Indlæsning af ansøgninger
Der hentes ansøgninger ind i SIS fra optagelse.dk, hver time. For at undgå problemer med indlæsningen, bedes I lukke optagelsesvinduerne ned, når I er færdige med at behandle ansøgninger. Eller, i hvert fald, fx undlade at gå til frokost med alle SIS vinduerne åbne.
Afhentning efter tidsfristen
Optagelse.dk lukker for de administrative systemers afhentning af KOT-ansøgninger om aftenen den 4. juli til den 5. juli ca. kl 13:00. Dette er for at aflaste optagelse.dk, således at ansøgerne kan oprette deres KOT-ansøgninger, med færrest mulige problemer.
Det betyder, at der efter tidsfristen vil ligge en stor mængde ikke-afhentede KOT-ansøgninger, som skal indlæses i SIS fra den 5/7 kl. 13. Alle ansøgninger forventes indlæst i løbet af den 5. juli, hvor vi også udsender en nyhed med status på indlæsningen. Men husk, jo flere ansøgninger man har, jo længere tid tager oprettelsen. Indlæsningen af ansøgninger for de største institutioner, vil først være afsluttet natten mellem den 5/7 og 6/7.
Afhentning af bilag
Optagelse.dk holder åbent for bilagsupload frem til 12. juli kl. 12. Bemærk, at datoen for sidste mulighed for bilagsupload ikke er en centralt fastsat frist, og at den ikke vil blive meldt ud over for ansøgerne på optagelse.dk. Institutionerne fastsætter selv fristen for bilagsupload over for ansøgere, der af institutionen har fået lov til at uploade bilag efter d. 5. juli kl. 12. SIS afhenter bilag fra optagelse.dk frem til indberetningsfristen den 12. juli. Hvis I som institution ikke er interesseret i at indlæse nye bilag, som er uploadet efter tidsfristen, kan I selv slette jeres S432 job i jobovervågningen. Dog tidligst når SIS supporten har meldt ud, at alle ansøgninger er indlæst.
Skift af CPR-nummer i SIS
Hvis I har modtaget en liste med cpr-nummer rettelser fra KOT, skal I sikre, at de cpr-numre som fremgår af listen, bliver ændret hos jer, inden I indberetter til KOT. I skal ændre både det fiktive SIS cpr-nummer, og det konstruerede KOT cpr-nummer. Da KOT cpr-nummeret ikke bliver ændret på optagelse.dk, er det vigtigt, at I IKKE ændrer det i SIS, før optagelse.dk lukker den 5. juli kl. 12. Ellers vil eventuelle efterfølgende bilagsændringer ikke blive registreret på ansøgningerne i SIS.
Indberetning til KOT
Indberetning til KOT (K17 og K18) foregår som beskrevet i vejledningen.
Indberetning til KOT foregår for SIS brugere gennem en fælles "Filkasse" som SIS-supporten har adgang til. Så hvis I har fået information fra KOT om oprettelse af brugere på Filkassen til overførsel af indberetningsfiler gælder det ikke for SIS.
Når I har godkendt de to indberetninger, bedes I oprette en sag i SIS-supporten. Så sikrer vi at filerne afleveres til KOT, og vi giver et svar tilbage på sagen, når KOT har kvitteret for modtagelsen.
KOT kontrol
Inden indberetningerne sendes, skal alle KOT kontrol udtræk på SIS-portalen køres, uden at finde dataposter.
Start med at køre udtrækket ”kotk010”, som viser antallet af fejl i de øvrige udtræk. Kør efterfølgende de kotk-udtræk, hvor der er fejl, for at finde de ansøgninger som skal rettes. Kør derefter ”kotk010” igen for at sikre, at der står 0 i alle rækker, inden der i sidste ende trykkes på indberetningsknappen.
SIS-support ved KOT indberetning
Indberetningsfristen den 12. juli kl. 12 er en fredag, så her er der normal SIS support. KOT svaret modtages senest den 24. juli kl. 12 i SIS. De senere år har vi modtaget KOT svaret noget tidligere, og det håber vi også sker i år. I SIS-supporten ved vi ikke på forhånd, om KOT-svaret kommer tidligere. Så når vi alle får besked fra KOT om at KOT svaret er frigivet, kan der godt gå noget tid før det er indlæst i SIS. Den 24. juli er en onsdag, og der er normal SIS support hele ugen. Fredag den 26. juli, hvor de digitale svarbreve udsendes til ansøgerne, er der også almindelig SIS support, som kontaktes via en supportsag.