Indlæsning af ansøgninger
Der hentes ansøgninger ind i SIS fra optagelse.dk, hver time. For at undgå problemer med indlæsningen her op til tidsfristen, bedes I lukke optagelsesvinduerne ned, når I er færdige med at behandle ansøgninger. Eller, i hvert fald, fx undlade at gå til frokost med alle SIS vinduerne åbne.
Afhentning efter tidsfristen
Optagelse.dk lukker for de administrative systemers afhentning af KOT-ansøgninger fra den 5. juli kl. 06:00 til kl 13:00. Dette er for at aflaste optagelse.dk, således at ansøgerne kan oprette deres KOT-ansøgninger, med færrest mulige problemer.
Det betyder, at der efter tidsfristen vil ligge en stor mængde ikke-afhentede KOT-ansøgninger, som skal indlæses i SIS fra tirsdag den 5/7 kl. 13. Alle ansøgninger vil blive indlæst i løbet af den 5. juli. med jobbet S432.
Afhentning af bilag
Optagelse.dk holder åbent for bilagsupload frem til 9. juli kl. 12. Bemærk, at datoen for sidste mulighed for bilagsupload ikke er en centralt fastsat frist, og at den ikke vil blive meldt ud over for ansøgerne på optagelse.dk. Institutionerne fastsætter selv fristen for bilagsupload over for ansøgere, der af institutionen har fået lov til at uploade bilag efter d. 5. juli kl. 12. Hvis I som institution ikke er interesseret i at indlæse nye bilag, som er uploadet efter tidsfristen, kan I selv slette jeres S432 job i A103 jobovervågningen. Dog tidligst når alle ansøgninger er indlæst.
Skift af CPR-nummer i SIS
Hvis I har modtaget en liste med cpr-nummer rettelser fra KOT, skal I sikre, at de cpr-numre som fremgår af listen, bliver ændret hos jer, inden I indberetter til KOT. I skal ændre både det fiktive SIS cpr-nummer, og det konstruerede KOT cpr-nummer. Da KOT cpr-nummeret ikke bliver ændret på optagelse.dk, er det vigtigt, at I IKKE ændrer det i SIS, før optagelse.dk lukker den 5. juli kl. 12. Ellers vil eventuelle efterfølgende bilagsændringer ikke blive indlæst på ansøgningerne i SIS.
Indberetning til KOT
Indberetning til KOT (K17 og K18) foregår som beskrevet i vejledningen:
https://ufm.dk/uddannelse/videregaende-uddannelse/studieadministrative-systemer/studieadministration-sis/vejledninger/filer/adm_-_faerdigbehandling_og_indberetning_til_kot.pdf
Indberetning til KOT foregår for SIS brugere gennem en fælles "Filkasse" som SIS-supporten har adgang til.
VIGTIGT: Når I har godkendt de to indberetninger, bedes I oprette en sag i SIS-supporten. Så sikrer vi at filerne afleveres til KOT, og vi giver et svar tilbage på sagen, når KOT har kvitteret for modtagelsen.
KOT kontrol
Inden indberetningerne sendes, skal alle KOT kontrol udtræk på SIS-portalen køres, uden at finde dataposter.
Start med at køre udtrækket ”kotk010”, som viser antallet af fejl i de øvrige udtræk. Kør efterfølgende de kotk-udtræk, hvor der er fejl, for at finde de ansøgninger som skal rettes. Kør derefter ”kotk010” igen for at sikre, at der står 0 i alle rækker, inden der i sidste ende trykkes på indberetningsknappen. KOT-kontrollen er ikke blokerende for indberetningen så er der ”fejl” i KOT-kontrollen, som efter aftale med KOT ikke er fejl hos jer, kan I ignorere dem og indberette alligevel.
SIS-support ved KOT indberetning
Indberetningsfristen den 13. juli kl. 12 er en onsdag, så her er der normal SIS support. KOT svaret modtages senest den 23. juli kl. 12 i SIS. De senere år har vi modtaget KOT svaret noget tidligere, og det håber vi også sker i år. I SIS-supporten ved vi ikke på forhånd, om KOT-svaret kommer tidligere. Så når alle får besked fra KOT om at KOT svaret er frigivet, kan der godt gå noget tid før det er indlæst i SIS.