Budgetlægning

Når du udarbejder et budget til en Horizon Europe-ansøgning, skal du være opmærksom på forskellige kategorier af omkostninger. Læs mere om omkostningstyperne, regler for tredjepart, de særlige regler for brug af eksisterende udstyr i projektet, og hvordan du overfører beløb inden for budgettet.

Budgettet i Horizon Europe-ansøgninger

Budgettet i en Horizon Europe-ansøgning er et estimat over blandt andet:

Direkte omkostninger (personaleomkostninger, omkostninger til udliciterede opgaver samt andre direkte omkostninger)
Indirekte omkostninger.

Det samlede budget noteres i ansøgningens Part A. Her noteres også det ansøgte EU-tilskud.

Direkte omkostninger

Direkte omkostninger er de omkostninger, der kan henføres direkte til projektet og afholdes i forbindelse med projektets gennemførelse. De direkte omkostninger dækker over:

Personaleomkostninger
Udliciterede opgaver
Andre direkte omkostninger (f.eks. rejser, revisionspåtegnelser, oversættelser, serviceydelser, indkøb af materialer mm.).
Interne faktureringer

Personaleomkostninger og timeregistrering

Vær opmærksom på, at du kun kan afregne for de dage, du kan dokumentere (ned til en halv dag). Dog er der et loft på maks. 215 dage pr. år. De enkelte medarbejdere skal derfor i løbet af projektet registrere de dage, de bruger på den specifikke arbejdspakke (work package, WP). Det er vigtigt at være omhyggelig med registreringen, da manglende registreringer i sidste ende kan resultere i hel eller delvis tilbagebetaling af EU-tilskud.

Udliciterede opgaver til tredjepart

Projektet skal som udgangspunkt udføres af projektdeltagerne, men tredjeparter kan i visse tilfælde bidrage til EU-projektet. Disse vil blive betalt direkte af projektdeltageren, og projektdeltageren vil afregne med EU efterfølgende. Udgifterne hertil skal indgå i budgettet.

Det er vigtigt at indhente konkurrerende tilbud, da det skal dokumenteres, at valget er baseret på en ’best value for money’-praksis. Ellers kan du risikere at skulle tilbagebetale dele af tilskuddet.

Der er fire forskellige typer af tredjeparter:

underleverandører
tilknyttede enheder
associerede partnere
tredjeparter, der levere in-kind bidrag

Der er særlige regler, der gælder for deres arbejde i projektet.

En Affiliated entity er en organisation, som har en juridisk forbindelse til en støttemodtager. Eksempelvis kan et moder- eller datterselskab til en støttemodtager skrives ind i tilskudsaftalen som en såkaldt "Affiliated entity". Kun ved at være skrevet ind i aftalen kan dette moder- eller datterselskab gøre krav på at få finansieret sine omkostninger gennem Horizon Europe-bevillingen.

Udstyr

Udgifter til udstyr, inventar, anlæg, maskiner m.m., der anvendes i projektet, kan være støtteberettigede. Det er dog kun de afskrivningsperioder, der falder inden for projektperioden, der kan afregnes med EU, og kun den tid, som det pågældende udstyr bliver anvendt i projektet. Det betyder, at hvis f.eks. en maskine bliver brugt til andre opgaver 40 % af tiden, så er det kun de 60 %, der kan budgetteres og efterfølgende afregnes i Horizon Europe-projektet. Husk dokumentation via logbøger.

Længden på udstyrets afskrivningsperiode fastsættes i overensstemmelse med institutionens/virksomhedens normale regnskabspraksis og dansk lovgivning på området.

Indirekte omkostninger

De indirekte omkostninger – også kendt som overhead – er omkostninger, der ikke direkte kan henføres til arbejde udført i projektet.

Ofte dækker de indirekte omkostninger over f.eks.:

Husleje
Internet
Varme
El
Telefonregning.

Der beregnes automatisk en flat rate på 25 % af de afrapporterede direkte omkostninger (subcontracting er undtaget), som EU-tilskud til tilskudsmodtagerens indirekte omkostninger.

Overførsel af budget under projektgennemførelse

Budgettet er et estimat. Det er muligt at budgetoverføre mellem budgetkategorier (der allerede eksisterer i budgettet) og også mellem partnere. Oftest vil dette kunne gøres uden at ændre i Annexes 1 og 2, men husk at redegøre for ændringen i afrapporteringen. Hvis overførslen er en væsentlig ændring skal Annexes 1 og 2 rettes til. Det gælder f.eks. hvis en partner overtager en work package (WP) fra en anden partner, hvis der introduceres en ny underleverandør (subcontractor), eller der skal benyttes en ny budgetkategori.

Støtteberettigede omkostninger og aflæggelse af regnskab

Uanset om omkostningerne er direkte eller indirekte, skal omkostningerne også i EU’s optik være støtteberettigede, ellers får du ikke dækket omkostningerne.

Når du aflægger regnskab og udarbejder afrapporteringer på projektet, kan du kun medtage omkostninger, der efterlever følgende krav:

De skal være faktiske, dvs. ingen estimater, budgettal eller tilskrivninger
De skal afholdes af tilskudsmodtager, dvs. det er tilskudsmodtageren, der har afholdt omkostningerne
De skal afholdes inden for projektperioden, dvs. at det, som udløser omkostningerne, skal ligge i projektperioden
De skal indgå i budgettet
De skal være opstået i forbindelse med arbejdet, som er beskrevet i ansøgningen og være nødvendige for arbejdets gennemførelse
De skal være identificerbare og verificerbare, særligt skal de være registreret i tilskudsmodtagers regnskaber i overensstemmelse med nationale regnskabsregler og derudover i overensstemmelse med tilskudsmodtagers sædvanlige regnskabs- og administrationsprincipper
De skal opfylde gældende, relevant, national lovgivning (skatter, arbejdsvilkår og social sikkerhed)
De skal være rimelige, berettigede og i overensstemmelse med sund økonomisk sans, særligt vedrørende sparsommelighed og effektivitet.

Handlinger tilknyttet webside

Udskriv denne side

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen

Senest opdateret 13. august 2024