-supporten. Så sikrer vi at filerne afleveres til KOT, og giver et svar tilbage på sagen, når KOT har kvitteret for modtagelsen.
KOT kontrol
Inden indberetningerne sendes, skal alle KOT kontrol udtræk køres, uden at finde dataposter.
Start med at køre udtrækket ”kotk010”, som viser antallet af fejl i de øvrige udtræk. Kør efterfølgende de kotk-udtræk, hvor der er fejl, for at finde de ansøgninger som skal rettes. Kør derefter ”kotk010” igen for at sikre, at der står 0 i alle rækker, inden der i sidste ende trykkes på indberetningsknappen.
SIS support ved KOT indberetning
Indberetningsfristen den 13. juli kl. 12 er en fredag, så her er der normal SIS support. KOT svaret modtages senest den 26. juli kl. 12 i SIS. De senere år har vi modtaget KOT svaret noget tidligere, og det håber vi også sker i år. I SIS supporten ved vi ikke på forhånd, om KOT-svaret kommer tidligere. Så når vi alle får besked fra KOT om at KOT svaret er frigivet, kan der godt gå noget tid før det er indlæst i SIS. Den 26. juli er en torsdag, og der er normal SIS support hele ugen. Lørdag den 28. juli, hvor de digitale svarbreve udsendes til ansøgerne, er det ved tekniske fejl muligt at kontakte SIS supporten via en supportsag.