I dette nyhedsbrev kan I læse om:
- Forårets møder i den tekniske referencegruppe og det stående udvalg
- Erfa-møder om den fælles kontoplan
- Arbejdet med delformål under formål 2-4
- Arbejdet med at udvikle en model til beregning af enhedsomkostninger
- Artskontering af overhead fra eksternt finansierede projekter
- Håndtering af SPS (specialpædagogisk støtte)
- Den fremadrettede organisering omkring regnskab og rapportering
- Projektets leverancer i efteråret
Den tekniske referencegruppe og det stående udvalg
Forårets møder med den tekniske referencegruppe og det stående udvalg har stået på gode drøftelser af delformål under formål 2 (Forskning og Udvikling), 3 (Formidling og videnudveksling) og 4 (Myndighedsbetjening, rådgivning og øvrige ydelser), beregning af enhedsomkostninger for uddannelse, samt den fremadrettede organisering af projektet.
Referaterne for møderne forventes publiceret på projektets hjemmeside den 2. juli 2021.
Erfa-møder om den fælles kontoplan
Der afholdes fortsat digitale erfa-møder i de enkelte delsektorer ca. en gang om måneden. I foråret har møderne bl.a. indeholdt oplæg om konterings- og fordelingsvejledningens kapitel 6 om formålsfordeling og om årsrapportskabelonen for årsregnskabet for 2021.
ERFA-møderne anvendes også til at drøfte de mange spørgsmål, der opstår i takt med, at institutionerne har taget den fælles kontoplan i brug. Projektgruppen oplever stor deltagelse og videndeling på møderne og planlægger at fastholde erfa-forløbene efter projektets overgang til drift.
Delformål under formål 2-4
I forbindelse med implementeringen af den fælles kontoplan skal institutionerne – i eller uden for regnskabet – opgøre omkostninger og indtægter (bortset fra statslige driftstilskud) på delformål. Projektgruppen har i foråret genbesøgt mulige opdelinger af formål 2, 3 og 4. Udvalgsrapportens forslag har været drøftet internt i UFS for at styrke sammenhængen mellem den fælles kontoplan og den øvrige styringsdialog mellem styrelsen og institutionerne.
Derudover har der i foråret været en række konstruktive drøftelser om delformålene med institutionerne gennem erfa-grupper og senest med den tekniske referencegruppe den 26. maj og det stående udvalg den 17. juni. Projektgruppen har modtaget mange gode input til tilpasning af delformålene. Delformålene vil indgå i 2022-versionen af konterings- og fordelingsvejledningen, som publiceres den 1. oktober 2021.
CØSA-kodebro til bogføring af aktivitetstilskud på delformål
På projektets hjemmeside kan I finde en kodebro mellem CØSA-formål og Uddannelsesregistrets delformål, som I kan anvende, hvis I ønsker at bogføre aktivitetstilskud på delformål. Kodebroen udvides med Åben Uddannelse over sommeren.
Enhedsomkostninger under formål uddannelse
I foråret har styrelsen afviklet en survey og afholdt møder med universiteter og andre institutioner for at undersøge, hvilke muligheder der er for at udregne enhedsomkostninger på uddannelserne. Omkostninger på delformål opgøres enten i regnskabet eller uden for regnskabet.
Arbejdet har i første omgang fokuseret på universitetsområdet, hvor der ikke i forvejen eksisterer en praksis for at fordele omkostninger til enkeltuddannelser og hvor uddannelsesstrukturen er mere kompleks end de øvrige områder. Der sigtes efter, at der kan beskrives en fælles model, der kan anvendes fra 2022. Modellen vil blive udviklet i samarbejde med universiteterne. Der vil ligeledes blive igangsat en proces for en beskrivelse af fælles principper for de øvrige institutionsområder.
Artskontering af overhead fra eksternt finansierede projekter
Flere institutioner har rejst spørgsmål om den korrekte praksis i forbindelse med artskontering af overhead fra eksternt finansierede projekter. Den korrekte praksis kan læses i styrelsens vejledning til håndtering af eksternt finansierede projekter hvor det fremgår, at ’bogføringen af det kontraktuelle overhead sker som en omkontering fra delregnskab 95 til delregnskab 10 på henholdsvis artskonto 3310xx Interne statslige overførselsindtægter og 4310xx Interne statslige overførselsudgifter’. Denne udmelding er i overensstemmelse med Økonomistyrelsens regelsæt.
Håndtering af SPS (specialpædagogisk støtte)
UFS har i foråret undersøgt muligheder for en fælles metode for håndtering af SPS, som vil gælde fra 2022. Baggrunden er bl.a., at erhvervsakademier og professionshøjskoler hidtil har indtægtsført SPS-udbetalingerne på et særskilt formål efter CØSA-formåls-kontoplanen. Det har bl.a. været drøftet i de enkelte delsektorers erfa-grupper.
Der er generelt opbakning til, at SPS kan håndteres som støtte til den studerende og således som udgangspunkt placeres i balancen.
En beskrivelse heraf vil indgå i konterings- og fordelingsvejledningen for 2022, som udgives den 1. oktober 2021.
Den fremadrettede organisering omkring regnskab og rapportering
Institutionerne i de fem delsektorer har siden 2019 været repræsenteret i det stående udvalg og den tekniske referencegruppe. De to udvalg har rådgivet styrelsen i arbejdet med den fælles kontoplan på et hhv. strategisk og teknisk niveau. Udvalgene har været til store gavn i den hidtidige udvikling og implementering af kontoplanen.
I takt med at institutionerne tager kontoplanen i brug, overvejer UFS at samle drøftelser om drift og vedligehold af den fælles kontoplan, generelle regnskabsmæssige forhold samt økonomisk rapportering i et nyt udvalg. Styrelsen forventer derfor at invitere institutionerne til at deltage i et samlet regnskabsudvalg. Institutionerne i de fem delsektorer vil i efteråret blive inviteret til deltagelse i udvalget via de respektive sekretariater.
Udvalget skal drøfte de årlige udgivelser af konterings- og fordelingsvejledningen såvel som årsrapportskabelonen. Styrelsen forventer at fastholde de mere strategiske drøftelser om udeståender i den fælles kontoplan gennem øvrige udvalg.
Efteråret 2021
I efteråret vil projektgruppen arbejde på at færdiggøre de udestående kapitler om hhv. delformål og beregning af enhedsomkostninger, revision samt rapportering i konterings- og fordelingsvejledningen for 2022, som udgives den 1. oktober 2021. Projektgruppen udarbejder kapitel 7 om fordeling af formål 6 og 7 i 2022.
De næste møder i den tekniske referencegruppe og det stående udvalg afholdes i september. På møderne vil udkastet til konterings- og fordelingsvejledningen for 2022 blive drøftet såvel som organiseringen af projektet og de eksterne udvalg fremadrettet.
Efterårets første møder i erfa-grupperne er også blevet planlagt, og de første erfa-møder efter sommerferien vil stå på drøftelser af udkastet til konterings- og fordelingsvejledningen. Desuden udarbejder projektgruppen i efteråret online undervisningsmateriale om vejledningen til eksternt finansierede projekter.
Hvis I har spørgsmål vedrørende den fælles kontoplan er I som altid velkomne til at kontakte projektgruppen på faelleskontoplan@ufm.dk eller at tage fat i jeres repræsentant i den tekniske referencegruppe eller det stående udvalg.
Vi ønsker jer alle en god sommer!
Med venlig hilsen
Projektgruppen for den fælles kontoplan
