Gå til indhold

Udbetalinger

Find oftest stillede 'spørgsmål og svar' - hvordan og hvornår der kan udbetales midler på en bevilling?

Hvordan får jeg min bevilling udbetalt?

Bevillinger omfattet af reglerne i 'Vilkår for bevillinger' udbetales enten ved indsendelse af en elektronisk faktura eller ved automatisk udbetaling. Sidstnævnte udbetalingsform gælder kun for bevillinger givet af Danmarks Frie Forskningsfond og med et dansk universitet som administrator eller det fremgår af bevillingsbrevet - vejledning findes her. 


Hvordan får jeg udbetalt 1. rate på en ny bevilling?

Når bevillingsperioden starter kan den første faktura indsendes. Første faktura skal være indsendt senest 3 måneder efter projektstart. Beløbets størrelse finder du på udbetalingsprofilen, i bevillingsbrevet.

Hvis bevillingen er givet uden udbetalingsprofil, vil udbetalingens størrelse i det første bevillingsår svare til bevillingshavers forventning til forbruget i det igangværende finansår.


Hvilke informationer skal jeg oplyse på min e-faktura?

Sagsnummer og forkortelse på bevillingsgiver - f.eks. 0601-012345B/FSS samt beløb iflg. udbetalingsprofilen. Herudover skrives e-mailadressen og telefonnummer på den, der har udstedt fakturaen til brug i eventuelle tvivlsspørgsmål. Vær venlig ikke at påføre yderligere informationer om titlen på bevillingen m.v., da det vanskeliggør håndteringen af fakturaen. Sagsnummeret er unikt, og vi bruger det til at identificere fakturaerne.

Det er vigtigt at bemærke, at udbetalingen ikke foregår automatisk ved en kontooverførsel til bevillingshavers eller administrators Nemkonto, men kræver indsendelse af en faktura.


Jeg har indsendt en e-faktura, men har ikke fået pengene udbetalt eller har fået besked om at lave en kreditnota. Hvad kan være årsagen?

Udbetalingen vil blive standset, hvis fx et årsregnskab eller anden påkrævet afrapportering ikke er modtaget rettidigt, eller hvis beløbet ikke stemmer med den gældende udbetalingsprofil. Vi beder dig om først at indsende faktura til den enkelte bevilling, når alle udestående forhold er i orden. Før materialet er afleveret og godkendt, kan vi ikke udbetale pengene. 


Hvor mange gange om året kan jeg få udbetalt penge på min bevilling. Bevillingen er før 1. december 2009?

Det fremgår af udbetalingsprofilen i bevillingsbrevet eller en nyere udbetalingsprofil, hvor stort et beløb der kan udbetales på bevillingen det enkelte år.

For alle bevillinger, der administreres af en offentlig institution i Danmark, bliver der udbetalt én gang om året.

Udbetalingen på bevillingen kan først ske efter indsendelsen af årsregnskabet. Der skal altså først sendes e-faktura når årsregnskab for foregående finansår er afleveret (som udgangspunkt er der frist for indsendelse af regnskaber 1. april).

Alle bevillinger, der administreres af privatpersoner eller private virksomheder/organisationer, udbetales hvert år i fire lige store rater, hvis bevillingen er større end 100.000 kr. om året. Bevillinger på højst 100.000 kr. bliver udbetalt på én gang, uanset hvor mange finansår bevillingen dækker.


Hvor mange gange om året kan jeg få udbetalt penge på min bevilling. Bevillingen er givet efter 1. december 2009?

Det fremgår af udbetalingsprofilen i bevillingsbrevet eller en nyere udbetalingsprofil, hvor stort et beløb der kan udbetales på bevillingen det enkelte år.

Alle bevillinger, der administreres af en offentlig institution i Danmark, bliver udbetalt én gang om året.

I en ny bevillings første finansår kan der indsendes e-faktura ved bevillingens begyndelse. I efterfølgende finansår skal der først sendes e-faktura, når årsregnskabet for foregående finansår er afleveret (1. april). Hvis bevillingen er givet i slutningen af året, og der ikke kræves et årsregnskab efter første finansår, kan der i andet finansår indsendes e-faktura ved årets begyndelse. Dette gælder både nye og ældre forskningsbevillinger.

Bevillinger på højst 3.000.000 kr. (inklusive overhead) bliver udbetalt på én gang, uanset hvor mange finansår bevillingen dækker, idet der dog tilbageholdes 15% af det samlede beløb. Sørg derfor for at lave e-fakturaen på 85% af bevillingen.

Bevillinger, der administreres af privatpersoner eller private virksomheder/organisationer, udbetales hvert år i fire lige store rater, hvis bevillingen er større end 100.000 kr. om året. Bevillinger på højst 100.000 kr. (inklusive overhead) bliver udbetalt på én gang, uanset hvor mange finansår bevillingen dækker.

For bevillinger givet i periode 1. december 2009 til 31. december 2014 tilbageholdes 15% (dog minimum 15.000 kr.) af det beløb, der skal udbetales for bevillingens sidste finansår, indtil både slutregnskab, slutrapport og anden krævet dokumentation er modtaget.

For bevillinger givet  efter 1. januar 2015 tilbageholdes 15% (dog minimum 15.000 kr.) af det beløb, der skal udbetales for bevillingens sidste finansår, indtil både slutregnskab, slutrapport og anden krævet dokumentation er modtaget og godkendt.


Jeg har fået en bevilling uden fast udbetalingsprofil - hvad betyder det?

Bevillingen har en betydelig størrelse og vil være over 3 mio. kr. Bevillingen vil være givet efter 1. januar 2012, og bevillingen vil typisk være administreret af en statslig institution.

Bevillingsgiver har valgt, at udbetalingerne ikke skal udspecificeres på det enkelte finansår. Udbetalingens størrelse bestemmes af bevillingshavers forventning til forbruget ved indgangen til det enkelte finansår minus eventuelle uforbrugte midler.

Forventninger til kommende år - uforbrugte midler fra tidligere år = størrelsen af udbetalingen.


Kan hele bevillingen udbetales på én gang?

For at få hele bevillingen udbetalt på én gang (dvs. 85%), skal 3 betingelser være opfyldt:

  • Bevillingen er administreret af en offentlig institution
  • Bevillingen er på max. 3 mio. kr. eller derunder
  • Der er endnu ikke udbetalt på bevillingen

Igangværende bevillinger på eller under 3 mio. kr., hvor første faktura er betalt, er således ikke omfattet af ovenstående.

Når en bevilling er udbetalt på én gang, er der jf. afsnittet i Vilkår for bevillinger om uforbrugte midler ikke noget loft for uforbrugte midler, og eftersom hele bevillingen er udbetalt kan/skal man derfor heller ikke ændre udbetalingsprofil. Bevillinger på eller under 3 mio.kr., der ikke udbetales på én gang, må som maksimum have 1 mio. kr. i uforbrugte midler uden at skulle ændre udbetalingsprofil.

I Vilkår for bevillinger i afsnittet om årsregnskaber står følgende: "For bevillinger, hvor udbetalingen er sket på én gang, skal der ikke indsendes årsregnskaber, men kun slutregnskab". Det vil sige, at bevillingen skal være udbetalt på én gang efter reglerne i afsnittet om udbetaling af bevillinger, der administreres af offentlige institutioner i Danmark. Reglen gælder naturligvis også, hvis der er tale om en bevilling på op til 1 mio. kr., som efter Vilkår for bevillinger (december 2009) er udbetalt på én gang.

For private virksomheder/organisationer er det højeste engangsbeløb 100.000 kr. 


Kan hele bevillingen udbetales sidste år?

For bevillinger givet i periode 1. december 2009 til 31. december 2014 tilbageholdes 15% (dog minimum 15.000 kr.) af det beløb, der skal udbetales for bevillingens sidste finansår, indtil slutregnskab, slutrapport og anden krævet dokumentation er modtaget. Det vil sige, at e-fakturaen tidligst må indsendes samtidig med indsendelse af slutregnskabet, slutrapporten og evt. andet udestående materiale.

For bevillinger givet efter 1. januar 2015 tilbageholdes 15% (dog minimum 15.000 kr.) af det beløb, der skal udbetales for bevillingens sidste finansår, indtil slutregnskabet, slutrapporten og anden krævet dokumentation er modtaget og godkendt. Det vil sige, at e-fakturaen tidligst må indsendes , når bevillingshaver har fået besked om, at både slutregnskabet og slutrapporten er godkendt, og evt. andet udestående materiale er indsendt.

Anmodningen om de tilbageholdte 15% skal ske ved fremsendelse af separat e-faktura. Bevillingshavere skal være opmærksomme på, at styrelsen altid vil tilbageholder mindst 15.000 kr.


Jeg tror ikke, jeg kan indsende en e-faktura – hvad gør jeg?

Som alle offentlige institutioner kan Uddannelses- og Forskningsstyrelsen kun udbetale forskningsmidler på baggrund af en indsendt e-faktura. Alle har mulighed for, at indsende en e-faktura. Kan du som privatperson, virksomhed eller institution ikke selv lave en e-faktura, kan det gøres via nedenstående link.

Jeg har som privatperson fået en bevilling til et udlandsophold.

Hvordan får jeg udbetalt driftsmidlerne til min konto?


Kan jeg som privatperson selv bestemme fakturanummeret på e-fakturaer, der indsendes?

Nej ikke helt. Vores fakturasystem kan ikke betale fakturaer med enslydende fakturanumre fra samme bevillingshaver. Det vil sige, at fakturaerne som minimum skal have f.eks. fortløbende numre. Ønskes der samme numre på fakturaerne, kan der suppleres med årstal og kvartalsnummer.

Hvis jeg har flere bevillinger, kan udbetalingen så overføres mellem bevillingerne?

Nej, hver bevilling udbetales hver for sig. Det gælder, uanset om du har flere samtidige bevillinger eller bevillinger, der ligger i direkte forlængelse af hinanden. Ved samtidige bevillinger skal hver bevilling udbetales hver for sig ved indsendelse af separate fakturaer, hvor sagsnummer og bevillingsgiver fremgår. Hvis du har bevillinger, der ligger i direkte forlængelse af hinanden, afsluttes hver bevilling ved bevillingens afslutning, og et evt. overskydende beløb kan ikke overføres til en eventuel ny bevilling.

Senest opdateret 09. november 2021